Coordinateurtrice des clubs

Service dadministration des clubs (SAC)

Description du poste

Responsabilits

• Superviser toutes les oprations du Service dadministration des clubs (SAC) y compris la coordination des bnvoles et du personnel afin dassurer le bon fonctionnement de tous les programmes et services offerts.
• Examiner avec diligence et recommander au Comit des clubs et aux organes de contrle comptents les dcisions lies au financement aux examens et lenregistrement des clubs ainsi que dautres demandes lies aux clubs.
• Aider la planification dvnements et la revendication pour les groupes tudiants reconnus par le SUO.
• Coordonner les runions avec les membres de lExcutif et les membres des clubs pour mieux comprendre leurs besoins spcifiques et trouver des solutions pour que le SAC et le SUO puissent mieux soutenir les clubs.
• Signaler au directeur du dveloppement des entreprises tout problme majeur concernant la communaut des clubs.
• Veiller ce que les activits du SAC respectent les limites budgtaires les politiques et les dlais prescrits.
• Effectuer des tches administratives (rpondre aux courriels rdiger des lettres) rdiger des rapports etc.
• Trier les demandes de statut et de financement des clubs dans le respect de nos politiques et lignes directrices.
• Superviser les oprations gnrales du Centre et sassurer quelles sont maintenues dans les limites du budget prescrit y compris la gestion du budget et la collecte de fonds.
• Fournir des conseils sur les politiques relatives aux clubs tout en restant jour des documents actuels qui rgissent les groupes tudiants.
• Crer et animer des ateliers des vnements et des groupes de discussion lis au mandat du SAC.
• Contribuer limage positive et lducation du SUO et promouvoir la positivit et le professionnalisme dans lenvironnement du Syndicat.
• Grer et superviser les comptes de mdias sociaux du Service dadministration des clubs y compris Discord et Instagram.
• Maintenir et entretenir le portail des clubs du SAC. Effectuer dautres tches connexes.

Qualifications

• Diplme postsecondaire dans un domaine pertinent comme ladministration publique la communication les sciences politiques ladministration des affaires ou une discipline connexe.
• Le bilinguisme dans les deux langues officielles de lUniversit dOttawa (franais et anglais) est obligatoire.
• Exprience en coordination de bnvoles et/ou de personnel de soutien.
• Exprience en cration dateliers dvnements et de groupes de discussion et excellente facilitation de groupe.
• Exprience en gestion et coordination de programmes.
• Flexibilit adaptabilit et capacit travailler dans des situations trs stressantes.
• Preuve douverture desprit de tact et dinvestissement dans la cration dun espace scuritaire pour tous.
• laise pour travailler avec le public et divers groupes et pour mener lengagement de parties prenantes.
• Excellentes comptences interpersonnelles et de communication lcrit comme loral.
• Excellentes capacits dorganisation de rsolution de problmes et de gestion du temps et bon souci du dtail.
• Capacit travailler en autonomie et en quipe.
• La connaissance ou une exprience lie au SAC au SUO et ses services et activits est un atout.
• Exprience avre en leadership de prfrence dans des environnements dirigs par des tudiantes.
• Comprhension profonde et pratique avre des principes dquit de diversit et dinclusion.
• Une bonne connaissance de la gouvernance des clubs et des politiques de syndicat tudiant est un atout.
• Matrise des bases de donnes des feuilles de calcul et des plateformes de collaboration (ex. Google Workspace Microsoft Office).
• Exprience en examen de subventions et de prsentation de budgets.
• Capacit suivre les politiques et assurer la conformit dans la prise de dcision.

Clubs Coordinator

Club Administrative Service (CAS)

Job Description

Responsibilities

• Oversee all operations of the Club Administration Service (CAS) including volunteer and staff coordination to ensure effective function of all programs and services offered;
• Diligently reviewing and recommending decisions on club funding club reviews club registration and other club-related applications to the Club Committee and relevant oversight bodies;
• Assist with the planning of events and advocacy for UOSU recognized student groups;
• Coordinate meetings with club executives and members to better understand specific needs and find solutions for CAS and UOSU to better support the clubs;
• Report any major issues regarding the club community to the Director of Business Development;
• Ensure that CAS activities are within budgetary limits timelines and prescribed policies;
• Complete administrative tasks (answering emails writing letters) write reports etc.;
• Triage and sort through applications for club status and funding that adhere to our policies and guidelines;
• Oversee the general operations of the Centre and ensure that they are maintained within the prescribed budget including budget maintenance and fundraising;
• Advising on the policies regarding clubs while also keeping up to date on current documents which govern student groups;
• Create and facilitate workshops events and discussion groups related to CASs mandate;
• Contribute to the positive image and education of the UOSU promote positivity and professionalism in the UOSU environment;
• Manage and oversee the Club Administration Service social media accounts including discord and Instagram;
• Maintain and upkeep the Club Administration Service club portal; and
• Perform other related duties and tasks.

Qualifications

• A post-secondary degree in a relevant field such as Public Administration Communications Political Science Business Administration or a related discipline;
• Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French and English) is required;
• Experience in coordinating volunteers and/or support staff;
• Experience in creating workshops events and discussion groups and excellent group facilitation;
• Experience in program management and coordination;
• Flexibility adaptability and ability to work in high-stress situations;
• Evidence of open-mindedness tact and investment in creating a safe space for all;
• Comfortable working with the public and diverse groups and conducting stakeholder engagement;
• Excellent interpersonal and communication skills both written and verbal;
• Excellent organizational problem solving and time management skills with strong attention to detail;
• Ability to work independently and in a team environment;
• Knowledge or experience with CAS the UOSU and its services and activities is an asset;
• Demonstrated leadership experience preferably in student-led settings;
• Deep understanding and demonstrated practice of equity diversity and inclusion principles;
• Familiarity with club governance and student union policies is an asset;
• Proficient with databases spreadsheets and collaborative platforms (e.g. Google Workspace Microsoft Office);
• Experience with grant reviews and budget submissions; and
• Ability to follow policy and ensure compliance in decision-making.