Administrateurrice nationale des opérations

TITRE DU POSTE : Administrateurrice nationale des opérations

CONDITIONS:

• Poste temporaire à temps plein (34 heures par semaine du lundi au jeudi) (remplacement pour congé de maternité)
• Période : du 17 août 2026 au 2 septembre 2027 (environ 1 an)
• Ce poste peut nécessiter des déplacements.

LIEU: À proximité de notre bureau de Vancouver (territoires de xʷməθkʷəyəm Sḵwxwú7mesh et səlilwətaɬ). Une disponibilité est requise pour soutenir les opérations nationales dans lensemble des bureaux de la FDS.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le poste est hybride et combine le télétravail avec une journée obligatoire par semaine au bureau. Veuillez noter que cette exigence devrait éventuellement passer à deux journées de présence au bureau par semaine.

SOUS LA RESPONSABILITÉ DE:  a gestionnaire principale opérations stratégiques

TYPE: Poste syndiqué

SALAIRE : 63 825 $ (Administrateur(trice) niveau 2 échelon 1)

DATE LIMITE POUR POSTULER : Mardi 28 juillet 2026 9 h heure du Pacifique (HP) / 12 h heure de lEst (HE)

DATE DENTRÉE EN FONCTION IDÉALE : 17 août 2026

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Administration nationale des opérations

• Travailler en étroite collaboration avec la personne gestionnaire principale Opérations stratégiques afin de soutenir les priorités opérationnelles nationales coordonner les processus assignés maintenir la documentation opérationnelle soutenir ladministration budgétaire et faire progresser les travaux interfonctionnels dans les bureaux de la FDS.
• Administrer les processus opérationnels nationaux assignés dans les bureaux de Vancouver Toronto et Montréal en veillant au suivi et à lachèvement des demandes dossiers approbations fournisseurs factures processus daccès et activités de suivi.
• Surveiller et gérer la boîte de réception partagée du soutien administratif notamment les demandes du personnel les demandes de fournisseurs lacheminement des factures les enjeux liés aux installations les commentaires sur les bureaux et les suivis opérationnels.
• Maintenir à jour les procédures opérationnelles approuvées les consignes de bureau les formulaires les listes de vérification les listes de contacts les outils de suivi les calendriers et les guides destinés au personnel afin que les processus demeurent actuels accessibles et appliqués de manière uniforme.
• Repérer les problèmes récurrents les lacunes procédurales les besoins en services les risques liés aux flux de travail ou les points nécessitant une décision et les porter à lattention de la personne gestionnaire principale.
• Fournir un soutien administratif aux plans de travail des opérations nationales aux processus récurrents et aux projets des Opérations stratégiques assignés.

Soutien à ladministration budgétaire

• Administrer les processus budgétaires attribués aux Opérations stratégiques et les activités financières connexes en collaboration avec léquipe des finances notamment le suivi des coûts la surveillance des dépenses récurrentes le rapprochement des dépenses le traitement mensuel des cartes de crédit les contrats de fournisseurs le suivi des factures les approbations la codification et létat des paiements.
• Coordonner le traitement des factures liées aux activités administratives aux installations aux opérations à lentreposage documentaire aux rénovations et aux projets de bureau tout en assurant le suivi des dépenses pour maintenir le respect des budgets.
• Identifier et signaler à la personne gestionnaire principale tout écart de facturation changement de coût retard dapprobation information manquante facturation en double problème de service ou risque lié aux budgets fournisseurs factures ou approbations.

Mise en œuvre et administration de la gestion documentaire

• Soutenir la mise en œuvre et ladministration de la gestion documentaire pour les documents physiques et numériques de lorganisation y compris les dossiers conservés chez Iron Mountain et dans des installations externes.
• Maintenir les inventaires de dossiers registres dentreposage documents de récupération registres de destruction suivis de numérisation et autres outils connexes; suivre les coûts dentreposage les activités de récupération les destructions confidentielles et les dépenses liées à la numérisation.
• Soutenir les initiatives damélioration du cycle de vie documentaire notamment loptimisation de lentreposage le nettoyage des dossiers la préparation à la numérisation les examens annuels des dossiers et les mesures de contrôle des coûts.
• Participer à lélaboration et au maintien dune procédure normalisée de gestion documentaire comprenant le suivi des dossiers les demandes de récupération les demandes de numérisation les approbations de destruction et les flux de travail associés.
• Coordonner les questions relatives aux dossiers avec les responsables des services concernés et transmettre à la personne gestionnaire principale toute question relative à la propriété des dossiers à la confidentialité à la conservation aux coûts ou aux approbations de destruction.
• Soutenir les projets de numérisation en coordonnant la logistique avec les fournisseurs en préparant les dossiers à examiner en assurant le suivi des projets en maintenant la documentation pertinente et en effectuant les suivis requis.66 67 68Administration des activités de lobbying
• Administrer les processus attribués liés au lobbying fédéral et provincial notamment les calendriers de déclaration les formulaires internes les registres et les dossiers administratifs connexes.
• Maintenir et mettre à jour les formulaires internes de déclaration en veillant à leur exactitude leur accessibilité et leur conformité aux exigences en vigueur. Coordonner les contributions internes suivre les échéances assurer les relances au besoin et soutenir la transmission exacte et ponctuelle des informations requises.
• Soutenir les mises à jour des registres de lobbying notamment en ce qui concerne les cadres supérieurs les lobbyistes désignés les sujets abordés les institutions concernées et toute autre information administrative connexe.
• Signaler à la personne gestionnaire principale toute information manquante risque déchéance question de déclaration ou préoccupation liée à la conformité.
• Assurer la confidentialité lexactitude et la documentation appropriée dans le traitement des renseignements liés au lobbying.

