Lead, planification événementielle

Les grands événements ne commencent pas le jour J. Ils commencent un an plus tôt avec le bon lieu les bons partenaires et un plan solide.

À titre de Responsable de la planification événementielle vous êtes larchitecte des tournées promotionnelles des événements de fidélisation et des salons professionnels de Techo-Bloc au Canada et aux États-Unis. Pendant que notre équipe dexécution donne vie à chaque événement sur le terrain vous travaillez une saison complète à lavance. Vous tracez litinéraire réservez les lieux négociez les ententes et bâtissez les partenariats qui préparent toute léquipe au succès.

Vos responsabilités

• Stratégie et feuille de route annuelle : Élaborer et maintenir le calendrier événementiel incluant les marchés la séquence des événements les échéanciers et les lieux de 9 à 12 mois à lavance.
• Recherche de lieux et contrats : Rechercher évaluer et sélectionner les lieux; mener les négociations concernant les prix conditions BEO clauses dattrition politiques dannulation et autres exigences contractuelles.
• Gestion des fournisseurs et partenaires : Développer des relations solides et durables avec les lieux et fournisseurs clés gérer les demandes de soumissions et les négociations et assurer le suivi de la performance des fournisseurs.
• Budgets événementiels : Élaborer et gérer les budgets des premières estimations jusquà la réconciliation finale incluant les bons de commande factures prévisions budgétaires et rapports post-événement.
• Planification globale : Gérer le calendrier maître des événements les échéanciers critiques les dépendances et les principales étapes afin de maintenir tous les intervenants alignés.
• Coordination interfonctionnelle : Impliquer les équipes Marketing Contenu Médias sociaux Design et les autres partenaires suffisamment tôt afin que leurs livrables soient intégrés à la stratégie de chaque événement.
• Gestion des risques et plans de contingence : Identifier les enjeux potentiels en amont élaborer des plans alternatifs et résoudre les obstacles avant quils naient un impact sur lexécution.
• Transfert vers lexécution : Sassurer que chaque événement est entièrement planifié contracté budgété et documenté avant son transfert à léquipe responsable de lexécution.

À quoi ressemble le quotidien

Vos semaines seront variées. Vous pourriez notamment :

• Visiter des lieux et évaluer leur capacité à répondre aux exigences opérationnelles et à lexpérience souhaitée pour un futur événement.
• Négocier un contrat avec un hôtel huit mois à lavance afin dobtenir de meilleurs tarifs ou de meilleures conditions.
• Réviser les budgets événementiels et remettre en question certains coûts avant de prendre des engagements.
• Élaborer léchéancier de planification dune série dévénements dans plusieurs marchés.
• Rencontrer les équipes Marketing et Contenu six mois à lavance afin daligner les objectifs campagnes et livrables liés à lévénement.
• Analyser la performance des fournisseurs de la saison précédente et déterminer les améliorations à apporter.
• Identifier et régler un enjeu potentiel avec un lieu ou un fournisseur plusieurs mois avant quil ne devienne un problème le jour de lévénement.

Qualifications :

Ce que vous apportez

• 3 ans ou plus dexpérience en planification ou gestion événementielle approvisionnement coordination de projets ou dans un domaine connexe.
• Expérience concrète en recherche de lieux négociation de contrats et gestion de fournisseurs.
• Expérience pratique avec les BEO ententes fournisseurs budgets événementiels et factures.
• Excellentes compétences en gestion de projets et expérience avec des outils tels que Teamwork Asana ou des plateformes similaires.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs événements échéanciers intervenants et priorités simultanément.
• Solides aptitudes en négociation communication et développement de relations daffaires.
• Excellente communication écrite et orale en français et en anglais. Langlais est essentiel pour les déplacements et les échanges avec nos partenaires aux États-Unis.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office.
• Permis de conduire et passeport valides ainsi que la capacité et la volonté de voyager au Canada et aux États-Unis.

Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous

• Pensez plusieurs mois à lavance et pas seulement au prochain événement.
• Aimez trouver le bon lieu négocier la bonne entente et prendre les bonnes décisions suffisamment tôt.
• Êtes à laise de gérer des budgets des contrats et de prendre des décisions importantes.
• Savez développer de solides relations avec les fournisseurs tout en sachant quand négocier de meilleures conditions.
• Repérez naturellement les risques avant quils ne deviennent des problèmes.
• Aimez structurer des projets complexes comportant plusieurs éléments et intervenants.
• Aimez travailler en collaboration avec différentes équipes et savez maintenir tout le monde aligné sans faire de microgestion.
• Prenez en charge un projet de la stratégie jusquau transfert à léquipe dexécution et nattendez pas que quelquun dautre règle le problème.

Informations complémentaires :

Ce que nous offrons

• Rémunération concurrentielle et régime de bonification
• Assurances collectives REER avec contribution de lemployeur télémédecine et Programme daide aux employés (PAE) accessibles 24/7
• Rencontres individuelles hebdomadaires développement du leadership et formation continue
• Rabais sur les produits Techo-Bloc
• Activités déquipe et programme de référencement demployé(e)s

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time