Project & Operations Specialist Spécialiste, Projets et activités opérationnelles

Project & Operations Specialist

La version française suit.

This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building. Staff are required to be in the office three days a week ensuring a balance of in-person collaboration and flexibility.

This posting is for a newly created position.

About CIFAR:

The Next Leap Starts Here. At CIFAR we dont just solve complex challenges; we imagine new possibilities for humanity. We are a global catalyst for breakthroughs mobilizing the worlds most brilliant minds to tackle the questions that define our future. Founded in Canada and connected to the world CIFAR is a not-for-profit research organization that provides the platform for high-risk high-reward research. When you join CIFAR you arent just taking a job: you are joining a community dedicated to the long-term benefit of people and the planet.

For more information please visitour website.

The Opportunity

Reporting to the Head Research Strategy & Operations the Project & Operations Specialist plays an important role in supporting the day-to-day operations of CIFARs Research Department. This is an exciting opportunity for someone who enjoys variety thrives in a collaborative environment and is motivated by improving how work gets done.

In this role youll bring structure and momentum to departmental and cross-departmental projects setting up workbacks tracking milestones and helping keep people accountable so priorities stay on track. Youll also contribute to identifying and building practical process improvements including workflow automations and AI-enabled solutions that help free up time across the department and improve responsiveness to our research community. As part of a varied mandate youll administer CIFARs Catalyst Grants program coordinating cycles from application intake through assessment and reporting.

If youre someone who enjoys finding practical ways to improve workflows keeping multiple projects organized and working with a variety of people across an organization wed love to hear from you.

Key Responsibilities & Impact:

In this role you will:

• Coordinate and track a variety of departmental projects helping to keep priorities organized timelines on track and stakeholders informed across multiple concurrent initiatives.
• Support departmental planning budgeting and performance management processes by preparing materials coordinating inputs and tracking actions decisions and deliverables.
• Identify opportunities to improve processes and reduce manual work through automation AI-enabled tools and better use of operational systems while supporting the implementation of approved improvements.
• Administer and support key operational platforms including grant management and project management systems ensuring they are well maintained and effectively used across the department.
• Develop and maintain project documentation operational procedures templates and shared resources that promote consistency and efficiency.
• Coordinate the day-to-day administration of CIFARs Catalyst Grants program supporting the annual grant cycle from application through reporting while ensuring accurate records communications and grant administration.
• Collaborate with colleagues across the Research Department and partner teams including Finance and IT to support departmental operations meetings events and cross-functional initiatives.
• Build strong working relationships with internal and external stakeholders while providing responsive high-quality operational support.

About You

You are an organized and proactive operations professional who enjoys building better ways to do things whether thats setting up a clean project tracker automating a manual process or documenting a workflow so that it runs consistently with or without your involvement. You combine strong attention to detail with a technical mindset and youre motivated by finding more efficient ways to get things done.

You bring:

• A bachelors degree or an equivalent combination of education and experience.
• 35 years of experience in project coordination research administration operations grants administration business operations or a related field.
• Experience coordinating multiple projects and priorities.
• Experience in a research academic or not-for-profit environment is considered an asset as are certifications such as CAPM PMP Agile Lean or Certified Research Administrator.
• Strong technical aptitude and confidence working with systems such as CRM platforms (e.g. Salesforce) project management software (e.g. Asana) online application systems and productivity tools.
• Experience supporting process improvements workflow automation or operational efficiencies.
• Excellent organizational analytical and problem-solving skills.
• Strong written and verbal communication skills with the ability to build effective working relationships across teams.
• The ability to work independently while contributing to a collaborative high-performing team.

Hiring Salary Range

$65662.50 $77250.00 with the ability to progress to a maximum of $88837.50. To ensure fair and equitable pay at CIFAR placement on the salary range will be based on your years of experience skills and qualifications relevant to the role.

What We Offer

Just as we champion the worlds best researchers we champion our people. We offer a culture of collaboration courage clarity and curiosity. Our benefits prioritize your well-being growth and inclusion so you can do your best work in a community of extraordinary thinkers.

Our team members benefit from

• Comprehensive wellness and benefits - extended health coverage mental health supports a defined benefit pension 4 weeks vacation and CIFAR Days (days off with pay) throughout the year.
• Opportunities for learning and growth - supported by professional development resources.
• An inclusive collaborative culture - grounded in our values the 4Cs (Collaboration Curiosity Courage and Clarity) where diverse perspectives are valued and ideas are encouraged.
• Work Flexibility - We encourage a hybrid working model that includes work-from-home arrangements with a minimum of 3 days in the office and Focus Fridays (meeting-free Fridays every week).
• Employee Focused - We offer generous maternity and parental leave top-ups and a flexible work environment including CIFAR Days (designated days off in addition to vacation allotments).

Apply:

Qualified applicants are invited to apply by July 26 at 11:59pm. We appreciate your interest in this opportunity however only those selected for an interview will be contacted via email.

