Interim Operations Manager (OM), Bilingual, Temporary, Full Time, Montfort

Job Description

• Job Description Summary
  As the Operations Manager you will be leading all business and administrative functions in a long-term care home. You will lead and mentor administrative staff while working closely with the Executive Director and leadership team to support the homes daily operations.
  This role is accountable for the homes financial management payroll
  and benefits scheduling and workforce administration and other key administrative processes with a focus on compliance with company and regulatory requirements. Through your leadership and problem-solving skills you will drive efficiencies and foster a welcoming environment for residents families and employees.
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  En tant que gestionnaire des opérations vous dirigerez lensemble des fonctions administratives et opérationnelles dun établissement de soins de longue durée. Vous superviserez et encadrerez le personnel administratif tout en collaborant étroitement avec le directeur général et léquipe de direction afin de soutenir les activités quotidiennes de létablissement.
  Ce poste est responsable de la gestion financière de létablissement de ladministration de la paie et des avantages sociaux de la planification des horaires et de la gestion des effectifs ainsi que dautres processus administratifs essentiels tout en veillant au respect des exigences de lentreprise et de la réglementation en vigueur. Grâce à vos compétences en leadership et en résolution de problèmes vous contribuerez à accroître lefficacité opérationnelle et à créer un environnement accueillant pour les résidents leurs familles et les employés.
• Job Description

  Operations Manager (temporary)

  
  Mission:
  As the Operations Manager you will contribute to Extendicares purpose of Helping People Live Better by leading all business and administrative functions in a long-term care home. You will lead and mentor administrative staff while working closely with the Executive Director and leadership team to support the homes daily operations.

  This role is accountable for the homes financial management payroll
  and benefits scheduling and workforce administration and other key administrative processes with a focus on compliance with company and regulatory requirements. Through your leadership and problem-solving skills you will drive efficiencies and foster a welcoming environment for residents families and employees.

  
  Key Outcomes:

  • Ensure accurate and timely completion of key Human Resource (HR)
    processes including employee lifecycle updates bi-weekly payroll
    scheduling and benefits. Serve as the in-home subject matter expert for
    these functions.
  • Oversee resident billing accounts and collection processes to ensure timely
    payments and accurate record-keeping.
  • Support the homes financial health by proactively managing budgets
    monitoring spending and meeting financial targets. Regularly review
    financial reports to identify and investigate variances and take timely action
    to resolve issues and improve accuracy.
  • Maintain compliance with provincial legislation company policies regulatory
    standards and collective bargaining agreements across all administrative and
    financial functions within a unionized environment.
  • Lead and develop a high-performing administrative team that demonstrates
    Extendicares values and delivers exceptional service to our residents
    families and employees.

  
  Key Responsibilities:

  • Financial Acumen Lead and execute financial tasks such as processing
    payments coding time and expenses managing resident accounts and
    collections and maintaining accurate records for banking petty cash and
    provincial funding.
  • Analytical Thinking Review and interpret payroll scheduling budget
    financial and HR data to ensure accuracy identify trends flag discrepancies
    and provide insights that support strategic and cost-effective decisions while
    recommending and implementing corrective actions as needed.
  • Customer Service - Support residents families and employees by acting as
    primary contact for financial or HR inquiries resolving issues with empathy
    and professionalism.
  • Lead Supervise and coach the administrative team fostering a high-
    performing service-oriented and collaborative office environment. Manage
    new employee onboarding activities.
  • Collaborate Partner with the Executive Director home leadership union
    partners regional teams and head office resources to support daily home
    operations and contribute to a collaborative solution-focused environment.
  • Maintain Oversee employee files HR documentation learning completion
    business processes and office workflows ensuring accuracy confidentiality
    and compliance with provincial legislation company policies collective
    bargaining agreements and regulatory standards.
  • Continuous Improvement Enhance efficiency and performance by
    streamlining back-office processes applying data insights and supporting
    ongoing home initiatives projects and local implementation of corporate
    projects.
  • Values Alignment Promote Extendicares Mission Vision and Values by
    demonstrating integrity respect and a commitment to residents rights.
  • Flexibility Assume additional responsibilities or tasks that are unique to a
    specific home or are temporary in nature.

