موظف الإستقبال

● الترحيب بالضيوف والترحيب بهم بمجرد وصولهم إلى المكتب
● توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين
● الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها
● الكفاءة في إرسال رسائل البريد الإلكتروني
● التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وحسنة المظهر، وتحتوي على جميع القرطاسية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والنماذج والكتيبات)
● توفير المعلومات الأساسية والدقيقة شخصيًا وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني
● استلام وفرز وتوزيع البريد اليومي/التسليمات
● الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (سجل المراقبة، وإصدار شارات الزائرين)
● طلب لوازم المكتب الأمامي والاحتفاظ بالمخزون
● تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات
● ترتيب السفر والإقامة، وإعداد القسائم
● أداء واجبات موظف الاستقبال الكتابية الأخرى مثل حفظ الملفات والتصوير والنسخ ورسائل البريد الإلكتروني
● ثبت خبرة العمل كموظف استقبال، ممثل المكتب الأمامي أو دور مماثل
● الكفاءة في Microsoft Office Suite
● خبرة عملية في استخدام المعدات المكتبية (الطابعات)
● الموقف والمظهر المهني
● القدرة على الحيلة والاستباقية عند ظهور المشكلات
● مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام
● موقف خدمة العملاء
● التحدث بلباقة
● تحديد المواعيد لجميع الموظفين أو لموظفين محددين، مثل المديرين التنفيذيين
● الرد على كافة استفسارات العملاء بطريقة مهذبة وفي الوقت المناسب
● إدارة توفر غرفة الاجتماعات
● مساعدة فريق الموارد البشرية في عمليات التوظيف والتأهيل وإنهاء الخدمة
● ماهر في تحديد الأولويات والجدولة وتعدد المهام
● جدولة المواعيد.
● قادر على المساهمة بشكل إيجابي كجزء من فريق، والمساعدة في مختلف المهام كما هو مطلوب.
● تقديم المشورة بشأن السياسات والإجراءات.