Coordinateur (trice) Evénementiel

Responsabilits principales :

• Tenir des registres complets et tays de tous les accords de vente contrats et devis pour lhtel conformment aux politiques et procdures des htels Sofitel.
• Avoir une bonne comprhension des marges de contribution des rsultats de chaque produit et travailler avec les chefs de service respectifs pour maximiser les rsultats dexploitation.
• Assurer la liaison entre lhtel et lorganisateur de groupe pour tous les groupes assigns afin de garantir une communication pro active et complte et un suivi de toutes les exigences du groupe pour une satisfaction totale du groupe et une amlioration de la rputation de lhtel en matire de confrences et dincitations ce qui garantit lhtel une clientle nouvelle et renouvele.
• Assurer le suivi des procdures de facturation en veillant ce que les dpts et les demandes de crdit soient reus dans des dlais acceptables.
• Veiller ce que les dossiers des clients soient organiss et mis jour avec toutes les informations requises.
• Organiser des runions pralables la confrence ou lvnement avec les clients et les services concerns afin de confirmer que tous les dtails pertinents ont t communiqus.
• Doit tre flexible pour sadapter des horaires irrguliers et/ou tendus.
• Effectuer les inspections de site ncessaires.
• Assister aux runions ncessaires concernant les services de restauration les services de confrence ou les vnements.
• Etablir et entretenir des relations avec les clients avant pendant et aprs la confrence en dpassant leurs attentes et en les encourageant revenir.
• Assurer la liaison avec le dpartement F&B pour examiner ltat davancement des travaux les horaires et toute information pertinente pour le fonctionnement du dpartement.
• Veiller ce que des informations prcises et opportunes soient communiques lquipe charge des confrences et des banquets afin de fournir un meilleur service aux invits.
• Sassurer que lespace appropri est bloqu pour rpondre aux besoins du groupe.
• Suivre et traiter les demandes de renseignements dans les 24 heures..
• Rencontrer les clients pour dfinir les dtails de leur vnement les accompagner dans la proprit et mettre en vidence les caractristiques des installations ainsi que les services disponibles.
• Assurer la liaison avec le chef excutif pour planifier les demandes spciales des clients et les menus des vnements spciaux.
• Veiller ce que toutes les fonctions dfinies soient dtailles avec prcision sur les commandes dvnements de banquet (BEO) dans les dlais impartis.
• Organiser des runions de rvision des commandes de banquets et veiller ce que tout changement soit communiqu au service concern afin doffrir le meilleur service possible aux clients.
• Assister aux runions dsignes.
• Favoriser et promouvoir un climat de travail coopratif entre les dpartements..

Autres responsabilits :

• Entretenir de bonnes relations avec ses collgues et tous les autres services.
• Se prsenter ponctuellement au travail en portant luniforme/la tenue correcte et le badge didentification tout moment.
• Maintenir un niveau lev dapparence personnelle et dhygine et respecter les normes dapparence de lhtel et du service.
• Fournir un service amical courtois et professionnel tout moment.
• Veiller ce que les normes et mthodes de service correctes soient respectes comme indiqu dans le manuel dexploitation de lhtel et du service.
• Veiller lire et comprendre le manuel de lambassadeur de lhtel et respecter les rgles et rglements de lhtel et en particulier les politiques et procdures relatives aux incendies lhygine la sant et la scurit.
• Respecter la lgislation locale tre au courant des questions relatives son service et agir en consquence.
• Rpondre toute volution du service dicte par les besoins du secteur de la marque ou de lhtel.
• Faire preuve de flexibilit et sacquitter de toutes les autres tches et responsabilits raisonnables dans le cadre des comptences professionnelles qui lui sont confies y compris le redploiement dans dautres dpartements/domaines si ncessaire afin de rpondre aux exigences de lentreprise et aux besoins des clients en matire de service.
• Participer des formations et des runions en fonction des besoins.
• Evaluer les situations.

Informations supplmentaires :

La langue parle au Bnin tant le franais toutes les candidatures doivent tre exclusivement en franais. Les candidatures dans une autre langue seront rejetes.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time