  Required Education Credentials and Experience:

  • Post-secondary education in Business Administration Accounting or Human
    Resources.
  • Proficiency in Microsoft Office Suite (Word Outlook Teams SharePoint) and
    advanced proficiency in Microsoft Excel.
  • Demonstrated working knowledge of cloud-based systems such as Workday
    and PointClickCare preferred.
  • 3-5 years of experience in business or office operations preferred; experience
    in long-term care or healthcare is an asset.
  • 2-3 years of supervisory or people leadership experience preferred.
  • Demonstrated expertise in HR payroll benefits administration scheduling
    accounts receivable/payable and a strong working knowledge of practices within a unionized environment including the interpretation and application
    of collective agreements.
  • Proven ability to apply organizational skills analytical thinking and attention
    to detail while maintaining superior customer service in a fast-paced multi-
    functional environment.
  • Demonstrated ability to manage multiple priorities under tight deadlines.
  • Must provide a complete and current (within six months) Vulnerable Sector
    Check (including a Criminal Background Check) or be willing to obtain one.
  • Must be bilingual French and English in both spoken and written.

  Core Competencies:

  • Computer Skills and System Proficiency
  • Multi-tasking and Prioritizing
  • Financial Acumen
  • Customer Service and Communication
  • Analytical Thinking
  • Time Management
  • Attention to Detail
  • Relationship Management
  • Change Management

  
  Attributes of an Effective Leader:

  • Strategy Development: Understands the organizations strategy and sets
    priorities to make it happen.
  • Self-Motivated and Results Driven: Takes ownership and holds
    themselves and others responsible for delivering high-quality timely and
    cost-effective results.
  • Collaboration: Inspires a collaborative team environment and works
    effectively with others with the ability to influence.
  • Effective Communication: Actively listens seeking to understand all
    perspectives and communicates with respect.
  • Problem Solving: Recognizes and takes ownership to resolve issues outside
    of clear role mandate.
  • Builds High Performing Teams: Builds the capability of individuals and
    teams through continuous feedback coaching and a commitment to learning
    and development.
  • Data Analytics & Continuous Improvement: Uses data to identify and
    measure performance and develop solutions to motivate improvement.

  What Extendicare has to offer:
  At Extendicare we believe that working as a team creates an environment that
  allows us to reach our potential. We value each employee encourage equal
  opportunity for growth and recognize achievement. As a valued member of our
  team you can expect:

  • Continuous mentorship support for life-long learning
  • Opportunities for advancement and career growth within the organization
  • A rewarding and meaningful work experience where you can enrich your life
    and the lives of others through your work.
  • Employee Family Assistance Program
  • Robust benefits package

  Extendicare is a leading provider of care and services for seniors across Canada operating under the Extendicare ParaMed Extendicare Assist and SGP Purchasing Network brands. We are committed to delivering quality care to meet the needs of a growing seniors population inspired by our mission to provide people with the care they need wherever they call home.

  We operate a network of long-term care homes (both owned and under management contracts) deliver over 11 million hours of home health care services annually and provide group purchasing services to third parties representing approximately 150000 beds across Canada.
  Extendicare proudly employs nearly 30000 qualified highly trained and dedicated team members who are passionate about providing high-quality care and services to help people live better.

  Note: This is a temporary full time position ending in December 2026

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  Gestionnaire des opérations (temporaire)

  Mission

  À titre de gestionnaire des opérations vous contribuerez à la raison dêtre dExtendicare soit aider les gens à mieux vivre en dirigeant lensemble des fonctions administratives et opérationnelles dun foyer de soins de longue durée. Vous dirigerez et encadrerez le personnel administratif tout en collaborant étroitement avec le directeur général et léquipe de direction afin de soutenir les activités quotidiennes du foyer.

  Ce poste est responsable de la gestion financière du foyer de ladministration de la paie et des avantages sociaux de la planification des horaires et de ladministration de la main-dœuvre ainsi que dautres processus administratifs clés tout en veillant au respect des exigences réglementaires et des politiques de lentreprise. Grâce à vos compétences en leadership et en résolution de problèmes vous favoriserez lefficacité opérationnelle et contribuerez à créer un environnement accueillant pour les résidents leurs familles et les employés.

