Office Manager

Office Manager

Salary: Up to 30000 pro rata per annum depending on experience

Location: 60306 Frankfurt Germany

Contract: Permanent part time

Hours/shifts: 24 hours per week flexible shifts worked Monday - Friday

Work model: Fully remote

The ideal candidate will live locally to Frankfurt but this is not required.

Fluency in German and English is required.

Williams Lea seeks an Office Manager to join our team!

Williams Lea is the leading global provider of skilled technology-enabled business-critical support services with long-term trusted relationships with blue-chip clients across investment banks law firms and professional services firms. Williams Lea employees nearly 7000 people worldwide provide efficient business services at client sites in often complex and highly regulated environments from centralised Williams Lea onshore facilities and through best cost company offshore locations.

Purpose of the role

As an Office Manager you will oversee the day-to-day administrative operations of the Williams Lea virtual office in Germany while providing direct support to the Account Director. This part-time position is primarily responsible for managing HR processes financial coordination and general office administration. The role acts as a key point of contact for staff on HR and office-related matters ensuring compliance with German labor laws overseeing vendor relationships and assisting with financial planning and reporting. It also involves streamlining administrative tasks promoting company culture and maintaining smooth operations across various functions. Fluency in English and Germanis required.

Diese Teilzeitstelle (24 Stunden pro Woche Arbeitstage werden noch festgelegt) ist in erster Linie fr die berwachung aller allgemeinen Verwaltungsablufe innerhalb des Unternehmens und die direkte Untersttzung des Account Directors zustndig. Darber hinaus sorgt sie fr ein effizientes Tagesgeschft des virtuellen Williams Lea-Bros in Deutschland und dient als zentrale Anlaufstelle fr die Mitarbeiter in Bezug auf bro- und personalbezogene Fragen.

Die nachstehende Aufschlsselung gibt einen berblick ber die wichtigsten Zustndigkeiten nach Kategorien; diese Liste kann jedoch im Zuge der Entwicklung der Geschftsanforderungen angepasst werden:

Key Responsibilities

The breakdown below outlines key responsibilities by category; however this list is subject to adaptation as business needs evolve:

HR Administration

• Act as the first point of contact for all HR-related inquiries
• Maintain and update employee records both in physical files and company systems
• Manage the training budget and oversee training requests in accordance with German regulations
• Serve as the expense process owner ensuring adherence to company policies.
• Provide support to HR colleagues with local queries and requirements
• Promote and reinforce the WL culture leading by example in alignment with company values
• Provide administrative support in recruitment and dismissal processes as required
• Review the organizational structure and conduct recruitment needs analyses when necessary
• Ensure all HR policies and procedures are up to date and compliant with German labor laws. Work with legal teams or external lawyers to ensure compliance when necessary
• Act as the first point of contact for HR queries escalating issues to the EMEA HR Business Partner when required
• Review Mercer contracts for German liability and accidental insurance
• Ensure annual pension recalculations are completed employees receive their statements and recalculation costs (Heubeck) and adjustment invoices are sent to the client
• Oversee timely payment of all HR-related invoices

Personalverwaltung

• Sie sind die erste Anlaufstelle fr alle personalbezogenen Anfragen.
• Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterakten sowohl in physischen Akten als auch in Unternehmenssystemen.
• Verwaltung des Fortbildungsbudgets und berwachung der Fortbildungsantrge in bereinstimmung mit den deutschen Vorschriften.
• Verantwortlich fr den Ausgabenprozess und Gewhrleistung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
• Untersttzung der HR-Kollegen bei lokalen Fragen und Anforderungen.
• Frderung und Strkung der WL-Kultur indem Sie im Einklang mit den Unternehmenswerten mit gutem Beispiel vorangehen.
• Bei Bedarf administrative Untersttzung bei Einstellungs- und Entlassungsprozessen.
• berprfen Sie die Organisationsstruktur und fhren Sie bei Bedarf eine Personalbedarfsanalyse durch.
• Sicherstellen dass alle Personalrichtlinien und -verfahren auf dem neuesten Stand sind und den deutschen Arbeitsgesetzen entsprechen. Zusammenarbeit mit Rechtsteams oder externen Anwlten um die Einhaltung der Vorschriften zu gewhrleisten falls erforderlich.
• Sie fungieren als erste Anlaufstelle fr HR-Anfragen und leiten Probleme bei Bedarf an den EMEA HR Business Partner weiter.
• berprfung der Mercer-Vertrge fr die deutsche Haftpflicht- und Unfallversicherung.
• Sicherstellen dass die jhrlichen Neuberechnungen der Renten abgeschlossen sind dass die Mitarbeiter ihre Abrechnungen erhalten und dass die Kosten fr die Neuberechnung (Heubeck) und die Anpassungsrechnungen an den Kunden geschickt werden.
• berwachung der fristgerechten Zahlung aller personalbezogenen Rechnungen.

