مساعد الأسطول

1. المساعدة في تنسيق حركة جميع المركبات المستأجرة للبعثة المخصصة في المنظمة الدولية للهجرة في قطر. - إعداد جدول حركة المركبات اليومي بالتنسيق مع مديري البرامج ورؤساء التنفيذ.

2. مساعدة إدارة أسطول المنظمة الدولية للهجرة بما في ذلك التخصيص اليومي للمركبات، وتتبع تحركات المركبات، وصيانة دفاتر سجلات المركبات وتوفير تقارير شهرية عن عمليات الأسطول. متابعة الصيانة الدورية والسليمة والإصلاحات وتزويد الوقود وتقارير الحوادث المناسبة وظروف التشغيل الآمنة لجميع المركبات.

3. الدعم في استئجار مركبات/شاحنات إضافية كلما لزم الأمر. قم بإعداد الوثائق للدفع في الوقت المناسب لتأجير السيارات، وصيانة المعدات، والعمالة العرضية، وخدمات البريد السريع، وخدمات الإنترنت وغيرها مما قد يتم تعيينه. الحفاظ على الملفات الإدارية واللوجستية.

4. تنظيم الصيانة الدورية/إصلاح المعدات المكتبية.

5. مراقبة أداء واجبات جميع السائقين في المنظمة الدولية للهجرة في قطر.

6. مراقبة وتتبع الأصول المشتراة لمختلف المشاريع ضمن محفظة الطوارئ وكذلك الأصول المكتبية والمواد الاستهلاكية لضمان عدم وجود هدر أو احتيال أو سوء استخدام للمعدات أو المواد وعدم الاحتفاظ بمخزونات فائضة أو زائدة من المعدات.

7. التحقق من أن جميع مركبات المهمة تظل نظيفة (داخل وخارج)، وصيانتها بشكل صحيح، وإبقائها في حالة تشغيل جيدة طوال الوقت. وضع وتنفيذ نظام الصيانة الوقائية لجميع مركبات البعثة.

8. المتابعة مع موظف سلسلة التوريد للتأكد من أن المركبات المخصصة تخضع للصيانة الوقائية في الوقت المناسب وفقًا للتكرار/الجدول القياسي المحدد عبر البعثة. تأكد من إصلاح المركبات التي تحتاج إلى إصلاحات بشكل سريع وبشكل صحيح للحفاظ على توافر المركبات في أوقات الذروة.

9. الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأوراق تسجيل المركبات المستأجرة واستهلاك الوقود وتكاليف الإصلاح أو الصيانة ومراقبتها. إرسال أوراق سجل المركبات الشهرية إلى مسؤول سلسلة التوريد.

10. دعم موظف سلسلة التوريد إدارياً بتنظيم الدورات التدريبية وورش العمل لموظفي البرنامج حسب الحاجة.

11-الإبلاغ عن كافة المشاكل التي تنطوي على النقل والإرسال إلى "رئيس وحدة سلسلة التوريد" في الوقت المناسب.

12. إرسال طلبات الدفع مع الوثائق الداعمة إلى الوحدة المالية لتنفيذ المدفوعات داخل البعثة. المتابعة مع الوحدة المالية للتأكد من تسوية حسابات الموردين في الوقت المحدد.

13. تنظيم الخدمة في الوقت المناسب للمركبات المستأجرة/المنظمة الدولية للهجرة و/أو توفير وحدات بديلة عند صيانة أو إصلاح المركبات المستأجرة

14. أداء واجبات أخرى قد يتم تعيينها.