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Executive Assistant Assistante exécutive ou assistant exécutif
Job Location:
Monthly Salary:
Posted:
16 July 2026 (30+ days ago)
Posted:
Application Deadline:
13 October 2026
Application Deadline:
Vacancies:
1 Vacancy
Vacancies:
Job Summary
Une version française suit
About the Foundation
The McConnell Foundation is a private Canadian foundation that strives for a resilient inclusive and sustainable society that can successfully address its complex challenges.
The successful candidate will join a dynamic team that supports diverse and innovative approaches to address community resilience reconciliation and climate change. We do so through funding and investment partnerships convening advocating and collaborating with the public private and non-profit sectors.
Position Summary
Reporting to the Manager Governance and Presidents Office the Executive Assistant (EA) ensures the Presidents Office functions effectively. The bilingual point of contact for internal and external stakeholders the Executive Assistant manages scheduling travel and logistics prepares governance materials for staff Board committees and partners communicates promptly and professionally with all stakeholders and ensures information and activities and the CEOs priorities flow smoothly.
The application process closes at noon on August 1 2026. The first round of interviews will take place the week of August 10 2026.
Location: Toronto Ontario
Mode: Hybrid 3 days in the office
Employment Type: Full-Time Permanent
Supervisor: Manager Governance and Presidents Office
Department and Team: Presidents Office
Hiring Salary Range (90-95%): $60563 - $63750
Position Summary
Reporting to the Manager Governance and Presidents Office the Executive Assistant (EA) ensures the Presidents office functions effectively. The point of contact for internal and external stakeholders the EA manages scheduling travel and logistics prepares governance materials for staff Board committees and partners communicates promptly and professionally with all stakeholders and ensures information and activities and the CEOs priorities flow smoothly.
Main Responsibilities
Support to the CEO and Presidents Office (75%)
- Manage the CEOs schedule appointments travel arrangements and expense claims. Support the CEO to manage competing priorities and scheduling and workload challenges.
- Monitor the CEOs inbox prioritizing correspondence drafting messages tracking follow-ups and decisions and maintaining an organized filing system.
- Serve as the primary point of contact for the CEO representing the office with professionalism responsiveness and sound judgment.
- Ensure stakeholders are adequately informed regarding the CEOs calendar and priorities.
- Help plan and deliver events and special initiatives led by or involving the CEO and Senior Leadership Team.
Administration and Organizational Support (25%)
- Support the Manager Governance and Presidents Office on tasks related to the Board and committees such as scheduling meetings preparing agendas and meeting materials coordinating travel and logistics taking minutes and other responsibilities.
- Act as a secondary liaison to Board and Committee members ensuring continuity of communication and support.
- Coordinate services logistics and the workplace experience of the Foundation headquarters in Toronto.
- Coordinate travel arrangements agendas and expense claims for Senior Leadership Team members.
- Maintain administrative processes that are accurate timely and compliant with internal protocols including record keeping.
- Support documentation tools systems and practices that improve workflow and collaboration.
- Participate in and support cross-functional initiatives.
- Carry out additional duties as required to support the CEO and the Foundation.
Position Requirements
- C1 or higher in both English and French.
- Diploma in office management (DEC) or equivalent.
- Three (3) years in a similar position.
- Comfort using Sharepoint and Microsoft Suite (M365).
- An interest in non-profit and foundation governance.
- Ability to support executive governance and organizational needs outside standard hours when required.
- Alignment with the Foundations values and mission.
- Demonstrates commitment to equity diversity inclusion.
Asset Qualifications
- Experience working in a philanthropic organization.
- Experience working with Salesforce Not-For-Profit.
- Understanding of environmental and social issues in Canada.
Skills and Aptitudes Required
- Communicates clearly and effectively both verbally and in writing.
- Builds positive relationships through active listening collaboration and professionalism.
- Analyzes issues exercises sound judgment and identifies practical solutions.
- Demonstrates empathy self-awareness and strong interpersonal skills.
- Provides responsive client-focused support and service.
- Works effectively with others to achieve shared objectives.
- Manages priorities resources and deadlines efficiently.
- Learns quickly and adapts to changing needs and circumstances.
- Uses technology and business systems effectively to support work.
- Applies administrative and organizational knowledge to support operational effectiveness.
Benefits
- Generous fully paid benefits and a health spending account.
- Simplified pension employer matching (6%).
- Holiday granting and charitable donation allowances.
- Employee Assistance and Virtual Medicine programs.
- Hybrid working conditions and home office allowance.
- Four weeks of vacation and paid holiday time off between Dec 25 and Jan 1.
Statement on Salary Negotiation
During hiring employees are placed only at the top of the offered range offered if they demonstrate most or all asset qualifications. Please note that posted salary includes an additional 5% for employees based in the city of Toronto.
Equal Employment Opportunity Statement
The McConnell Foundation is working towards strengthening our culture of inclusion and strives to build a team that reflects our mission for a more inclusive resilient and sustainable society. We welcome and encourage applications from Indigenous people Black people racialized people women non-binary and gender-nonconforming people people from the 2SLGBTQQIA community people with disabilities (visible and invisible) and newcomers to Canada.