  Résultats clés

  • Assurer lexécution exacte et en temps opportun des principaux processus de ressources humaines (RH) notamment les mises à jour du cycle de vie des employés la paie aux deux semaines la gestion des horaires et des avantages sociaux. Agir à titre dexpert local pour ces fonctions.
  • Superviser la facturation des résidents et les processus de recouvrement afin dassurer des paiements ponctuels et une tenue de dossiers rigoureuse.
  • Soutenir la santé financière du foyer en gérant de façon proactive les budgets en surveillant les dépenses et en atteignant les objectifs financiers. Examiner régulièrement les rapports financiers afin de repérer et danalyser les écarts puis prendre rapidement les mesures correctives nécessaires.
  • Assurer la conformité à la législation provinciale aux politiques de lentreprise aux normes réglementaires et aux conventions collectives dans toutes les fonctions administratives et financières au sein dun environnement syndiqué.
  • Diriger et développer une équipe administrative performante qui incarne les valeurs dExtendicare et offre un service exceptionnel aux résidents aux familles et aux employés.

  Principales responsabilités

  • Sens des affaires et gestion financière - Diriger et exécuter les tâches financières telles que le traitement des paiements lattribution des codes de temps et de dépenses la gestion des comptes des résidents et du recouvrement ainsi que la tenue de dossiers exacts concernant les opérations bancaires la petite caisse et le financement provincial.

  • Esprit analytique - Examiner et interpréter les données relatives à la paie aux horaires aux budgets aux finances et aux ressources humaines afin dassurer leur exactitude de repérer les tendances et les écarts et de fournir des analyses favorisant des décisions stratégiques et rentables. Recommander et mettre en œuvre les mesures correctives nécessaires.

  • Service à la clientèle - Soutenir les résidents les familles et les employés en agissant comme principal point de contact pour les questions liées aux finances ou aux ressources humaines et en résolvant les problèmes avec empathie et professionnalisme.
  • Leadership - Superviser et accompagner léquipe administrative en favorisant un environnement de bureau performant collaboratif et axé sur le service. Gérer les activités dintégration des nouveaux employés.
  • Collaboration - Travailler en partenariat avec le directeur général léquipe de direction du foyer les représentants syndicaux les équipes régionales et les ressources du siège social afin de soutenir les opérations quotidiennes et de contribuer à un environnement axé sur les solutions.
  • Gestion et conformité - Superviser les dossiers des employés la documentation RH les formations obligatoires les processus administratifs et les flux de travail du bureau tout en assurant lexactitude la confidentialité et la conformité à la législation provinciale aux politiques de lentreprise aux conventions collectives et aux normes réglementaires.
  • Amélioration continue - Améliorer lefficacité et la performance en optimisant les processus administratifs en exploitant les données pour orienter les décisions et en soutenant les initiatives du foyer ainsi que la mise en œuvre locale des projets corporatifs.
  • Alignement sur les valeurs - Promouvoir la mission la vision et les valeurs dExtendicare en faisant preuve dintégrité de respect et dun engagement envers les droits des résidents.
  • Flexibilité - Assumer dautres responsabilités ou tâches propres à un foyer particulier ou de nature temporaire.

  Formation qualifications et expérience requises

  • Diplôme détudes postsecondaires en administration des affaires en comptabilité ou en ressources humaines.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word Outlook Teams SharePoint) et excellente maîtrise de Microsoft Excel.
  • Connaissance pratique des systèmes infonuagiques tels que Workday et PointClickCare un atout.
  • De 3 à 5 ans dexpérience en administration des affaires ou en gestion de bureau de préférence; une expérience dans les soins de longue durée ou le secteur de la santé constitue un atout.
  • De 2 à 3 ans dexpérience en supervision ou en gestion de personnel de préférence.
  • Expertise démontrée en ressources humaines administration de la paie et des avantages sociaux gestion des horaires comptes fournisseurs et comptes clients ainsi quune solide connaissance des pratiques propres à un milieu syndiqué notamment linterprétation et lapplication des conventions collectives.
  • Capacité démontrée à faire preuve dorganisation desprit analytique et de souci du détail tout en offrant un service à la clientèle de qualité supérieure dans un environnement dynamique et multifonctionnel.
  • Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités dans des délais serrés.
  • Doit fournir une vérification du secteur vulnérable complète et à jour (datant de moins de six mois) incluant une vérification des antécédents judiciaires ou être disposé à lobtenir.
  • Doit être bilingue en français et en anglais à loral comme à lécrit.

