Office & Finance Assistant (Part-Time) Adjoint(e) administration et finances
Job Location:
Quebec City - Canada
Monthly Salary:
Posted:
Application Deadline:
Vacancies:
Job Summary
Were looking for someone to keep our Montreal office running smoothly and to support our finance operations reconciling accounts tracking receipts and keeping our books clean and organized.
Its a mix of hands-on office work and detail-oriented finance admin. If you like order spot inconsistencies without being asked and want a foot in the door of a game studio this could be a good fit.
Reconcile bank feeds in Xero across our entities (payroll excluded) using Dext and the receipts in our accounting inbox
Categorize transactions using our existing Chart of Accounts assigning them to the right projects and taxes and check with the Administrative Assistant when something isnt clear
Track outstanding receipts in a shared spreadsheet and flag the gaps
Match monthly bank statements against Xero and import anything missing so month-end is complete
Maintain the project spreadsheets keep naming conventions consistent and track changes so files stay accurate and easy to find
Enter receipts in the required format and verify the data
Clean up errors inconsistencies missing fields and broken formulas
Organize digital receipts statements and supporting documents so our accounting firm can find what it needs
Keep snacks and drinks stocked and order what auto-ordering doesnt cover
Coordinate coffee and meal orders for the office and make sure what arrives is what was ordered
Collect receipts from office purchases and upload them to Dext
Look after the office plants and general tidiness
Help the CEO with mail packages and scanning
Pitch in on other in-office tasks as they come up
Solid Excel and Google Sheets skills formulas filters pivot tables data validation data cleanup
Comfort with Google Workspace (Docs Sheets Gmail Calendar shared drives)
Basic accounting knowledge debits and credits expense categorization basic tax treatment
Some exposure to Xero or the confidence that youll pick it up quickly
Clear written and verbal communication
The ability to prioritize and manage your own time across part-time hours
AI Tools & Information Search proficiency - Comfortable with using AI to improve efficiency while maintaining confidentiality data integrity and compliance with company standards ensuring AIgenerated results are reviewed for accuracy.
We care more about attention to detail and reliability than about the length of your CV. If youre early in your career but careful with numbers we want to hear from you.
Previous office administration or bookkeeping experience
Dext and ClickUp well train you on both theyre straightforward
Proven Track Record: Our team has contributed to 300 projects from indie to AAA franchises
Real Ownership: This isnt a coffee-run job you own our books alongside the office
Learn the Business: Direct exposure to studio finance our CEO and an external accounting firm
Hybrid role (1-2 times a week) around 20 hours a week with flexibility depending on whats going on.
Nous recherchons une personne capable dassurer le bon fonctionnement de notre bureau de Montréal et dapporter son soutien à nos opérations financières notamment en effectuant les rapprochements bancaires en assurant le suivi des reçus et en veillant à ce que notre comptabilité soit claire et bien organisée.
Il sagit dun poste alliant des tâches administratives pratiques et des missions de gestion financière exigeant le souci du détail. Si vous aimez lordre que vous repérez les incohérences de votre propre initiative et que vous souhaitez faire vos premiers pas dans un studio de jeux vidéo ce poste pourrait vous convenir.
Concilier les flux bancaires dans Xero pour les deux entités (la paie est exclue) à partir de Dext et de notre boîte courriel comptable
Classer les transactions selon notre plan comptable en attribuant le bon projet et les taxes (TPS/TVQ)
Faire le suivi des reçus manquants dans une feuille partagée et signaler les écarts à la direction deux fois par mois
Comparer les relevés bancaires mensuels avec Xero et importer manuellement ce qui manque pour une fin de mois complète
Tenir à jour les feuilles de calcul du projet Shrapnel : conventions de nommage suivi des modifications accessibilité des fichiers
Saisir les reçus dans le format exigé et vérifier chaque entrée
Repérer les erreurs les incohérences les champs manquants et les formules brisées
Préparer linformation pour notre cabinet comptable à lavance moins dallers-retours moins dheures facturables
Garder les collations et les boissons en stock et commander ce que la commande automatique ne couvre pas
Coordonner les commandes de café et de repas et valider que ce qui arrive correspond à ce qui a été commandé
Récupérer les reçus des achats du bureau et les téléverser dans Dext
Prendre soin des plantes et de létat général des lieux
Appuyer la direction générale pour le courrier les colis et la numérisation
Aisance réelle avec Excel et Google Sheets : formules filtres tableaux croisés dynamiques validation et nettoyage de données
Aisance avec Google Workspace (Docs Sheets Gmail Agenda unités partagées)
Bases en comptabilité : débits et crédits catégorisation des dépenses notions de base sur les taxes
Une première exposition à Xero ou la confiance de lapprendre rapidement on vous forme
Maîtrise des outils dIA et de la recherche dinformations A laise avec lutilisation de lIA pour améliorer lefficacité tout en garantissant la confidentialité lintégrité des données et le respect des normes de lentreprise et en veillant à ce que lexactitude des résultats générés par lIA soit vérifiée.
Nous évaluons les candidatures sur la rigueur et la fiabilité pas sur la longueur du curriculum vitæ. Si vous êtes méticuleux avec les chiffres nous voulons vous parler
Une équipe reconnue : nos gens ont contribué à plus de 300 projets de lindépendant aux grandes franchises
De vraies responsabilités : vous ne faites pas quassister : vous tenez nos livres et vous faites rouler le bureau
Vous apprenez le métier : contact direct avec la direction nos finances et un cabinet comptable externe
Poste hybride (1 à 2 fois par semaine) environ 20 heures par semaine avec une certaine flexibilité en fonction des besoins.
About Company
Ironbelly Studios is comprised of a talented, passionate and dedicated number of game developers from all corners of the globe. Our focus is on creating high quality entertainment experiences as well as providing outsourcing services at a fraction of the cost seen elsewhere.From humbl ... View more
