Réceptionniste

Le ou la réceptionniste agit à titre de première personne-ressource pour les clients internes et externes et joue un rôle important dans la création dun environnement professionnel et accueillant

Accueil des clients et communication

• Accueillir les clients et les visiteurs de manière courtoise et professionnelle en veillant à répondre rapidement à leurs besoins.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants et les transférer prendre des messages précis et fournir des renseignements au besoin.
• Gérer le courrier entrant et sortant les colis envoyés par messagerie et les demandes de chèques.

Coordination du bureau et des installations

• Planifier et gérer les réservations des salles de réunion et des bureaux des visiteurs en sassurant quils sont disponibles et prêts à être utilisés.
• Émettre et assurer le suivi des cartes daccès pour les employés et les visiteurs.
• Soumettre des demandes de service à la direction de limmeuble (par exemple entretien nettoyage réparations) et en assurer le suivi.

Soutien relatif aux événements et aux déplacements

• En collaboration avec léquipe Événements participer à la planification et à lexécution des événements clients y compris la logistique la configuration la réservation et la coordination des fournisseurs.
• Assister les services internes dans la logistique des événements clients notamment la coordination du service traiteur la gestion des listes dinvités la distribution des invitations et le suivi des réponses.

Soutien administratif

• Remplacer les représentants - Service à la clientèle pendant leurs pauses leurs vacances et leurs absences.
• Communiquer avec les adjoints et les adjointes pour coordonner et confirmer les déplacements des avocats et des avocates en visite et leurs besoins durant leur séjour.
• Tenir des registres exacts et des documents liés aux fonctions administratives et au service à la clientèle.

• Quelques années dexpérience connexe de préférence dans un cabinet davocats ou un environnement de services professionnels.
• Bilinguisme parfait (anglais et français).
• Maîtrise de lutilisation et du dépannage technique de léquipement informatique et autre comme léquipement pour les présentations les appareils de téléconférence les microphones et les photocopieurs.
• Bonne connaissance pratique des logiciels Microsoft Office.
• Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de répondre aux besoins de plusieurs clients simultanément.
• Excellentes aptitudes pour la communication (orale et écrite) et entregent pour interagir efficacement avec des personnes à tous les échelons de lorganisation tant en anglais et quen français.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité de travailler efficacement de façon autonome ou en collaboration dans un contexte déquipe.
• Excellent sens de lorganisation et bonnes compétences en gestion du temps afin détablir les priorités et de respecter les échéances avec un minimum de supervision
• Capacité avérée de travailler dans un milieu professionnel caractérisé par des échéances courtes où les activités se déroulent à un rythme rapide et où la précision et le souci du détail sont nécessaires.
• Souplesse et esprit dinitiative; aptitude pour le travail de manière indépendante et en groupe.
• Bon jugement y compris la capacité de traiter des renseignements confidentiels avec la plus grande discrétion.
• Disposition à effectuer des heures supplémentaires le soir et la fin de semaine au besoin.

Il sagit dun poste entièrement en présentiel.

Cette offre demploi concerne un poste vacant existant.

Le salaire sera déterminé en fonction des compétences de lexpérience et des qualifications du candidat.

Nous cherchons à utiliser des outils novateurs pour améliorer le processus de recrutement. Nous utilisons donc des outils alimentés par lIA pour faciliter les étapes initiales de sélection des candidatures. Ces outils nous aident à évaluer les candidatures de manière plus efficace et uniforme en nous concentrant sur les qualifications lexpérience et les compétences correspondant aux postes. Même si nous utilisons cette technologie léquipe des ressources humaines examine toutes les candidatures et prend des décisions de manière équitable et conformément à nos politiques. Pour toute question nhésitez pas à communiquer avec nous à ladresse .

Chez Torys nous prônons la diversité dans le cadre de nos pratiques de recrutement de fidélisation et davancement. Nous croyons que la diversité des parcours des expériences et des points de vue améliore la qualité du travail et enrichit la vie professionnelle. Nous favorisons un milieu de travail inclusif et accessible et offrons des mesures dadaptation aux candidats en situation de handicap. Si vous avez besoin de mesures dadaptation à toute étape du processus de recrutement veuillez communiquer avec Jenny Tavares directrice générale - Ressources humaines à ladresse .

Toute offre demploi est conditionnelle à la vérification des antécédents. Ce processus comprend notamment la vérification du casier judiciaire la vérification des médias sociaux ainsi que la vérification des antécédents professionnels et des diplômes.