Financial

• Oversee the invoicing process ensuring coordination with offshore and global teams as well as the Head of Procurement at Head Office
• Act as the escalation point for all indirect purchases requiring Head Office approval
• Collaborate with Head Office and the Head of Procurement to establish direct debit arrangements with key suppliers supporting debtor day targets for the financial year
• Manage vendor relationships ensuring best practices in vendor onboarding compliance and ongoing management
• Oversee vendor onboarding for Williams Lea Germany ensuring full compliance with German regulations
• Maintain accurate records and facilitate communication related to local bank accounts in coordination with the Williams Lea Global finance team
• Support the Williams Lea Germany Account Director with budget preparation and financial planning
• Assist with finance-related administrative tasks including expense tracking and reporting

Finanzen

• berwachung des Rechnungsstellungsprozesses und Sicherstellung der Koordination mit Offshore- und globalen Teams sowie dem Leiter der Beschaffungsabteilung in der Hauptgeschftsstelle.
• Funktion als Eskalationsstelle fr alle indirekten Einkufe die der Genehmigung durch die Hauptgeschftsstelle bedrfen.
• Zusammenarbeit mit der Hauptgeschftsstelle und dem Leiter der Beschaffungsabteilung um Lastschriftvereinbarungen mit wichtigen Lieferanten zu treffen und die Debitorentageziele fr das Geschftsjahr zu untersttzen.
• Verwaltung der Lieferantenbeziehungen Sicherstellung bewhrter Verfahren bei der Lieferantenintegration Compliance und fortlaufendes Management.
• berwachung der Lieferantenintegration fr Williams Lea Germany um die vollstndige Einhaltung der deutschen Vorschriften sicherzustellen.
• Fhren Sie in Abstimmung mit dem Finanzteam von Williams Lea Global genaue Aufzeichnungen und erleichtern Sie die Kommunikation im Zusammenhang mit lokalen Bankkonten.
• Untersttzung des Account Directors von Williams Lea Germany bei der Budgeterstellung und Finanzplanung.
• Untersttzung bei finanzbezogenen Verwaltungsaufgaben einschlielich Spesenabrechnung und Berichterstattung.

General administration

• Handle all general queries from local authorities escalating to the relevant Williams Lea Global team when necessary
• Oversee mail collection distribution and filing as needed through the virtual office
• Oversee all company administrative tasks ensuring efficient daily operations and adherence to internal policies and procedures
• Serve as the primary liaison with the virtual office provider ensuring that all booked services are operational and running smoothly

Allgemeine Verwaltung

• Sie bearbeiten alle allgemeinen Anfragen von lokalen Behrden und leiten sie bei Bedarf an das zustndige Team von Williams Lea Global weiter.
• Beaufsichtigung der Abholung Verteilung und Ablage der Post ber das virtuelle Bro nach Bedarf.
• Koordination aller administrativen Aufgaben des Unternehmens um einen strukturierten Betriebsablauf und die Einhaltung interner Richtlinien zu gewhrleisten.

SHEQ (Safety Health Environment Quality)

• Organize and coordinate annual audits with relevant suppliers.

Bromanagement (virtuell)

Sie fungieren als Hauptverbindungsperson zum Anbieter des virtuellen Bros und stellen sicher dass alle gebuchten Dienste einsatzbereit sind und reibungslos funktionieren.

SHEQ (Sicherheit Gesundheit Umwelt Qualitt)

• Organisation und Koordinierung der jhrlichen Audits mit den betreffenden Lieferanten.

Essential skills

• Bilingual Proficiency: Strong command of both German and English
• German HR Knowledge: A solid background in HR with in-depth knowledge expertise in German labor laws HR policies and best practices along with hands-on experience using Workday or similar HR systems
• Technical Proficiency: Strong command of Microsoft Office Suite and related administrative tools
• Exceptional Communication: Excellent verbal and written communication skills with the ability to engage effectively at all levels
• Detail-Oriented and Persistent: Strong attention to detail with a tenacious approach to problem-solving and follow-through
• Self-Motivated and Independent: Capable of working autonomously while maintaining a high level of productivity
• Team Integration and Remote Collaboration: Adept at working within diverse teams and thriving in a remote or hybrid work environment
• Proactive Problem-Solver: Demonstrates a willingness to assist and provide support even in situations where solutions are not immediately clear
• Process-Oriented: Methodical and structured with a keen ability to develop and refine processes to streamline and automate administrative tasks
• Hands-On Approach: Takes initiative and remains actively engaged in day-to-day operations ensuring tasks are completed efficiently and effectively

