Executive Assistant, Corporate Administration - Permanent Full-Time (1.0) / Adjointe exécutive, Administration corporative – Poste permanent a temps plein (1,0)

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Executive Assistant (EA) supports CHEOs Executive team specifically the Senior Vice-President of Clinical Services and Chief Nursing Executive (SVP/CNE) in executing CHEOs mission and strategic plan. This position plays a critical role in enabling the Office of the SVP/CNE to function efficiently and effectively. Executives deal with complex and sensitive issues and the EA works with a proactive mindset prioritizes items and ensures timely response. The EA is discreet and demonstrates advanced judgment and initiative. They also demonstrate advanced administrative skills including record keeping editing drafting and appropriate and timely dissemination of materials. Specifically advanced skills in preparing aesthetically appealing presentations and editing reports and proposals.

One of the critical aspects of this role is that the Executive Assistant serves as a key representative of the SVP/CNE to external partners patients and families and internal colleagues. In this capacity they help shape first impressions and manage interactions on behalf of the SVP/CNE.

Additionally the Executive Assistant often assumes a supportive role discerning which matters require the SVP/CNEs direct involvement and which can be delegated or redirected.

The incumbent is responsible for planning and carrying out administrative activities including preparing correspondence memos emails minutes and reports frequently of a confidential strategic and/or specialized nature and must be able to prioritize and multitask a variety of activities. The incumbent provides administrative support to a number of committees and is responsible for managing the calendar of the SVP/CNE including coordinating/scheduling meetings with both internal and external partners.

The incumbent provides a range of senior-level support and oversees the daily workflow to and from the executive office. Using strong business acumen and exceptional customer service risk mitigation and problem-solving skills the incumbent prioritizes coordinates and communicates information on behalf of the SVP/CNEs Office.

MAIN RESPONSIBILITIES

Characteristic responsibilities include:

• Assess and prioritize the nature and sensitivity of verbal and written requests; take appropriate action or redirect as needed.
• Analyze incoming inquiries gather background information and refer to appropriate staff or executives; follow up to ensure resolution.
• Maintain awareness of all activities under the SVP/CNEs responsibility to enable timely response to inquiries initiatives and directives.
• Manage incoming and outgoing communications internal approvals and follow-ups to ensure timely action and accountability.
• Monitor the progress of projects and action items; proactively initiate partners follow-up as required.
• Establish and maintain office systems such as databases tracking systems filing systems bring-forward systems monthly reports and confidential records.
• Make travel and accommodation arrangements; prepare review and process related documentation and claims.
• Coordinate meetings and appointments: book rooms confirm attendance arrange catering and prepare required documentation.
• Maintain the SVP/CNEs calendar ensuring it reflects priorities and upcoming commitments; coordinate scheduling as needed.
• Review and proofread correspondence reports and meeting materials for format grammar accuracy and completeness.
• Research analyze and summarize information for use in reports correspondence and presentations.
• Draft and format a variety of materials including reports agendas presentations spreadsheets and correspondence; take accurate meeting minutes and finalize for distribution.
• Serve as a key liaison and representative of the SVP/CNEs Office to internal and external partners including patients and families demonstrating professionalism and discretion.
• Handle and triage calls inquiries complaints and sensitive issues with tact and diplomacy.
• Perform other duties as assigned.

QUALIFICATIONS:

