مساعد

ويقدم المساعد الدعم الإداري للموظفين، بما في ذلك ترتيبات السفر ومساعدة السكرتارية في إعداد المشروع.

المسؤوليات والمسؤوليات

فحص المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل وتمريرها حسب الاقتضاء، مما يوفر خدمة احترافية أمام المنزل.
توزيع البريد وإرسال رسائل الفاكس لضمان وصول المراسلات الصحيحة إلى الموظف الصحيح في البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية.
إدارة مذكرات المصرفيين إذا لزم الأمر للمساعدة في حسن سير العمل في المكتب وجداول أصحاب المصلحة الرئيسيين.
إثبات قراءة وصياغة المراسلات التجارية الروتينية لتوقيع المصرفي وتحريرها وتصويرها ومسحها ضوئيًا وتجليد المستندات؛
تنظيم المكالمات الجماعية ومؤتمرات الفيديو والاجتماعات الخارجية والداخلية.
ترتيبات السفر لرحلات العمل المختلفة، بما في ذلك ترتيبات التأشيرات وإعداد ECFs ومتابعة عملية السداد
تقديم الدعم الإداري في إعداد المشروع / العناية الواجبة / المراقبة: تحديث قواعد بيانات المشروع وحفظ وثائق المشروع، وإعداد نماذج طلب العقد، والتواصل مع فريق TC
الحفاظ على نظام حفظ الملفات لضمان الاسترجاع الفوري للمعلومات المحدثة (رابط المشروع)
تحديث إدخالات DTM وفقًا لمحضر ومذكرة OPSCOM؛
إعداد OpsCom: تنظيم وصلة الفيديو.
المساعدة في تنظيم ورش العمل والندوات، وإعداد العروض التقديمية للاجتماعات الداخلية والخارجية.
العمل مع البعثات الزائرة في المجالات ذات العلاقة
لتحل محل موظفة الاستقبال في غيابها
واجبات السكرتارية والإدارية الأخرى المخصصة عند الحاجة.
الاعتماد على RO لمساعدة اثنين أو ثلاثة محامين والتعامل مع القضايا المتعلقة بـ OGC وخاصة معالجة التوكيلات المتعلقة بالمشروع؛ معالجة الوثائق القانونية، وحفظها؛ إكمال نماذج OGC. ترجمة المستندات القصيرة (بحد أقصى 1,5-2 صفحة)
اعتمادًا على عمل RO، قد تكون هناك حاجة إلى دفعات النثرية
اعتمادًا على RO، قد يتم تعيينه للتنسيق في قضايا التأشيرة/التسجيل، والاتصال بوزارة الخارجية