Assistant(e) exécutif(ve)

Votre rôle à titre de Assistant(e) exécutif(ve)

Nous sommes à la recherche dune personne exceptionnellement organisée proactive et axée sur le service pour occuper le poste dAdjoint(e) exécutif(ve) dans le cadre dun remplacement de congé maternité de 12 mois. afin dépauler les membres de la haute direction de Dialogue. Vous jouerez un rôle clé pour permettre à nos dirigeants dexceller dans leurs fonctions tout en créant une expérience au bureau chaleureuse harmonieuse et collaborative pour les employés et les invités. Ce poste exige une présence à nos bureaux de Montréal 4 jours par semaine afin de répondre à la fois aux besoins de la direction et aux opérations du bureau.

Vos responsabilités

Soutien à la direction

• Gérer les agendas et les horaires complexes de deux membres de la haute direction ce qui inclut la coordination des réunions la réservation de salles la logistique des visioconférences et lorganisation des déplacements.
• Assurer le suivi des boîtes de réception et des courriels en rédigeant et en répondant au nom des dirigeants lorsque nécessaire.
• Préparer les documents de briefing les communications internes les présentations et la documentation requise.
• Traiter les comptes de dépenses la gestion des contacts lapprovisionnement et lacheminement des contrats.
• Coordonner la participation de la direction aux réunions internes aux initiatives à léchelle de lentreprise et aux engagements externes.
• Faire preuve de jugement de discrétion et de confidentialité en tout temps.
• Offrir un soutien personnel occasionnel selon les besoins.
• Identifier de manière proactive les opportunités doptimiser les outils et les processus administratifs.

Soutien au bureau de Montréal

• Coordonner les événements internes les réunions et les activités en présentiel qui contribuent à une culture déquipe dynamique.
• Offrir un soutien technique de base pour les outils de bureau les salles Zoom léquipement de conférence et les systèmes daccueil des visiteurs.
• Accueillir les employés et les invités en veillant à offrir une expérience professionnelle et soignée au bureau.

Nous aimerions beaucoup vous rencontrer si vous possédez

• 3 ans ou plus dexpérience directe en soutien à la direction idéalement auprès de hauts dirigeants dans un environnement dynamique et évolutif.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite en français et en anglais.
• Intelligence émotionnelle élevée empathie générosité et un véritable plaisir à aider les autres à réussir.
• Capacité à anticiper les besoins et à faire preuve dinitiative avec un minimum de supervision.
• Fortes compétences organisationnelles souci du détail et aptitude à gérer plusieurs priorités de front.
• Professionnalisme éprouvé discrétion et aisance à traiter des informations confidentielles ou sensibles.
• Aisance technologique : Suite Google systèmes de visioconférence salles Zoom outils dapprovisionnement etc.
• Attitude positive axée sur le service et lesprit de collaboration.
• Disponibilité pour travailler sur place 4 jours par semaine afin de soutenir la direction et le bureau.

Chez Dialogue votre bien-être est notre priorité.

Prendre soin des autres cest aussi prendre soin de notre équipe!Selon votre rôle et votre statut demploi vous pourriez avoir accès aux avantages suivants :

• Accès à lapplication Dialogue et au soutien virtuel en santé mentale pour vous et votre famille
• Assurance entièrement couverte compte de dépenses pour la santé couverture dentaire et remboursement de bien-être
• 4 semaines de vacances 9 journées de bien-être et 1 journée de bénévolat
• Possibilité de travailler à létranger jusquà 4 semaines par année
• Programmes dincitation primes de référencement et cotisation équivalente au REER
• Apprentissage via Coursera budget de formation externe et programme de mentorat
• Prestation facultative pour le congé parental