Freelance Onsite Event Coordinator part-time - Dijon

Onsite Event Coordinator (freelance parttime)

Questce que Candlelight

Depuis juillet 2019 Fever Originals produit une srie de concerts de musique classique dans un cadre clair la bougie qui se droule dans les lieux les plus intimes et les plus mconnus du monde entier. Les villes comprennent : France (Paris Toulouse Lyon) Espagne (Madrid Barcelone Sville Valence) Portugal (Lisbonne et Porto) et tatsUnis (Los Angeles New York et Chicago) et nous sommes en train de nous tendre dans votre ville ! Candlelight a dmocratis la musique classique en la partageant avec le grand public et en offrant une exprience unique chacun de nos spectateurs.

Pour ce poste nous recherchons un(e) coordinateur(trice) pour nos concerts Candlelight. Il sagit dun poste temps partiel et nos concerts ont lieu principalement le weekend. Les frais de transport ne seront pas indemniss et seront inclus dans le taux horaire.

Les responsabilits sont :

1. Services rendus en amont des Concerts:

• Rle dans la slection et le recrutement du personnel intervenant sur le concert aux conditions prvues par Fever ;
• Donner des instructions au personnel (rappel des horaires des tenues etc. ;
• Consultation du retroplanning partag par Fever afin de prendre connaissances des informations cls lies lorganisation du concert (horaires de livraison invitations etc. ;
• Disponibilit pour des runions ponctuelles organises par les quipes Fever afin de reprendre les processus et lorganisation respecter pour les concerts

2. Services rendus le jour des Concerts:

• Mission de coordination gnrale : le Prestataire assurera une mission de coordination gnrale des Concerts et garantit le bon droulement des Concerts la bonne application des modes opratoires Candlelight ;
• Mission de prise de parole sur scne afin de tenir les discours daccueil de bis et de clture des Concerts dont le contenu aura t dfini au pralable par Fever ;
• Mission de gestion du personnel intervenant sur les Concerts : rpartition des rles briefing et suivi du timing afin de dmarrer les Concerts lheure (appui possible dun chef de salle suivant la typologie et la taille du lieu la discrtion de Fever) ;
• Mission de gestion des livraisons des prestataires techniques (organises par Fever) : prendre contact avec le prestataire pour sassurer que la livraison se droule bien et lheure prvue et prvenir Fever le cas chant ;
• Mission de gestion des livraisons de bougies (organises par Fever) : prendre contact avec le transporteur en provenance du box de stockage Fever afin dassurer une livraison lheure et la bonne organisation des caisses de bougies la livraison et lors du retour au box et prvenir Fever le cas chant ;
• Mission de gestion des piles des bougies : assurer la recharge dun maximum de piles en continu tout au long de la soire et le changement des piles dans les bougies dcharges ;
• Mission de gestion de la scnographie : le Prestataire sassurera que la scnographie respecte les consignes Fever et transmettra sur le groupe WhatsApp ddi une photo une fois linstallation termine avant le dbut du premier concert ;
• Mission de gestion des artistes : accueil et installation en loge rptitions dans des conditions convenables (salle part sur scne le cas chant sans intervention des staffs autour des musiciens ajustements de la sonorisation au besoin) briefing sur scne (utilisation micros lampes pupitres) commande des repas (dans la limite de 25/soir/artiste livraison inclue) briefing programme (vrification du programme et de lordre des interventions prvues sur scne yc bis entre artistes et coordinateur).

3. Services rendus en aval des Concerts:

• Le Prestataire devra transmettre sur le groupe WhatsApp ddi aprs chaque srie de concerts un inventaire complet du matriel (nombre de caisses charges/dcharges nombre de caisses de piles charges/dcharges etc. ainsi que des lments manquants.
• En cas de problmatique rencontre le soir du concert que ce soit sur la musique (incidents dure du programme qualit des morceaux jous) ou avec les spectateurs (feedbacks plaintes etc. le Prestataire devra transmettre ds la fin du concert ces informations Fever sur le groupe WhatsApp ddi.

Profil recherch :

• Plus de 2 ans dexprience dans la gestion dvnements et/ou un diplme pertinent (de prfrence)
• Intrt et passion pour la musique live et lorganisation dvnements
• 1 anne ou plus dexprience en gestion dvnements
• Comptences exceptionnelles en matire de service la clientle
• Exprience dans la direction dune quipe sur place
• Solides comptences en matire de rsolution de problmes
• Bonne capacit travailler dans un environnement sous pression
• Connaissance des systmes AV et PA (souhaitable)

Required Experience:

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