Administration des installations de la sécurité et de laccès aux bureaux

• Administrer les processus liés aux installations à la sécurité et à laccès aux bureaux dans lensemble des bureaux de la FDS y compris les demandes dentretien les réparations les communications avec les propriétaires immobiliers le suivi auprès des fournisseurs la coordination des prestataires de services les registres daccès et la documentation associée.
• Soutenir les processus liés aux systèmes dalarme aux cartes daccès à laccès aux bureaux et à la sécurité en collaboration avec les TI les gestionnaires dimmeubles et les fournisseurs de sécurité.
• Maintenir les listes daccès les listes dappels durgence les coordonnées durgence les registres de cartes daccès et la documentation connexe.
• Soutenir lintégration le départ et les changements de rôle du personnel dans toutes les régions en ce qui concerne linstallation et laccès aux bureaux notamment les cartes daccès les codes dalarme les outils de réservation de postes de travail le courrier la téléphonie les visites des bureaux les ententes relatives aux bureaux dégagés et aux clés ainsi que les procédures de travail.
• Soutenir les démarches liées aux permis dexploitation permis dalarme certificats dassurance coordonnées durgence et autres processus administratifs récurrents liés aux installations.
• Transmettre à la personne gestionnaire principale toute question liée aux installations à la sécurité aux accès aux approbations aux coûts ou aux décisions.
• Soutenir les opérations quotidiennes du siège social de Vancouver notamment les fournitures de bureau les fournitures de cuisine le courrier les services de messagerie les espaces communs les relations avec limmeuble ainsi que les suivis auprès des fournisseurs.

Soutien au milieu de travail hybride et à lutilisation des bureaux

• Administrer et maintenir les processus approuvés liés au travail hybride dans les bureaux de la FDS notamment les outils de réservation de postes les procédures relatives aux espaces partagés les pratiques de bureau dégagé les procédures pour les visiteurs et les événements internes les listes de vérification les renseignements sur les fournisseurs les consignes dutilisation des bureaux et les communications opérationnelles destinées au personnel.
• Fournir un soutien principal sur le terrain au siège social de Vancouver dans le cadre des opérations du milieu de travail hybride de la FDS notamment la préparation des espaces partagés les procédures dutilisation des bureaux laccueil des visiteurs les consignes destinées au personnel et lutilisation des outils approuvés.
• Maintenir les guides approuvés dutilisation des bureaux et les renseignements sur les fournisseurs conformément aux politiques opérationnelles de la FDS et soutenir le personnel dans lapplication des procédures approuvées.
• Orienter le personnel vers les canaux de soutien TI appropriés pour toute question liée à la technologie aux équipements audiovisuels aux réunions hybrides à linstallation déquipements ou au dépannage.
• Assurer le suivi des enjeux récurrents liés au travail hybride des commentaires du personnel des préoccupations relatives à lutilisation des bureaux des lacunes procédurales et des besoins de mise en œuvre puis signaler les tendances ou risques à la personne gestionnaire principale.
• Soutenir la mise en œuvre des améliorations du milieu de travail hybride notamment la signalisation les mises à jour des systèmes de réservation les procédures dutilisation lorientation dans les espaces les fournitures de travail les outils partagés et la documentation opérationnelle associée.

Soutien aux projets de rénovation de réaménagement et daménagement de bureaux

• Coordonner et soutenir les projets de rénovation de réaménagement de relocalisation et damélioration des installations conformément aux plans approuvés.
• Agir comme point central de coordination entre les parties prenantes internes les fournisseurs les entrepreneures les propriétaires immobiliers et les prestataires de services.
• Assurer le suivi de lavancement des projets des échéanciers et des livrables ainsi que la gestion des processus administratifs notamment le suivi des coûts lacheminement des factures le suivi des déficiences et les communications destinées au personnel.
• Veiller à ce que les suivis auprès des fournisseurs des personnes approbatrices et de léquipe des finances soient réalisés en temps opportun afin de maintenir lavancement des services de la documentation des approbations et des paiements.
• Soutenir ladministration budgétaire des projets en assurant le suivi des coûts par rapport aux budgets approuvés en maintenant la documentation des factures et des fournisseurs en identifiant les écarts de facturation ou les changements de coûts et en signalant toute problématique budgétaire à la personne gestionnaire principale.
• Identifier et signaler les risques liés aux projets les retards les déficiences non résolues les préoccupations financières ou les décisions nécessitant lintervention de la personne gestionnaire principale.

