مدير مكتب

العمل كشخص مسؤول عن واجبات مدير المكتب بما في ذلك: الصيانة، والبريد، واللوازم، والمعدات، والفواتير، والمهمات، وشراء العناصر المطلوبة لاجتماعات العمل أو العملاء
جدولة الاجتماعات والمواعيد
تنظيم تخطيط المكتب وطلب القرطاسية والمعدات
الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة
الشراكة مع الموارد البشرية لتحديث سياسات المكتب والحفاظ عليها حسب الضرورة
تنظيم العمليات والإجراءات المكتبية
التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات بشأن جميع المعدات المكتبية
التأكد من أن جميع العناصر يتم تحرير فواتيرها ودفعها في الوقت المحدد
إدارة مفاوضات العقود والأسعار مع بائعي المكاتب ومقدمي الخدمات وإيجار المكاتب
إدارة ميزانية G&A للمكتب، والتأكد من تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب
تقديم الدعم العام للزوار
المساعدة في عملية الإعداد للموظفين الجدد
معالجة استفسارات الموظفين فيما يتعلق بقضايا إدارة المكاتب (مثل القرطاسية والأجهزة وترتيبات السفر)
- الاتصال بموردي إدارة المرافق، بما في ذلك خدمات التنظيف وتقديم الطعام والأمن
خطط للأنشطة الداخلية والخارجية، مثل الحفلات والاحتفالات والمؤتمرات
استقبال:
إدارة احترافية وفعالة للزوار والعملاء.
المكالمات الهاتفية والرسائل والفاكسات والتوزيع، سواء على مستوى مجلس الإدارة أو مركز الاتصال.
السعاة والبريد - المعالجة والتوزيع والتقارير.
سجلات الاستقبال العامة لقاعات الاجتماعات والمقصف والمعدات وغيرها.
تحديثات وتوزيع قوائم الاتصال – الإمارات العربية المتحدة والشرق الأوسط.