Administrative Assistant and Office Coordinator | Assistant administratif et Coordinateur de bureau (1527)

Summary

Your Role as Administrative Assistant and Office Coordinator:

This role combines administrative assistant responsibilities with office management and event coordination ensuring efficient operations while building employee engagement. Reporting to the Chief of Staff the role provides direct support to the CEO manages daily office functions and leads the planning and execution of internal events across the organization. This role requires to work in our Montreal office 5 days a week.

What youll be doing:

• Executive Assistant:
  • Provide executive-level administrative support to the CEO including calendar management email management travel arrangements and more.
  • Coordinate internal and external meetings prepare agendas take minutes and ensure timely follow-ups.
  • Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
  • Draft presentations and reports as needed
• Office Management:
  • Ensure the office environment is organized stocked and well-functioning.
  • Manage relationships with building manager office vendors and service providers.
  • Oversee office supplies and equipment needs ensuring cost-effective purchasing.
  • Support onboarding logistics for new hires including desk setup and access coordination.
• Events Coordination:
  • Prepare office management and events (in-person and virtual) budget track spending and evaluate event success to inform future planning.
  • Lead social committee across regions plan and execute internal in-person and virtual events such as townhall team-building activities offsites and various celebrations.
  • Work with external providers and internal cross-functional teams to support logistics including venue selection catering technology setup and event communications.
  • Oversee CSR activities (requests from employees organize fundraising campaigns etc.)

Long Description

What were looking for:

• Post-secondary degree or diploma in Business Administration Communications Event Management or a related field.
• 3 years in a similar role supporting executives and managing office or administrative functions
• Excellent organizational and time management abilities.
• Strong written and verbal communication skills.
• High attention to detail and ability to manage multiple priorities.
• Discretion and professionalism when dealing with sensitive information.
• Experience with budget tracking and vendor management.
• Positive can-do attitude and a collaborative spirit.
• Proficient in Microsoft Office
• Fluent in both French and English

This role requires strong English skills to interact with global colleagues outside Quebec. Proficiency in both spoken and written English is essential.
We are proud to offer bilingual job opportunities to all qualified candidates.

Our job descriptions are written in both French and English to welcome French- and English-speaking talents. We encourage applications from all qualified individuals and are committed to an inclusive work environment that respects diversity.

Long Description

WorkJam est le chef de file mondial du travail numrique de premire ligne connectant lensemble de la main-duvre sur le terrain pour travailler en parfaite harmonie. WorkJam rsout les problmes les plus courants rencontrs par les entreprises de premire ligne globales grce des outils de planification de gestion des tches de communication et dapprentissage - le tout dans une seule application !

Nous sommes fiers de nos quipes dvoues qui font une diffrence pour des millions demploys de premire ligne ce qui nous a permis dtre reconnus comme laurat du prix pour linnovation dans la gestion de la main-duvre 2024 World Future Award parmi dautres distinctions.

Avantages de rejoindre WorkJam :

• Salaire et avantages sociaux comptitifs
• 4 semaines de vacances plus congs personnels
• Cotisation votre rgime de retraite/pension
• Un environnement de travail flexible pour favoriser un quilibre entre vie professionnelle et vie prive
• Gnreuse prime de 4 000 $ pour la recommandation demploys

Chez WorkJam nos valeurs fondamentales sont aller de lavant faire une diffrence lunification le respect et linclusion. WorkJam est une entreprise internationale forte croissance avec des oprations en Amrique du Nord en Europe et en Australie avec notre sige social bas Montral. En savoir plus sur

Votre rle en tant quassistant administratif et coordinateur de bureau :
Ce poste combine des responsabilits dassistant administratif avec la gestion du bureau et la coordination dvnements assurant des oprations efficaces tout en renforant lengagement des employs. Relevant du chef de cabinet ce poste offre un soutien direct au Prsident et Chef de la Direction gre les fonctions quotidiennes du bureau et dirige la planification et lexcution dvnements internes dans lensemble de lorganisation. Ce poste ncessite de travailler notre bureau de Montral 5 jours par semaine.

Long Description

Ce que vous ferez :

• Assistant(e) de direction :
  • Fournir un soutien administratif de haut niveau au directeur gnral y compris la gestion de lagenda la gestion des courriels lorganisation des voyages etc.
  • Coordonner les runions internes et externes prparer les ordres du jour rdiger les procs-verbaux et assurer un suivi en temps utile.
    Maintenir la confidentialit et traiter les informations sensibles avec discrtion.
  • Rdiger des prsentations et des rapports selon les besoins.

• Gestion du bureau :
  • Veiller ce que lenvironnement de travail soit organis approvisionn et fonctionnel.
  • Grer les relations avec le gestionnaire du btiment les fournisseurs et les prestataires de services.
  • Superviser les besoins dquipement et de fournitures de bureau en veillant ce que les achats soient rentables.
  • Soutenir la logistique dintgration des nouveaux employs y compris linstallation du bureau et la coordination de laccs.

• Coordination des vnements :
  • Prepare office management and events (in-person and virtual) budget track spending and evaluate event success to inform future planning.
  • Lead social committee across regions plan and execute internal in-person and virtual events such as townhall team-building activities offsites and various celebrations.
  • Work with external providers and internal cross-functional teams to support logistics including venue selection catering technology setup and event communications.
  • Oversee CSR activities (requests from employees organize fundraising campaigns etc.)

Ce que nous recherchons :

• Diplme dtudes suprieures en administration des affaires en communication en gestion dvnements ou dans un domaine connexe.
• 3 ans ou plus dans un rle similaire dappui aux cadres et de gestion de bureau ou de fonctions administratives.
• Excellentes capacits dorganisation et de gestion du temps.
• Solides comptences en matire de communication crite et orale.
• Grand souci du dtail et capacit grer des priorits multiples.
• Discrtion et professionnalisme dans le traitement dinformations sensibles.
• Exprience du suivi budgtaire et de la gestion des fournisseurs.
• Une attitude positive et un esprit de collaboration.
• Matrise de Microsoft Office
• Matrise du franais et de langlais

Long Description