Responsable documentation offres (H/F)

la tte des entreprises qui sengagent vers un avenir plus vert Alstom dveloppe et commercialise des solutions de mobilit qui apportent les fondements durables pour lavenir des transports. Notre portefeuille de produits stend des trains grande vitesse mtros monorails et tramways jusquaux systmes intgrs services sur mesure infrastructures signalisation et solutions de mobilit numrique. Nous rejoindre cest rejoindre une entreprise bienveillante responsable et innovante o plus de 80 000 personnes ouvrent la voie une mobilit plus verte et plus intelligente dans le monde entier.

Pourriez-vous tre le/la Responsable Documentation Offres temps plein que nous recherchons La Rochelle (17) Il sagit du centre mondial dExcellence dAlstom spcialis sur la conception la fabrication et la production de trains grande vitesse et Tramway.

Votre futur rle

Relevez un nouveau dfi et mettez profit votre expertise en gestion documentaire et appels doffres dans un domaine de pointe. Vous travaillerez avec une quipe collaborative rigoureuse et dynamique et vous jouerez un rle cl en garantissant la qualit et la conformit des documents tout au long du processus dappel doffres depuis leur laboration jusqu leur transfert vers les quipes projets.

Au quotidien vous collaborerez troitement avec des quipes multidisciplinaires (quipes dappels doffres juridiques commerciales techniques) superviserez la gestion des changes contractuels et optimiserez les processus documentaires grce des outils innovants comme lIntelligence Artificielle.

Vous vous occuperez plus particulirement de la gestion de la documentation client et interne tout en assurant une transition fluide entre les phases dappel doffres et de projet. Vous jouerez galement un rle central dans la coordination des traductions documentaires et la gestion des changes ferons appel vous pour grer :

La documentation envoye au client :

o Dfinir les rgles de production de la documentation (dfinition des modles codification et versionnage instructions de rdaction vrification validation distribution stockage)

o Consolider la liste des documents livrer au client

o Dfinir et suivre le planning de production de la documentation

o Prsenter les rgles et le calendrier lors de latelier de lancement de lappel doffres (ATE)

o Suivre et sassure que ces rgles sont comprises et respectes par chaque auteur de document

o En collaboration avec lquipe dappel doffres signaler les documents rviser identifier les lecteurs et les binmes impliquer pour chaque document et les alerte ds la session de lancement de lappel doffres

o Mettre en place et animer la gouvernance pertinente pour garantir la livraison de la documentation dans les dlais et au niveau de qualit attendu

o Garantir la qualit attendue de la documentation en appliquant des contrles de slection en organisant le processus de rvision et en sassurant que la validation interne des documents est effectue avant soumission au client

La documentation interne de lappel doffres :

o Assurer lenregistrement de la documentation de lappel doffres (interne et externe)

o Gerer et garantir lutilisation des modles standards pour les principaux documents internes de rfrence

o Assurer une transition fluide de la gestion documentaire entre les phases dappel doffres et de projet en dployant le journal des appels doffres Alstom et en larchivant la fin de lappel doffres

o Superviser la traduction de la documentation le cas chant

Les changes contractuels pendant les phases de ngociation :

o Assurer lenregistrement et le stockage des changes contractuels avec le client et les tiers (le cas chant) y compris les questions-rponses changes tout au long du processus dappel doffres jusqu la signature du contrat

o Fournir des rapports et des indicateurs sur les changes contractuels lquipe dappel doffres (y compris la gestion visuelle dans Obeya)

o Force de de proposition dans loptimisation du cot et de la charge de production de la documentation doffre au moyen de lIntelligence Artificielle

Votre profil

Nous accordons plus dimportance la passion et ltat desprit qu lexprience. Cest pourquoi nous nattendons pas de vous que vous possdiez toutes les comptences. Nous avons plutt dress une liste de celles qui selon nous vous aideront russir et vous panouir dans ce rle :

• Diplme dingnieur cole de commerce ou universit (ou quivalent).

• Exprience confirme (3 5 ans minimum) en gestion documentaire et appels doffres.

• Excellentes capacits danalyse de gestion des priorits et dinfluence.

• Rigueur organisationnelle et souci du dtail.

• Matrise du franais et de langlais lcrit comme loral.

• Comptence avance dans lutilisation de Word Acrobat Reader SharePoint et Teams.

• Exprience avre dans lutilisation de lintelligence artificielle.

• Capacit travailler dans un environnement collaboratif et multiculturel.

Ce que vous apprcierez Rejoignez-nous pour une nouvelle exprience de vie - le secteur ferroviaire est un secteur davenir vous pouvez donc vous dvelopper et acqurir de nouvelles comptences et expriences tout au long de votre carrire. Vous pourrez galement :

• Bnficier de stabilit de dfis et dune carrire long terme sans routine quotidienne.

• Travailler avec des quipes passionnes et engages.

• Collaborer avec des quipes transversales et des collgues qualifis.

• Contribuer des projets innovants et ambitieux.

• Utiliser notre environnement de travail flexible et digitalis.

• Orienter votre carrire dans la direction de votre choix travers les fonctions et les pays.

• Bnficier de notre investissement dans votre dveloppement par le biais de programmes dapprentissage prims.

• Progresser vers des rles responsabilits accrues ou des expertises spcialises.

• Bnficier dun systme de rmunration quitable et dynamique qui reconnat vos performances et votre potentiel ainsi que dune couverture sociale complte et comptitive (assurance-vie assurance-maladie pension).

Il nest pas ncessaire dtre un passionn de trains pour spanouir chez nous. Nous vous garantissons que lorsque vous monterez dans lun de nos trains avec vos amis ou votre famille vous en serez fier. Si vous tes prt relever le dfi nous aimerions vous connatre !

Important

En tant quentreprise mondiale nous sommes un employeur qui prne lgalit des chances et qui clbre la diversit dans les 63 pays o nous sommes prsents. Nous nous engageons crer un lieu de travail inclusif pour tous.

Conformment notre politique de diversit et dinclusion ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Le site Alstom de La Rochelle est engag dans une dmarche de mobilit responsable pour ses salaris et met en place des actions concrtes en faveur du co-voiturage des moyens de transport collectifs et de laccs en vlo sur son site.