مساعد المكتب

دعم الخدمات اللوجستية المتعلقة بمسارات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والمطاعم وخدمات تأجير السيارات، وإجراء تحديثات الحجز الضرورية وفي الوقت المناسب لاستيعاب التغييرات (التغييرات) في مسارات السفر.
إعداد وتقديم طلبات الشراء التشغيلية للموافقة عليها عبر TAMIS.
الدعم في إعداد العقود مع البائعين والحفاظ على العقود بعد منحها،
الحفاظ على نظام حفظ منهجي للنسخ الإلكترونية لجميع المشتريات والتأكد من أن جميع المستندات محدثة وكاملة.
المساعدة في تنظيم لجان العطاءات لاحتياجات المشتريات التشغيلية.
دعم إعداد سجلات الشراء.
مسؤول عن التحقق من تسليمات المشتريات والخدمات اللوجستية ودعم عملية الدفع بالتعاون مع فريق المشتريات والتمويل.
تحديث قاعدة بيانات البائعين بانتظام وحسب الحاجة.
التحقق من اكتمال عمليات التسليم وإتمامها في الوقت المناسب.
بالتنسيق مع فريق المشتريات، قم بتطوير طلب تقديم العروض/أسئلة لاتفاقيات الشراء الفردية والشاملة.
إجراء فحوصات البائع للاستبعاد.
تقديم المساعدة في الموقع أثناء الأحداث كما هو مطلوب.
المشاركة في عملية تقييم البائعين وتقديم الدعم لأعضاء لجنة المشتريات.
دعم إدارة المخزون والتوثيق.
أداء واجبات أخرى يكلفه بها مدير الشؤون المالية والعمليات.