• 2-3 year College Diploma in Office Administration or other relevant area of study. (Essential) experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated education requirements.
• Minimum 6 years of progressively responsible office administration experience including at least 1 year supporting senior management. (Essential)
• Criminal Record Check (PRC) (Essential)
• Bilingualism (English/French) is preferred. (Preferred)
• Tech-Savvy: Proficient in modern workplace software and digital tools including Microsoft 365 (Outlook Word Excel PowerPoint Teams) video conferencing platforms and cloud-based collaboration systems. (Essential)
• Detail-Oriented Documentation: Skilled in capturing synthesizing and formatting meeting minutes agendas reports and correspondence with a high degree of accuracy and professionalism. (Essential)
• Operational Efficiency: Confident in operating standard office equipment and systems to support seamless administrative workflow (e.g. document management tools voicemail printers scanners). (Essential)
• Time and Task Management: Demonstrated ability to manage competing priorities meet tight deadlines and shift focus as needed in a fast-paced high-demand environment. (Essential)
• Adaptable and Agile: Comfortable navigating organizational change and shifting priorities; responds with flexibility and resilience to evolving demands. (Essential)
• Professional Communication: Excellent verbal and written communication skills with the ability to communicate clearly concisely and with empathy and diplomacy (Essential)
• Partner Engagement: Builds strong relationships and collaborates effectively with internal and external partners representing the CEOs Office with professionalism and discretion. (Essential)
• Judgment and Confidentiality: Exercises sound decision-making and maintains the highest standards of confidentiality integrity and discretion. (Essential)
• Health and Safety Awareness: General knowledge of workplace health and safety legislation and organizational policies related to employee well-being. (Essential)
• Self-Driven and Reliable: Works independently with minimal supervision; takes initiative and ownership of responsibilities while maintaining accountability under pressure. (Essential)
• Ability to work independently with minimal supervision and under pressure to meet deadlines. (Essential)

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DES FONCTIONS

Ladjoint.e de direction (AD) aide lquipe de gestion du CHEO en particulier le ou la vice-prsident.e principal.e des services cliniques et des soins infirmiers excuter la mission et le plan stratgique du CHEO. Ce poste joue un rle essentiel pour le fonctionnement efficace du bureau du ou de la vice-prsident.e principal.e des services cliniques et des soins infirmiers. Les membres de lquipe de gestion traitent de questions complexes et dlicates et lAD adopte une approche proactive tablit lordre de priorit des tches et veille ce que des rponses soient fournies en temps opportun. LAD fait preuve de discrtion dun grand sens du jugement et dun esprit dinitiative dvelopp. La personne titulaire de ce poste possde aussi des comptences administratives avances notamment en tenue de dossiers en rvision et en rdaction et assure une diffusion approprie et en temps opportun des documents. Elle possde plus prcisment des comptences avances en prparation de prsentations attrayantes sur le plan visuel et en rvision de rapports et de propositions.

Lun des aspects essentiels de ce rle est que lAD agit titre de reprsentant.e cl du ou de la vice-prsident.e principal.e des services cliniques et des soins infirmiers auprs des partenaires externes des patient.e.s et des familles ainsi que des collgues internes. ce titre le ou la titulaire du poste contribue faonner les premires impressions et gre les interactions au nom du ou de la vice-prsident.e principal.e des services cliniques et des soins infirmiers.

De plus lAD joue souvent un rle de soutien en dterminant les questions qui ncessitent la participation directe du ou de la vice-prsident.e principal.e des services cliniques et des soins infirmiers et celles qui peuvent tre dlgues ou rediriges.

La personne titulaire de ce poste est responsable de la planification et de lexcution dactivits administratives y compris la prparation de correspondance de notes de service de courriels de procs-verbaux et de rapports souvent de nature confidentielle stratgique ou spcialise et doit tre en mesure de grer les priorits et de mener plusieurs tches de front. Elle fournit un soutien administratif un certain nombre de comits et est responsable de la gestion du calendrier du ou de la vice-prsident.e principal.e des services cliniques et des soins infirmiers y compris de la coordination et de la planification des runions avec les partenaires internes et externes.

Elle offre un soutien de haut niveau et supervise le flux de travail quotidien li au bureau de lquipe de gestion. Faisant preuve dun sens aigu des affaires et de comptences exceptionnelles en service la clientle en attnuation des risques et en rsolution de problmes la personne en poste tablit les priorits assure la coordination et communique linformation au nom du bureau du ou de la vice-prsident.e principal.e des services cliniques et des soins infirmiers.

PRINCIPALES RESPONSABILITS

Les responsabilits caractristiques comprennent:

• valuer et classer par ordre de priorit les demandes selon leur nature et leur degr de sensibilit; prendre les mesures appropries ou les rediriger selon le cas.
• Analyser les demandes reues recueillir les renseignements pertinents et les transmettre aux membres du personnel ou de lquipe de gestion appropris; faire un suivi pour assurer leur rsolution.
• Se tenir au courant de toutes les activits relevant de la responsabilit du ou de la vice-prsident.e principal.e et des soins infirmiers pour assurer une rponse en temps opportun aux demandes aux initiatives et aux directives.
• Grer les communications entrantes et sortantes les approbations internes et les suivis pour assurer la reddition de comptes et la prise de mesures en temps opportun.
• Surveiller lavancement des projets et les mesures prendre; entreprendre de faon proactive le suivi auprs de partenaires au besoin.
• tablir et tenir jour des systmes de gestion de bureau comme des bases de donnes des systmes de suivi de classement et de rappel des rapports mensuels et des dossiers confidentiels.
• Prendre des dispositions pour les dplacements et lhbergement; prparer examiner et traiter la documentation et les rclamations connexes.
• Coordonner les runions et les rendez-vous: rserver des salles confirmer les prsences organiser le service de traiteur et prparer la documentation requise.
• Tenir jour le calendrier du ou de la vice-prsident.e principale et des soins infirmiers en sassurant quil reflte les priorits et les engagements venir; coordonner ltablissement des horaires au besoin.
• Examiner la correspondance les rapports et les documents de runion et en faire la relecture dpreuves notamment pour en vrifier le format la grammaire lexactitude et lexhaustivit.
• Effectuer des recherches analyser et rsumer linformation utiliser dans les rapports la correspondance et les prsentations.
• Rdiger en version prliminaire et formater divers documents y compris des rapports des ordres du jour des prsentations des feuilles de calcul et de la correspondance; rdiger des procs-verbaux prcis et les achever en vue de leur distribution.
• Agir titre dagent.e de liaison cl et de reprsentant.e du bureau du ou de la vice-prsident.e principal.e et des soins infirmiers auprs des partenaires internes et externes y compris les patient.e.s et les familles en faisant preuve de professionnalisme et de discrtion.
• Traiter et trier les appels les demandes de renseignements les plaintes et les questions dlicates en faisant preuve de tact et de diplomatie.
• Accomplir dautres tches confies.

QUALIFICATIONS

• Diplme dtudes collgiales (deux ou troisans) en administration de bureau ou dans un autre domaine dtudes pertinent. (essentiel)
• Une personne qui possde de lexprience et une formation officielle ainsi quun rendement et des capacits avrs pourrait tre exempte des exigences prcises en matire dtudes. (essentiel)
• Une vrification du casier judiciaire (essentiel)
• Bilinguisme anglais et franais (prfrable)
• Comptences technologiques avances: Matrise des logiciels et des outils numriques de bureau modernes y compris Microsoft365 (Outlook Word Excel PowerPoint Teams) les plateformes de vidoconfrence et les systmes de collaboration infonuagique.
• Sens du dtail en documentation: Aptitude consigner rsumer et mettre en forme les procs-verbaux les ordres du jour les rapports et la correspondance avec prcision et professionnalisme.
• Efficacit oprationnelle: Matrise dquipement et de systmes de bureau standards pour soutenir un flux de travail administratif efficace (. outils de gestion de documents messagerie vocale imprimantes numriseurs).
• Gestion du temps et des tches: Capacit dmontre grer des priorits concurrentes respecter des dlais serrs et ragir avec souplesse dans un environnement dynamique et exigeant.
• Capacit dadaptation et souplesse: Aptitude prouve sadapter aux changements organisationnels et aux priorits changeantes ainsi qu faire preuve de souplesse et de rsilience face lvolution des besoins.
• Communication professionnelle: Excellentes habilets en communication tant loral qu lcrit et capacit communiquer clairement avec concision empathie et diplomatie.
• Mobilisation des partenaires: Facilit tisser de solides relations et collaborer efficacement avec les partenaires internes et externes en reprsentant le bureau de lquipe de gestion avec professionnalisme et discrtion.
• Jugement et confidentialit: Prendre des dcisions claires et maintenir les normes les plus leves en matire de confidentialit dintgrit et de discrtion.
• Connaissances en matire de sant et scurit: Connaissance gnrale des lois sur la sant et la scurit au travail et des politiques organisationnelles lies au bien-tre des employs.
• Autonomie et fiabilit: Capacit travailler de faon autonome avec un minimum de supervision; aptitude faire preuve dinitiative et assumer pleinement ses responsabilits tout en maintenant un haut niveau de reddition de comptes mme sous pression.
• Facilit travailler de faon autonome avec un minimum de supervision et sous pression tout en respectant les chances.

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.