Our Commitment to Inclusion

CIFAR is committed to equity diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership staff and volunteers strive to create an equitable diverse and inclusive workplace and in turn an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome regardless of age education sexual orientation gender expression and identity parental status/responsibility immigration status Indigenous status religion disability language race place of origin ethnicity culture socio-economic status and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases including but not limited to women Indigenous persons members of visible minority/racialized communities 2SLGBTQ persons members of marginalized gender identity communities and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act 2005 and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation please email and include the term Accessibility in the Subject Line or call . Please provide your name preferred contact method and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting please visit .

CIFAR is supported by the governments of Canada Alberta and Quebec as well as international partner organizations individuals foundations and corporations.

Spécialiste Projets et activités opérationnelles

English version above

Il sagit dun poste hybride basé dans le bureau du CIFAR situé dans le bâtiment MaRs Discovery. Le personnel doit être présent au bureau trois jours par semaine garantissant un équilibre entre collaboration en personne et flexibilité.

Cette offre concerne un poste nouvellement créé.

À propos du CIFAR:

La prochaine avancée prend forme ici. Au CIFAR nous ne faisons pas que relever des défis complexes: nous imaginons de nouvelles possibilités pour lhumanité. Catalyseur dinnovations majeures nous mobilisons les plus brillants cerveaux du monde pour nous attaquer aux grands enjeux de demain. Fondé au Canada et résolument tourné vers le monde le CIFAR est un organisme de recherche à but non lucratif qui sert de tremplin aux projets de recherche les plus ambitieux. Travailler au CIFAR cest plus quun simple emploi: cest intégrer une équipe qui se consacre à bâtir un avenir meilleur pour les gens et la planète.

Pour de plus amples renseignements veuillez visiter notre site Web.

Loffre demploi

Relevant de la direction Stratégie et activités de recherche la ou le spécialiste Projets et activités opérationnelles contribue de manière importante au bon déroulement des activités quotidiennes du Service de la recherche du CIFAR. Il sagit dun défi taillé sur mesure pour une personne qui aime la variété carbure au travail déquipe et souhaite faire évoluer les méthodes de travail.

Ce rôle consiste à structurer et à faire avancer les projets du Service de la recherche et les projets transversaux. Plus concrètement vous établirez les échéanciers assurerez le suivi des étapes clés et veillerez à ce que tout le monde assume ses responsabilités afin de garantir le maintien des priorités. De plus vous contribuerez activement à loptimisation de nos façons de faire. Par lautomatisation des tâches et le recours à des solutions propulsées par lIA vous ferez gagner un temps précieux à léquipe tout en nous permettant de répondre plus rapidement aux besoins de notre communauté de la recherche. Parmi vos diverses responsabilités vous assurerez la gestion du programme de subventions Catalyseur du CIFAR en en coordonnant les différentes phases de la réception et de lévaluation des demandes à la production des rapports.

Si vous aimez trouver des façons concrètes daméliorer les méthodes de travail coordonner plusieurs projets à la fois et collaborer avec des personnes de différents secteurs nous vous invitons à poser votre candidature.

Vos responsabilités principales et votre impact

La ou le titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :

• Assurer la coordination et le suivi de toutes sortes de projets internes en veillant à la bonne gestion des priorités au respect des échéanciers et à une communication efficace avec les parties prenantes dans le cadre de plusieurs initiatives menées de front;
• Contribuer aux processus de planification de budgétisation et de gestion du rendement du Service de la recherche en préparant les documents requis en coordonnant la collecte des données et en assurant le suivi des interventions des décisions et des livrables;
• Trouver des façons daméliorer les processus et de réduire le travail manuel grâce à lautomatisation aux outils propulsés par lIA et à une meilleure utilisation des systèmes opérationnels tout en soutenant le déploiement des améliorations retenues;
• Gérer et soutenir les principales plateformes opérationnelles notamment les systèmes de gestion des subventions et des projets afin den assurer lentretien adéquat et lutilisation efficace par le Service de la recherche;
• Élaborer et tenir à jour la documentation relative aux projets les procédures opérationnelles les modèles et les ressources partagées dans un souci dharmonisation et defficacité;
• Assurer la coordination des activités courantes du programme de subventions Catalyseur du CIFAR en prenant en charge toutes les étapes du cycle annuel de la réception des demandes à la production des rapports tout en assurant lexactitude des dossiers la fluidité des communications et la gestion des subventions;
• Contribuer aux activités du Service aux initiatives transversales et à lorganisation des réunions et événements en collaboration avec les collègues du Service de la recherche et des services partenaires dont les Finances et les TI;
• Établir de solides relations de travail avec les parties prenantes internes et externes tout en offrant un soutien opérationnel réactif et de grande qualité.

Votre profil

Vous êtes une personne organisée proactive et à laise dans un rôle opérationnel. Vous prenez plaisir à améliorer les façons de faire quil sagisse de mettre en place des outils de suivi de projet dautomatiser des tâches manuelles ou de documenter les processus afin den assurer lexécution uniforme avec ou sans votre intervention. Alliant souci du détail et esprit technique vous êtes constamment à la recherche de manières plus efficaces daccomplir le travail.