Wesentliche Fhigkeiten

• Zweisprachige Kenntnisse: Gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache
• Deutsche HR-Kenntnisse: Ein solider Hintergrund im Personalwesen mit fundierten Kenntnissen des deutschen Arbeitsrechts der Personalpolitik und bewhrter Praktiken sowie praktische Erfahrung mit Workday oder hnlichen HR-Systemen
• Technische Kenntnisse: Gute Beherrschung der Microsoft Office Suite und der damit verbundenen Verwaltungsinstrumente
• Auergewhnliche Kommunikation: Hervorragende mndliche und schriftliche Kommunikationsfhigkeiten mit der Fhigkeit auf allen Ebenen effektiv zu kommunizieren
• Detailorientiert und beharrlich: Ausgeprgte Detailgenauigkeit und ein hartnckiger Ansatz bei der Problemlsung und Durchsetzung
• Selbstmotiviert und unabhngig: Sie sind in der Lage selbstndig zu arbeiten und dabei ein hohes Ma an Produktivitt aufrechtzuerhalten
• Teamintegration und Fernzusammenarbeit: Sie sind in der Lage in verschiedenen Teams zu arbeiten und sich in einem entfernten oder gemischten Arbeitsumfeld zurechtzufinden
• Proaktiver Problemlser: Zeigt die Bereitschaft zu helfen und Untersttzung zu leisten auch in Situationen in denen die Lsungen nicht sofort klar sind
• Prozessorientiert: Methodisch und strukturiert mit einer ausgeprgten Fhigkeit Prozesse zu entwickeln und zu verfeinern um Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren und zu automatisieren
• Praktische Herangehensweise: Ergreift die Initiative und beteiligt sich aktiv am Tagesgeschft um sicherzustellen dass die Aufgaben effizient und effektiv erledigt werden

Rewards and Benefits

We believe in supporting our employees in both their professional and personal lives. As part of our commitment to your well-being we offer a comprehensive benefits package including but not limited to:

• Health subsidy
• 30 days holiday

You will also have the opportunity to work for a global employer who is dedicated to offering each and every employee an enjoyable challenging and rewarding career with future career development prospects!

Vergtung und Zusatzleistungen

Wir legen Wert darauf unsere Mitarbeiter sowohl im Berufs- als auch im Privatleben zu untersttzen. Als Teil unseres Engagements fr Ihr Wohlbefinden bieten wir ein umfassendes Leistungspaket einschlielich aber nicht beschrnkt auf:

• Gesundheitszuschuss
• 30 Tage Urlaub

Sie haben auerdem die Mglichkeit fr einen globalen Arbeitgeber zu arbeiten der sich dafr einsetzt jedem einzelnen Mitarbeiter eine angenehme herausfordernde und lohnende Karriere mit zuknftigen Karriereaussichten zu bieten!

Equality and Diversity

The Company values the differences that a diverse workforce brings to the organisation and will not discriminate because of age disability gender reassignment marriage and civil partnership pregnancy and maternity race (which includes colour nationality and ethnic or national origins) religion or belief sex or sexual orientation (each of these being a protected characteristic in discrimination law). It will not discriminate because of any other irrelevant factor and will build a culture that values openness fairness and transparency.

If you have a disability and would prefer to apply in a different format or would like to make a reasonable adjustment to enable you to make an interview please contact us at (we do not accept applications to this email address).

View our Privacy Notice und Vielfalt

Das Unternehmen schtzt die Unterschiede die eine vielfltige Belegschaft in die Organisation einbringt und diskriminiert nicht aufgrund von Alter Behinderung Geschlechtsumwandlung Ehe und Lebenspartnerschaft Schwangerschaft und Mutterschaft Rasse (einschlielich Hautfarbe Nationalitt und ethnischer oder nationaler Herkunft) Religion oder Glauben Geschlecht oder sexueller Orientierung (jedes davon ist ein geschtztes Merkmal im Diskriminierungsgesetz). Es diskriminiert nicht aufgrund anderer irrelevanter Faktoren und baut eine Kultur auf die Offenheit Fairness und Transparenz schtzt.

Wenn Sie eine Behinderung haben und sich lieber in einem anderen Format bewerben mchten oder eine angemessene Anpassung vornehmen mchten um ein Vorstellungsgesprch zu ermglichen kontaktieren Sie uns bitte unter (wir akzeptieren keine Bewerbungen an diese E-Mail-Adresse).

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