Our recruitment team will consider equity status throughout the recruitment process so we invite members from equity deserving groups to self-identify in their application.
Our work environment and hiring process is inclusive and accessible to anyone with unique needs in terms of accessibility and accommodations. We will support you throughout the life cycle of your employment with us. We ask that all applicants identify their accommodation needs by sending an email to accessibility @ so that we can create the necessary conditions so that you can participate fully in the hiring process. All information received in relation to equity status and accommodation will be remain confidential.
Privacy Statement
By applying for this position you freely and knowingly consent to the inclusion of all information provided by you to the McConnel Foundation in a file created in connection with your application for this or any similar position. You acknowledge that the file created on your application will be accessible to only those company personnel involved in the hiring process. It will then be stored the Foundations candidate database in accordance with the Foundations Privacy Policy for a period of five years unless you request its destruction in writing. You also authorize the McConnell Foundation to contact the persons named as references in order to obtain evaluations of your performance and opinions on your work during former employment experiences.
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A propos de la Fondation
La Fondation McConnell est une fondation canadienne privée qui aspire à créer une société plus résiliente inclusive et durable en mesure de surmonter ses enjeux complexes.
La personne retenue se joindra à une équipe dynamique qui soutient des approches diverses et novatrices visant à renforcer la résilience des communautés favoriser la réconciliation et lutter contre les changements climatiques. Nous y parvenons grâce à des partenariats de financement et dinvestissement à la mobilisation dacteurs à la défense dintérêts et à la collaboration avec les secteurs public privé et sans but lucratif.
Énoncé du poste
La candidate retenue ou le candidat retenu se joindra à une équipe dynamique qui soutient des approches diverses et innovantes en matière de résilience des communautés de réconciliation et de changements climatiques. Nous utilisons plusieurs moyens pour y arriver: les contributions financières et linvestissement le renforcement des capacités la concertation et la collaboration avec les secteurs publics privé et non lucratif.
Postulez jusquau premier août 2026 à midi. Nous tenons les entrevues la semaine du 15 août 2026.
Lieu de travail : Les personnes candidates doivent résider à Toronto en Ontario
Mode de travail : Hybride 3 jours au bureau
Type demploi : Permanent à temps plein
Sous la supervision de : Gestionnaire Gouvernance et Bureau de la présidente
Département et équipe : Bureau de la présidente
Échelle salariales à lembauche (90-95%) : 60 563 $ - 63 750 $
Résumé du poste
La chargée ou le chargé des données et des contributions financières veille à lexactitude et à la cohérence des données dans le système de gestion des contributions financières et les processus de financement de la Fondation. Relevant de la gestionnaire des demandes de contribution la ou le titulaire du poste joue un rôle crucial au sein de léquipe des demandes de contribution qui aide la Fondation à gérer les demandes et les ententes de contributions financières ainsi que la répartition des dépenses.
Responsabilités clées
Sous la supervision de la gestionnaire Gouvernance et Bureau de la présidence lAE fournit un soutien administratif et opérationnel complet à la présidente-directrice générale à léquipe de direction au conseil dadministration et à ses comités. Les principales responsabilités comprennent notamment :
Soutien à la présidente-directrice générale et au Bureau de la présidence (75 %)
- Gérer lagenda les rendez-vous les déplacements et les demandes de remboursement de dépenses de la présidente-directrice générale.
- Soutenir la présidente-directrice générale dans la gestion des priorités concurrentes ainsi que des enjeux liés à lhoraire et à la charge de travail.
- Assurer la gestion de la boîte de réception de la présidente-directrice générale notamment en priorisant la correspondance en rédigeant des communications en effectuant le suivi des décisions et des actions requises et en maintenant un système de classement efficace.
- Agir à titre de principal point de contact pour la présidente-directrice générale et représenter son bureau avec professionnalisme réactivité et discernement.
- Veiller à ce que les parties prenantes soient adéquatement informées de lagenda et des priorités de la présidente-directrice générale.
- Contribuer à la planification et à la réalisation dévénements et dinitiatives spéciales dirigés par la présidente-directrice générale ou léquipe de direction ou auxquels elles participent.
Administration et soutien organisationnel (25 %)
- Soutenir la gestionnaire Gouvernance et Bureau de la présidence dans les tâches liées au conseil dadministration et à ses comités notamment la planification des réunions la préparation des ordres du jour et des documents de réunion la coordination des déplacements et de la logistique la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux ainsi que dautres responsabilités connexes.
- Agir à titre de personne-ressource secondaire auprès des membres du conseil dadministration et des comités afin dassurer la continuité des communications et du soutien.
- Coordonner les services la logistique et lexpérience en milieu de travail au siège social de la Fondation à Toronto.
- Coordonner les déplacements les ordres du jour et les demandes de remboursement de dépenses des membres de léquipe de direction.