Vous possédez ce qui suit :

• Diplôme universitaire de premier cycle ou combinaison équivalente de formation et dexpérience professionnelle;
• Trois à cinq ans dexpérience en coordination de projets en gestion opérationnelle en administration de subventions ou de programmes de recherche (ou dans un domaine connexe);
• Expérience de la coordination de plusieurs projets et de la gestion de priorités multiples;
• Expérience acquise au sein dun environnement universitaire scientifique ou communautaire et titre de compétence reconnu (CAPM PMP Agile Lean ou Certified Research Administrator) (un atout);
• Solides aptitudes techniques et capacité à travailler avec des systèmes de gestion de la relation client (p. ex. Salesforce) des logiciels de gestion de projet (p. ex. Asana) des systèmes de dépôt de candidatures en ligne et des outils de productivité;
• Expérience dans le domaine de lamélioration des processus de lautomatisation des flux de travail ou de loptimisation opérationnelle;
• Esprit danalyse capacité à résoudre les problèmes et sens de lorganisation remarquables;
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale doublées dune capacité à établir des relations de travail fructueuses avec différentes équipes;
• Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant au succès dune équipe collaborative et hautement performante.

La rémunération

Se situe entre 65662.50 $ et 77250.00 $ à lembauche et peut progresser pour atteindre un maximum de 88837.50 $. Dans un souci déquité salariale le CIFAR détermine le positionnement dans léchelle de rémunération en fonction de lexpérience des compétences et des qualifications liées au poste.

Ce que nous offrons

De même que nous soutenons lélite mondiale de la recherche nous soutenons aussi nos talents. Nous offrons une culture organisationnelle axée sur la collaboration le courage la clarté et la curiosité. Notre régime davantages sociaux priorise votre mieux-être votre évolution professionnelle et le maintien dun environnement inclusif pour vous permettre dexceller au sein dune communauté de talents remarquables.

Les membres de notre équipe profitent de nombreux avantages:

• Régime complet davantages sociaux et de prestations mieux-être assurance maladie complémentaire services de soutien psychologique régime de retraite à prestations déterminées quatresemaines de vacances et jours CIFAR (congés payés) pendant lannée;
• Possibilités dapprentissage et de perfectionnement accompagnées de ressources de perfectionnement professionnel;
• Culture dinclusion et de collaboration mettant en valeur la diversité des points de vue et encourageant le partage didées en accord avec nos 4C (collaboration curiosité courage et clarté);
• Modalités de travail variables modèle hybride alliant télétravail et présence minimale de troisjours au bureau en plus doffrir des vendredis sans réunions chaque semaine pour vous permettre de vous concentrer sur vos dossiers;
• Gestion à échelle humaine généreux compléments aux prestations de congé de maternité et parental et environnement de travail flexible comprenant des jours CIFAR soit des congés payés en plus des jours de vacances annuels.

Postulez:

Les personnes qualifiées sont invitées à soumettre leur candidature dici le 26 juillet à 11:59pm EST. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste et communiquerons par courriel uniquement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.

Notre engagement en faveur de linclusion

Le CIFAR accorde une grande importance à léquité à la diversité et à linclusion. Nous reconnaissons quil est essentiel de réunir des personnes dorigines de perspectives et dexpériences diverses si nous voulons faire progresser lexcellence et accroître les retombées de notre organisation. Les membres de la direction le personnel et nos bénévoles sefforcent de créer un milieu de travail équitable diversifié et inclusif; en retour ce milieu donnera à notre communauté mondiale de recherche le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et lhumanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie peu importe son âge son niveau de scolarité son orientation sexuelle son expression et son identité de genre son statut ou sa responsabilité parentale son statut dimmigrant ou dAutochtone sa religion son handicap sa langue sa race son lieu dorigine son ethnicité sa culture son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature y compris mais sans sy limiter les femmes les membres des Premières Nations les membres de minorités visibles ou racisées les personnes LGBTQ2S les membres de communautés didentité de genre marginalisée et les personnes handicapées. Les candidates et candidats peuvent sidentifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATES ET CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS Le CIFAR sengage à offrir un accommodement raisonnable aux personnes présentant des handicaps pendant les processus dembauche et de sélection conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario 2005 et au Code des droits de la personne de lOntario. Pour faire une demande de mesure raisonnable dadaptation veuillez écrire à ladresse et mettre en objet Accessibilité ou appelez au . Veuillez fournir votre nom le moyen de communication que vous préférez ainsi quune description détaillée de la nature des mesures dadaptation dont vous pourriez avoir besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus susceptible dêtre utilisé pour garantir votre égalité daccès à lemploi.

Le CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise autant que possible. La connaissance dautres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada du Québec de lAlberta de partenaires canadiens et étrangers ainsi que de donateurs individuels de fondations et dentreprises.

Required Experience:

Manager