Meetings and Events Manager

JOB DESCRIPTION

Every event has a moment where it either holds together or falls apart.

That moment almost never announces itself in advance.

It lives in the gap between the thing no one the assumption that someone else caught it.

The Meetings and Events Manager at Encore is the person who closes that gap every time before the client ever knows it was there.

Were looking for an event professional who owns outcomes not just tasks.

The Role

The Meetings and Events Manager carries full accountability for every event in their portfolio from first conversation through final invoice. That means hotel coordination attendee logistics group air collaboration platform configuration reporting and on-site readiness. All of it.

This role sits at the centre of a cross-functional operation. The Meetings and Events Manager coordinates directly with Group Air Customer Success Finance Commercial and Operations and serves as the primary client contact for travel and logistics on every assigned program. The scope is real and the authority matches it.

This is not a support role. It is not a coordination function. It is ownership with everything that comes with that word.

What Youll Do

Own the event from first call to final reconciliation.

Every active program gets a detailed project plan. Every milestone deliverable and client communication is tracked and current. You lead venue sourcing for assigned events and collaborate with the Venue Sourcing Specialist when RFP complexity calls for it. You provide Group Air with complete event and traveler details and you stay in it through every handoff.

Carry the client relationship not just the file.

You are the face of Encore for every client whose events you manage. The quality of that relationship is yours to build and protect. Clients return because the person responsible for their program knows their program and takes care of it. That expectation is not periodic. It is constant.

Anticipate not just respond.

Issues surface at events because someone somewhere missed a signal. The Meetings and Events Manager reads those signals early resolves risk before it reaches the client and drives accountability across every stakeholder. When something falls through a gap you catch it and close it.

Set the technology up right then own what comes out of it.

You define registration requirements approval workflows attendee communications and reporting configuration. You partner with Customer Success to execute against those requirements on time and to spec. You conduct UAT provide go-live sign-off and take accountability for what the platform produces.

Keep the financial picture clean and current.

Zoho CRM reflects the real status of every file not where things stood last week. Sales Orders and Purchase Orders are created on schedule. Reconciliation with Finance happens within five business days of event close. For clients not on the platform you build and deliver reports directly: flight manifests registration summaries post-event reconciliations.

Represent Encore with the professionalism the client came for.

Every supplier interaction every internal escalation every client touchpoint is a reflection of Encores reputation. You manage straightforward supplier relationships directly using Encores tools and preferred contacts. For complex negotiations or contract terms you bring in the Venue Sourcing Specialist. Either way the standard doesnt move.

What You Bring

Required

• 3 years of experience in event coordination group travel management or operations
  
• Demonstrated ability to own a client relationship end-to-end not just execute assigned tasks
  
• Strong working knowledge of hotel contracting rooming list management and air logistics
  
• Exceptional organizational capacity with the ability to carry multiple active events without losing accuracy or momentum
  
• CRM discipline: you log activity create records on schedule and treat the system as the source of truth
  
• Communication that is clear confident and client-ready at all times
  

An asset

• Experience in a corporate travel or event management environment ideally in financial services
  
• Familiarity with online booking tools event registration platforms and reporting tools
  
• Experience collaborating with technology configuration or implementation teams
  
• Knowledge of air booking workflows fare rules and group air processes
  
• Proficiency in Zoho CRM or comparable project management and CRM platforms
  
• Bilingual proficiency in English and French
  

Who Thrives Here

Encores clients stay for an average of fifteen years. That number reflects something specific: the experience of working with someone who knows your program anticipates your needs and never makes you ask twice.

That doesnt happen by accident. It happens because the people doing this work find the details satisfying not exhausting. Because they stay with a situation until it is resolved. Because they follow up before theyre asked.

People who thrive in this role tend to think in outcomes not tasks. They feel the difference between an event that was managed and one that was owned. They take it personally when something almost went wrong even when the client never noticed.

If the idea of full accountability feels like clarity rather than pressure this role was built for you.

FR:

Description

Chaque événement a un moment où tout tient ou tout bascule. Ce moment ne sannonce jamais à lavance.

Il vit dans lespace entre les équipes. Dans ce que personne na confirmé. Dans lhypothèse que quelquun dautre lavait vu.

Gestionnaire Réunions et Événements chez Encore cest la personne qui ferme cet espace à chaque fois avant que le client ne sache quil existait.

Encore recherche un.e de lévénementiel qui sapproprie les résultats pas juste les tâches.

Gestionnaire Réunions et Événements porte lentière responsabilité de chaque événement dans son portefeuille de la première conversation à la facture finale. Coordination hôtelière logistique des participant.e.s collaboration sur les vols de groupe configuration de plateforme rapports et préparation sur site. Tout.

