Asistente Administra....
Asistente Administrativo II - Unidad de Gesti n de Subvenciones GMU
Posted on :
06-04-2024
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1 Vacancy
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Job Description
Req ID : 2695257
Acerca de la posici n
La unidad de Gesti n de subvenciones se encuentra en la b squeda de un Asistente que tendr como objetivo principal apoyar los procesos administrativos de las subvenciones y subcontrataciones institucionales de investigaci n brindando soporte a los procesos y herramientas para su gesti n administrativa. La posici n tendr su sede de trabajo en el centro de operaciones de las Am ricas situado en el Campus de Palmira Colombia.
Responsabilidades
Administraci n de Subvenciones
Apoyar en la revisi n del cumplimiento de los contratos de los financiadores y facilitar el proceso de autorizaci n y firma de contratos.
Revisar y respaldar la preparaci n y presentaci n de documentos relacionados con las subvenciones como informes a los donantes y extensiones sin costo.
Contribuir a las iniciativas del equipo de las Am ricas para mejorar la gesti n y supervisi n general de las subvenciones.
Asistir al equipo de las Am ricas en la gesti n de la informaci n incluyendo el archivo y la actualizaci n de bases de datos y bibliotecas con documentaci n generada por proyectos del portafolio de las Am ricas como acuerdos de subvenci n informes facturas modificaciones y liquidaciones.
Colaborar en el desarrollo e implementaci n de herramientas y procesos mejorados para la administraci n de subvenciones.
Brindar apoyo al equipo de las Am ricas en la generaci n de facturas.
Administraci n de Subcontratos
Participar en la recopilaci n y compilaci n de documentaci n de socios para el proceso de debida diligencia tanto para nuevos socios como para comprobaciones peri dicas de socios existentes.
Asistir al equipo en la evaluaci n del desempe o de socios procesos de cierre y verificaciones en sistemas de gesti n de riesgos asegurando una gesti n adecuada de los datos en sistemas institucionales y archivos internos.
Preparar los borradores de subcontratos "derivadores" y "otros " para cumplir con los requisitos del Ministerio y/o financiador principal.
Facilitar la comprensi n de los requisitos de entrega de entregables informes y otros requisitos contractuales por parte de los socios.
Registrar los documentos de subcontratos y "otros " en el sistema institucional y comunicarse oportunamente con las partes interesadas internas sobre los requisitos de cumplimiento.
Asistir al equipo en la generaci n de requisiciones y formularios para el pago a los socios.
Gesti n de la informaci n comunicaci n y capacitaci n
Ayudar con la elaboraci n de comunicaciones escritas como: cartas de presentaci n presentaci n de informes gesti n de documentos escritos entre otros.
Dar soporte en responder y proporcionar actualizaciones peri dicas sobre los acontecimientos importantes que se produzcan en relaci n con el proyecto financiado.
Apoyar la gesti n y mejora de los sistemas de gesti n de la informaci n (bases de datos espacio Intranet sistemas de archivo etc.).
Apoyar el desarrollo de procesos y herramientas mejoradas para la administraci n de subcontratos.
Contribuir a las actualizaciones mensuales de la base de datos de subvenciones del CGIAR.
Apoyar en proporcionar los listados mensuales de la Unidad para reportar informes pendientes y pr ximos a presentar y al mismo tiempo hacer seguimiento de los requisitos de cierre de proyectos y colaborar en las comprobaciones de las condiciones de cierre de subvenciones y subcontratos en el sistema institucional (actualizaciones y comprobaciones).
Requirements
Educaci n y Requerimientos
Tecn logo administrativo con formaci n en ofim tica o cursos relacionados a la vacante.
Experiencia laboral previa relacionada a la vacante preferiblemente en una organizaci n internacional o sin nimo de lucro.
Dominio de Microsoft Office (Word Excel PowerPoint).
Nivel intermedio de ingl s (oral y escrito).
Competencias
Orientaci n al cliente y enfoque de servicio.
Manejo de buenas relaciones interpersonales.
Comunicaci n efectiva.
Trabajo en equipo y colaboraci n.
Protocolo y diplomacia para establecer y mantener relaciones laborales con personas de distintas culturas y nacionalidades.
Atenci n al detalle.
Proactividad e iniciativa con capacidad de trabajo independiente.
Benefits
T rminos de vinculaci n
Esta convocatoria es de alcance nacional en un nivel BG05 una escala de 14 niveles siendo el nivel 14 el m s alto.
Esta es una b squeda nacional colombiana y se administrar a trav s de un contrato a t rmino fijo de un (1) a o sujeto a un per odo de prueba de acuerdo con la legislaci n local y es renovable seg n el desempe o y la disponibilidad de recursos. La Alianza Bioversity International CIAT ofrece un ambiente multicultural y de investigaci n acad mica con salarios competitivos y excelentes beneficios. Somos una instituci n que cree que la diversidad contribuye a la excelencia que propende por la igualdad de oportunidades de empleo y en consecuencia no discrimina por raza color religi n genero identidad orientaci n sexual nacionalidad etnia edad estado civil u otra caracter stica personal de sus empleados o candidatos a ocupar una posici n.
Aplicaciones
Las aplicaciones deben enviarse a la oficina de Recursos Humanos v a email a la direcci n electr nica: adjuntando su hoja de vida y carta de presentaci n donde expongan su idoneidad para el puesto mencionado las cualificaciones competencias y aptitudes. El asunto del correo debe indicar claramente: Aplicaci n: Asistente administrativo II GMU . Fecha de cierre de la convocatoria: abril 12 2024
Educaci n y Requerimientos Tecn logo administrativo con formaci n en ofim tica o cursos relacionados a la vacante. Experiencia laboral previa relacionada a la vacante, preferiblemente en una organizaci n internacional o sin nimo de lucro. Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Nivel intermedio de ingl s (oral y escrito). Competencias Orientaci n al cliente y enfoque de servicio. Manejo de buenas relaciones interpersonales. Comunicaci n efectiva. Trabajo en equipo y colaboraci n. Protocolo y diplomacia para establecer y mantener relaciones laborales con personas de distintas culturas y nacionalidades. Atenci n al detalle. Proactividad e iniciativa, con capacidad de trabajo independiente.
Employment Type
Full Time
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