  Compétences clés

  • Compétences informatiques et maîtrise des systèmes
  • Gestion simultanée de plusieurs tâches et établissement des priorités
  • Sens financier
  • Service à la clientèle et communication
  • Esprit analytique
  • Gestion du temps
  • Souci du détail
  • Gestion des relations
  • Gestion du changement

  Qualités dun leader efficace:

  • Élaboration de stratégies: Comprend la stratégie de lorganisation et établit les priorités nécessaires à sa réalisation.
  • Motivation personnelle et orientation vers les résultats: Assume la responsabilité de ses actions et tient les autres responsables de la prestation de résultats de qualité dans les délais prévus et de manière rentable.
  • Collaboration: Favorise un environnement de travail collaboratif et travaille efficacement avec les autres tout en exerçant une influence positive.
  • Communication efficace: Écoute activement afin de comprendre tous les points de vue et communique avec respect.
  • Résolution de problèmes: Reconnaît les problèmes et prend linitiative de les résoudre même lorsquils dépassent clairement son champ de responsabilités.
  • Développement déquipes performantes: Développe les compétences des individus et des équipes grâce à une rétroaction continue au coaching et à un engagement envers lapprentissage et le perfectionnement.
  • Analyse de données et amélioration continue: Utilise les données pour mesurer la performance cerner les possibilités damélioration et élaborer des solutions favorisant le progrès.

  Ce quExtendicare vous offre

  Chez Extendicare nous croyons que le travail déquipe crée un environnement propice à latteinte de notre plein potentiel. Nous valorisons chaque employé encourageons légalité des chances en matière de développement professionnel et reconnaissons les réalisations de chacun. En tant que membre apprécié de notre équipe vous pouvez vous attendre à :

  • Un mentorat continu et du soutien pour lapprentissage tout au long de la vie
  • Des possibilités davancement et de croissance professionnelle au sein de lorganisation
  • Une expérience de travail enrichissante et porteuse de sens vous permettant daméliorer votre vie et celle des autres grâce à votre travail
  • Un programme daide aux employés et à leur famille
  • Un régime complet davantages sociaux

  Extendicare est lun des principaux fournisseurs de soins et de services aux aînés au Canada exerçant ses activités sous les marques Extendicare ParaMed Extendicare Assist et SGP Purchasing Network. Nous nous engageons à offrir des soins de qualité afin de répondre aux besoins dune population vieillissante guidés par notre mission de fournir aux gens les soins dont ils ont besoin où quils considèrent leur foyer.

  Nous exploitons un réseau de foyers de soins de longue durée (détenus ou gérés sous contrat) offrons plus de 11 millions dheures de soins à domicile chaque année et fournissons des services dachats regroupés à des tiers représentant environ 150 000 lits à travers le Canada.

  Extendicare emploie avec fierté près de 30 000 professionnels qualifiés hautement formés et dévoués passionnés par la prestation de soins et de services de grande qualité afin daider les gens à mieux vivre.

  Remarque: Il sagit dun poste temporaire à temps plein qui terminant début décembre2026.

Time Type

At Extendicarewevespent more than 50 years dedicated to enhancing the quality of life for residents in our long-term care homes across Canada. When you join Extendicare you become part of a compassionate mission-driven team committed to creating a safe supportive and enriching environment for every resident we serve.

We provide competitive compensation that reflects the value of this role and the unique qualifications each candidate brings. Final salary offers are based on a variety of factors such as your skills experience education and alignment with the responsibilities of this position.

Base salary is one component of our broader total rewards package. We offer acomprehensive suite of benefitsdesigned to support your health financial well-being and long-term career growth. Your recruiter can provide more details about our total rewards offerings during the hiring process.

We mayuse artificial intelligence (AI) toolsto support certain stages of the recruitment process such as reviewing applications analyzing resumes or assessing candidate responses. These tools assist our recruitment team butdo notreplace human judgment every application is reviewed by a member of our team to ensure thoughtful and equitable consideration. Ifyou wouldlike more information about how your data is processed please contact us.

Extendicare is committed to fostering an accessible inclusive and equitable hiring process. We gladly accommodate the needs of applicants throughout all stages of recruitment and selection upon request.