Ce rôle est au cœur dune opération transversale. Gestionnaire coordonne directement avec les équipes Vols de groupe Succès client Finances Commercial et Opérations et agit comme point de contact principal pour les clients sur chaque programme assigné. La portée est réelle et lautorité suit.

Ce nest pas un rôle de soutien. Ce nest pas une fonction de coordination. Cest de la responsabilité avec tout ce que ce mot implique.

Prendre en charge lévénement du premier appel à la réconciliation finale.

Chaque programme actif a un plan de projet détaillé. Chaque jalon livrable et communication client est suivi et à jour. Tu mènes la recherche de lieux pour les événements assignés et collabores avec Spécialiste en recherche de lieux quand la complexité des appels doffres le demande. Tu fournis à léquipe Vols de groupe tous les détails sur lévénement et les .s et tu restes impliqué.e à chaque transfert.

Porter la relation client pas juste le dossier.

Tu es le visage dEncore pour chaque client dont tu gères les événements. La qualité de cette relation tappartient à bâtir et à protéger. Les clients reviennent parce que la personne responsable de leur programme le connaît et en prend soin. Cette attente nest pas ponctuelle. Elle est constante.

Anticiper pas seulement réagir.

Les problèmes surgissent lors des événements parce que quelquun quelque part a manqué un signal. Tu lis ces signaux tôt tu règles les risques avant quils natteignent le client et tu maintiens la responsabilisation à travers chaque partie prenante. Quand quelque chose glisse entre les mailles cest toi qui le rattrapes.

Configurer la technologie correctement puis assumer ce quelle produit.

Tu définis les exigences dinscription les flux dapprobation les communications aux participant.e.s et la configuration des rapports. Tu tassocies à léquipe Succès client pour exécuter selon ces exigences dans les délais et selon les spécifications. Tu conduis les tests dacceptation donnes le feu vert pour la mise en ligne et assumes ce que la plateforme produit.

Garder le portrait financier à jour.

Zoho CRM reflète le statut réel de chaque dossier pas celui de la semaine dernière. Les bons de commande et bons dachat sont créés selon léchéancier. La réconciliation avec les Finances se fait dans les cinq jours ouvrables suivant la clôture de lévénement. Pour les clients hors plateforme tu construis et livres les rapports directement : manifestes de vols sommaires dinscription réconciliations post-événement.

Représenter Encore avec le professionnalisme que le client est venu chercher.

Chaque interaction avec un fournisseur chaque escalade interne chaque point de contact client est un reflet de la réputation dEncore. Tu gères les relations fournisseurs courantes directement avec les outils et contacts privilégiés dEncore. Pour les négociations complexes ou les termes contractuels tu fais appel au.à la Spécialiste en recherche de lieux. Dans tous les cas le standard ne bouge pas.

Esssentiel

• 3 ans ou plus dexpérience en coordination dévénements gestion de voyages de groupe ou opérations.
  
• Capacité démontrée à porter une relation client de bout en bout pas seulement à exécuter des tâches assignées.
  
• Solide connaissance des contrats hôteliers de la gestion des listes de chambres et de la logistique aérienne.
  
• Une capacité organisationnelle hors pair pour gérer plusieurs événements actifs sans perdre en précision ni en élan.
  
• La rigueur CRM : tu consignes lactivité crées les dossiers selon léchéancier et traites le système comme la source de vérité.
  
• Une communication claire assurée et prête pour le client en tout temps.
  

• Expérience en voyage daffaires ou en gestion dévénements idéalement dans les services financiers.
  
• Familiarité avec les outils de réservation en ligne les plateformes dinscription aux événements et les outils de rapports.
  
• Expérience de collaboration avec des équipes de configuration ou dimplantation technologique.
  
• Connaissance des flux de réservation aérienne des règles tarifaires et des processus de vols de groupe.
  
• Maîtrise de Zoho CRM ou dune plateforme comparable de gestion de projets et de relation client.
  
• Bilinguisme anglais-français.
  

Les clients dEncore restent en moyenne quinze ans. Ce chiffre dit quelque chose de précis : lexpérience de travailler avec quelquun qui connaît ton programme anticipe tes besoins et ne te fait jamais demander deux fois.

Ça narrive pas par hasard. Ça arrive parce que les gens qui font ce travail trouvent les détails satisfaisants pas épuisants. Parce quils restent avec une situation jusquà ce quelle soit résolue. Parce quils font le suivi avant quon le leur demande.

Les personnes qui sépanouissent ici pensent en résultats pas en tâches. Elles sentent la différence entre un événement qui a été géré et un qui a été pris en charge. Elles le prennent personnellement quand quelque chose a failli mal tourner même quand le client ne la jamais su.

Si lidée dune responsabilité totale te semble être de la clarté plutôt que de la pression ce rôle a été fait pour toi.