Adjointe administrative et aux offres de service

Au sein de léquipe de la Vice-présidence Aménagement Environnement et Sciences de la Terre :

Vos responsabilités

• Assurer la préparation et la coordination des offres de services professionnelles qui lui sont confiées à léchelle du Québec et du Canada en collaboration avec les équipes internes;
• Rassembler et vérifier lensemble des documents administratifs et de conformité requis pour les offres de services afin de garantir des dépôts complets et conformes;
• Veiller au respect des échéanciers liés aux offres de services incluant leur transmission dans les délais et selon les exigences des appels doffres;
• Participer à lélaboration et à la traduction (français vers langlais) de divers documents notamment des textes de présentation des curriculums vitae et des fiches projets;
• Effectuer la révision linguistique et la mise en page de documents (offres de services rapports notes techniques etc.) en français et en anglais en assurant la qualité rédactionnelle ainsi que le respect des normes graphiques de lentreprise;
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers administratifs liés aux appels doffres ainsi quaux projets en cours;
• Préparer et concevoir des présentations (PowerPoint In Design ou autres outils);
• Gérer larchivage et le classement des offres de services des rapports et de la documentation associée aux divers dossiers;
• Offrir un soutien administratif aux professionnels et aux agentes de gestion contractuelle notamment lors de louverture et du suivi des dossiers;
• Appliquer les procédures et standards du système de gestion de la qualité (ISO 9001:2015).

Qualifications :

Votre profil

• Diplôme détudes collégiales en bureautique ou secrétariat avec un minimum de 5 ans dexpérience avec compétence en rédaction et communication;
• Expérience pertinente dans un poste similaire est un atout;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et Adobe Acrobat In Design (un atout);
• Excellente maîtrise des langues française et anglaise (écrit et parlé) (La maîtrise de langlais parlé et écrit est requise (Traduction pour de la clientèle située à lextérieur de la province du Québec - 25% de la clientèle hors-Québec de la vice-présidence);
• Expérience requise en préparation doffres de service;
• Discrétion et débrouillardise;
• Sens de lorganisation et facilité à communiquer;
• Sens des priorités et de la gestion des échéanciers et de la pression qui y est associé.

Informations complémentaires :

Vos avantages

• Régime dépargne-retraite avec contribution de lemployeur ;
• Remboursement des frais de cotisation professionnelle ;
• Politique de télétravail avec allocation de 500$ ;
• Programme dassurance collective dès le premier jour incluant la télémédecine ;
• Compte de gestion santé ;
• Programme daide aux employés et à la famille (PAEF) ;
• Flexibilité dhoraire ;
• Banque dheures pour les employés à salaire horaire ;
• Formations continues ;
• Opportunités de développement de carrière ;
• Club social et rabais corporatif ;
• Initiatives en santé et mieux-être.

Veuillez noter quArtelia souscrit au programme daccès à légalité en emploi et invite les femmes les membres de minorités visibles les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures dadaptation sont offertes sur demande.

#LI-SB1

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time