- Maintenir des processus administratifs exacts efficaces et conformes aux protocoles internes y compris en matière de gestion documentaire.
- Soutenir la mise en place et lamélioration de la documentation des outils des systèmes et des pratiques favorisant lefficacité des processus et la collaboration.
- Participer à des initiatives transversales et en soutenir la réalisation.
- Effectuer toute autre tâche requise afin dappuyer la présidente-directrice générale et la Fondation.
Exigences du poste
- Niveau C1 ou supérieur en anglais comme le français.
- Diplôme détudes collégiales (DEC) en gestion de bureau ou formation équivalente.
- Expérience dutilisation de Sharepoint et Microsoft M365.
- Trois (3) années dexpérience dans un poste similaire.
- Intérêt pour le secteur à but non-lucratif et la gouvernance des fondations.
- Capacité à soutenir les besoins de la direction de la gouvernance et de lorganisation à lextérieur des heures normales de travail lorsque requis.
- Alignement avec les valeurs et la mission de la Fondation.
- Dévouement à léquité la diversité et linclusion.
Compétences et qualités recherchées
- Communique clairement et efficacement tant à loral quà lécrit.
- Développe des relations positives grâce à lécoute active à la collaboration et au professionnalisme.
- Analyse les enjeux fait preuve de jugement et propose des solutions pratiques.
- Fait preuve dempathie de conscience de soi et de solides habiletés relationnelles.
- Offre un soutien et un service de grande qualité axés sur les besoins des clients et des partenaires.
- Travaille efficacement avec les autres afin datteindre des objectifs communs.
- Gère efficacement les priorités les ressources et les échéances.
- Sadapte rapidement aux changements et démontre une volonté dapprendre en continu.
- Utilise efficacement les technologies et les systèmes dinformation pour soutenir son travail.
- Comprend les principes administratifs et organisationnels nécessaires à lefficacité des opérations.
Atouts
- Expérience de travail dans une organisation philanthropique.
- Expérience de travail avec Salesforce pour le secteur à but non lucratif.
- Compréhension des enjeux environnementaux et sociaux au Canada.
Avantages complémentaires
- Avantages généreux entièrement payés et compte de gestion des dépenses santé.
- Régime de retraite simplifié avec contribution de lemployeur (6 %).
- Allocation pour des contributions à des organismes de bienfaisance.
- Programmes daide au personnel et de télémédecine.
- Travail en mode hybride et indemnité pour bureau à domicile.
- Quatre semaines de vacances et congés payés entre le 25 décembre et le 1er janvier.
Déclaration relative aux négociations salariales
Au moment de lembauche une personne ne peut être placée au sommet de léchelle salariale offert que si elle prouve quelle possède lensemble ou la plupart des atouts. Veuillez noter que le salaire affiché comprend un prime de 5% pour les employées candidate réside dans la ville de Toronto.
Énoncé dégalité daccès à lemploi
La Fondation McConnell travaille à renforcer sa culture dinclusion et souhaite que son équipe soit le reflet de sa mission pour une société plus inclusive résiliente et durable. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes autochtones noires racisées de femmes de personnes non binaires et non conformes au genre de personnes appartenant à la communauté 2ELGBTQQIA de personnes en situation de handicap (visible ou invisible) de personnes nouvellement arrivées au Canada.
Notre équipe de recrutement prendra en compte les statuts décrits ci-dessus tout au long du processus de recrutement. Nous vous invitons donc à vous auto-identifier dans votre dossier de candidature si lune ou plusieurs de ces catégories sappliquent à vous.
Accessibilité
Notre milieu de travail et notre processus dembauche sont inclusifs et accessibles pour toute personne ayant des besoins particuliers tant au niveau de laccessibilité que des mesures dadaptation. Nous vous soutiendrons tout au long du cycle de vie de votre emploi chez nous. Nous demandons à toutes les personnes présentant une candidature de bien vouloir indiquer leurs besoins en matière dadaptation en envoyant un courriel à pour nous permettre de mettre en place les conditions nécessaires à leur pleine participation au processus dembauche. Les renseignements reçus quant aux statuts provenant de lauto-déclaration ainsi quaux mesures dadaptation pouvant sy rattacher demeureront confidentiels.
Confidentialité
En postulant pour cette offre demploi vous consentez dune façon libre et éclairée à ce que tous les renseignements que vous avez communiqués à la Fondation McConnell soient consignés dans un dossier qui sera créé à propos de votre candidature pour ce poste ou pour tout autre poste similaire. Vous reconnaissez que le dossier qui sera constitué sur votre candidature sera accessible aux personnes de lentreprise impliquée dans le processus dembauche uniquement. Il sera ensuite conservé dans la base de données des personnes candidates de la Fondation conformément à sa politique de confidentialité durant cinq ans à moins que vous en demandiez par écrit la destruction. Vous autorisez également la Fondation McConnell à communiquer avec les personnes nommées comme personnes références afin dobtenir des évaluations de votre rendement et des opinions sur votre travail lors des expériences demploi.
Required Experience:
IC