Santé et sécurité au travail et préparation aux situations durgence

• Participer au comité de santé et sécurité au travail de la FDS à titre de représentante du bureau de Vancouver.
• Soutenir les processus de santé et sécurité du bureau de Vancouver notamment les exercices dévacuation les inspections SST la documentation des procédures durgence lacheminement des rapports dincident les registres de visiteurs et les communications en matière de sécurité.
• Maintenir à jour les documents liés aux premiers soins aux DEA aux contacts durgence aux registres de visiteurs et à la sécurité des bureaux selon les responsabilités attribuées.
• Soutenir les visites dorientation en matière de sécurité pour les nouvelles personnes employées en collaboration avec la SST les PC&E et les TI notamment concernant les sorties de secours extincteurs points de rassemblement trousses de premiers soins DEA membres du comité SST secouristes et responsables dévacuation.
• Soutenir ladministration et le classement des formulaires de rapport SST et de la documentation connexe.
• Signaler les enjeux de sécurité de préparation aux urgences ou de documentation à la personne gestionnaire principale et/ou au comité SST selon le cas.

Qualifications :

Nous savons que lexpérience peut prendre différentes formes. Parlez-nous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes :

• Diplôme détudes postsecondaires certificat formation pertinente ou expérience équivalente en administration opérations gestion des installations gestion documentaire coordination de projets ou domaine connexe.
• Au moins deux années dexpérience en administration des opérations administration de bureau administration des installations gestion documentaire coordination de fournisseurs soutien à ladministration budgétaire ou fonctions administratives similaires.
• Au moins deux années dexpérience dans ladministration de processus comportant de multiples composantes incluant des fournisseurs factures calendriers approbations systèmes daccès enjeux liés aux installations dossiers données de déclaration outils de gestion de bureau ou documentation opérationnelle.
• Une expérience dans des environnements multisites interrégionaux interfonctionnels sans but lucratif caritatifs syndiqués ou axés sur une mission constitue un atout.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques numériques et des systèmes dinformation notamment Microsoft Office SharePoint Teams Outlook les boîtes de réception partagées les formulaires les outils de gestion de données les logiciels de messagerie et les navigateurs Web.
• Certification en premiers soins et RCR ainsi que la maîtrise du français ou dune autre langue seconde constituent des atouts.

CE QUE VOUS APPORTEZ AU RÔLE 

• Solide jugement administratif initiative et capacité à assurer le suivi.
• Excellentes aptitudes relationnelles et interpersonnelles avec une approche axée sur léquité dans la collaboration la résolution de problèmes létablissement de relations de confiance et le travail avec les équipes fournisseurs propriétaires prestataires de services et partenaires internes.
• Engagement envers léquité laccessibilité la réconciliation la durabilité et les pratiques de travail alignées sur les valeurs de lorganisation ainsi que la capacité dappliquer cette perspective aux espaces partagés aux procédures de travail aux guides destinés au personnel et aux opérations quotidiennes.
• Capacité à travailler de manière autonome à anticiper les besoins à repérer les lacunes et à faire progresser les processus assignés avec un minimum de supervision.
• Excellentes capacités dorganisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs priorités échéances dossiers approbations et détails opérationnels.
• Solides compétences en résolution de problèmes avec la capacité de repérer rapidement les enjeux de proposer des solutions réalistes dassurer les suivis appropriés et descalader les risques ou décisions au besoin.
• Communication claire professionnelle et orientée vers le service incluant la capacité dexpliquer les processus et attentes opérationnels dans un langage accessible et concret.
• Jugement sûr discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement dinformations sensibles urgentes liées à la conformité ou aux coûts.
• Capacité à soutenir des processus interfonctionnels avec les équipes des finances et opérations des TI des PC&E les équipes de personnel les fournisseurs les propriétaires immobiliers et les prestataires de services.

Informations complémentaires :

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire compétitif et un ensemble davantages sociaux généreux
• Possibilités de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilité de contribuer à lamélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui sy trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à ladresse suivante : Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de léquité et de la diversité et de la création dun lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant léquité en particulier les Autochtones et les personnes racialisées les membres des communautés 2ELGBTQIA les personnes trans et de la pluralité des genres les femmes et les personnes ayant un handicap une maladie chronique et/ou une neurodiversité.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time