Secretaresse

Opdracht
Wij hebben ruimte voor een nieuwe collega. Om al onze taken een plekje te geven en de tijd te overbruggen naar de komst van onze nieuwe collega zijn wij op zoek naar een tijdelijke invulling door een ervaren professional in bestuurs en managementondersteuning.

Wat ga je doen
Samen met je collega secretaresses zorg je ervoor dat de agendas van onze wethouders directie en MT gestructureerd vlot en soepel verlopen.

Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team en met vakinhoudelijke teams in de organisatie.

Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college directie en MT. Complex agendabeheer monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je de vergaderstukken klaar en zorgt je dat deze geannoteerd zijn ontvang je bezoek en regel je facilitaire zaken. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Wat neem je mee
Je bent een ervaren assertieve en nononsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk ook naar je collegas toe zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig nauwkeurig en denkt proactief mee en vooruit. Ook op inhoud de breedte en diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden.

Competenties

• Je bent resultaatgericht en je hebt overtuigingskracht;
• Je werkt graag samen;
• Je neemt graag initiatief en bent oplossingsgericht;
• Je bent omgevingsbewust: goed op de hoogte van (in en externe) ontwikkelingen en van wat er leeft bij alle belanghebbenden; Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9 tot 5 mentaliteit);
• Je kunt de juiste prioriteiten stellen om jezelf de bestuurder/manager en de omgeving te managen;
• Werken onder tijdsdruk vind je geen probleem;
• Je kunt uitstekend plannen en organiseren;
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke besluitvormingsprocessen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CVeisen
Maximaal 5 paginas opgesteld in het Nederlands minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma Di Wo Do Vr
Is hybride werken mogelijk: nee

De Eisen

• Een afgeronde opleiding op MBO niveau 4 in de richting van directie en/of managementondersteuning;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse / management ondersteuner binnen een gemeente of overheidsorganisatie;

De Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (omschrijf duidelijk in het cv)
• Maximum uurtarief van 7500 exclusief BTW / inclusief fee Flextender en reiskosten woonwerk.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie bestuur of raad van bestuur;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie bestuur of raad van bestuur binnen een gemeente;
• Uiterlijk beschikbaar per 1 mei 2025 voor minimaal 32 uur per week