THỰC TẬP SINH CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU (DOCUMENTATION INTERN) LOGISTICS B2B-Đào tạo 6 tháng
Job Location:
Monthly Salary:
Posted:
Application Deadline:
Vacancies:
Job Summary
- Hỗ trợ kiểm tra chứng từ thương mại như Invoice Packing List Sales Contract booking confirmation và arrival notice.
- Hỗ trợ xử lý chứng từ sea/air gồm SI VGM HBL HAWB draft MBL/MAWB thông tin manifest và bộ pre-alert.
- Cập nhật dữ liệu lô hàng tình trạng chứng từ deadline và ghi chú follow-up trên tracker CRM/TMS hoặc hệ thống Zoho khi được phân công.
- Phối hợp với Sales Pricing Operations Hải quan carrier/vendor và đại lý nước ngoài dưới sự hướng dẫn của supervisor.
- Chuẩn bị folder hồ sơ đặt tên file kiểm soát phiên bản và lưu trữ chứng từ sau lô hàng để dễ truy vết.
- Escalate sớm khi thiếu thông tin sai lệch chứng từ rủi ro cut-off hoặc rủi ro trễ deadline kèm bối cảnh rõ ràng.
- Sử dụng công cụ AI được phê duyệt như ChatGPT Microsoft Copilot hoặc Zoho Zia chỉ để hỗ trợ soạn thảo tóm tắt hoặc tạo checklist; luôn có người kiểm tra trước khi dùng.
- Sinh viên mới tốt nghiệp hoặc ứng viên đầu sự nghiệp thuộc các ngành Logistics Kinh doanh quốc tế Xuất nhập khẩu Chuỗi cung ứng Ngoại thương hoặc ngành liên quan.
- Kết quả học tập từ khá trở lên tư duy logic tốt.
- Có hiểu biết nền tảng về quy trình xuất nhập khẩu Incoterms vận tải biển/hàng không và các chứng từ vận tải phổ biến.
- Cẩn thận chính trực có trách nhiệm và sẵn sàng tuân thủ SOP checklist deadline và quy định bảo mật.
- Sử dụng được Excel Word Outlook/email AI và ở mức phục vụ công việc.
- Biết sử dụng AI agent là một lợi thế
- Đọc hiểu được thuật ngữ logistics tiếng Anh cơ bản và có thể viết email chuyên nghiệp đơn giản khi được hướng dẫn. TOEIC 700 / IELTS 6.5
- Có định hướng học nghề chứng từ nghiêm túc và mong muốn phát triển lâu dài trong ngành freight forwarding.
- Đã từng thực tập làm bài tập dự án hoặc có trải nghiệm liên quan đến freight forwarding hải quan chứng từ hoặc thương mại quốc tế.
- Biết sơ bộ về HBL/HAWB booking SI VGM manifest khai báo hải quan hoặc chứng nhận xuất xứ C/O.
- Có kinh nghiệm dùng hàm tra cứu Excel CRM Zoho SharePoint Google Workspace Power Automate Canva hoặc công cụ AI.
- Đọc hiểu tiếng Anh tốt để xử lý chứng từ vận tải email hãng tàu/hãng bay và trao đổi với đại lý nước ngoài.
- Được học chứng từ logistics qua hồ sơ lô hàng thực tế không chỉ học lý thuyết.
- Có lộ trình rõ từ Intern lên Documentation Executive khi độ chính xác kỷ luật deadline và tiến độ học tập đạt chuẩn.
- Được tiếp xúc với sea freight air freight phối hợp hải quan booking và trao đổi với đại lý nước ngoài.
- Có roadmap 90-180 ngày KPI hàng tháng và review từ supervisor để biết rõ cần cải thiện ở đâu.
- Được xây thói quen làm việc số và AI-assisted từ sớm nhưng vẫn gắn với bảo mật và kiểm soát rủi ro.
- Làm việc thực tế cùng Sales Pricing Operations Hải quan và các vai trò chăm sóc khách hàng trong công ty freight forwarding đang tăng trưởng.
- Phụ cấp ăn trưa: 40.000đ/ngày
- Hỗ trợ xăng xe: 300.000đ/tháng
- Gửi xe miễn phí
- Cung cấp thiết bị làm việc
Required Skills:
Ứng viên cần có khả năng thực thi công việc chính xác hiệu quả và kiểm soát tốt rủi ro: Thành thạo khai báo trên ECUS5/VNACCS và có khả năng kiểm tra lỗi trước khi lên tờ khai để giảm rủi ro sửa đổi chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí. Có kỹ năng kiểm tra bộ chứng từ kỹ lưỡng phát hiện sớm các điểm chưa khớp giữa dữ liệu thương mại vận tải và hải quan. Có khả năng điều phối nhiều đầu việc cùng lúc giữa khách hàng hãng tàu/airline kho cảng đội xe kế toán và cơ quan chức năng mà vẫn giữ được tiến độ và thứ tự ưu tiên. Giao tiếp tốt qua điện thoại và email; có thể cập nhật tiến độ ngắn gọn rõ ràng có trọng tâm cho khách hàng và đối tác trong nước/quốc tế. Sử dụng tốt Excel và phần mềm quản lý logistics/SMS/Smartlog/ELSA hoặc hệ thống tương đương để cập nhật lô hàng theo dõi thu chi debit hóa đơn và đề nghị thanh toán. Có khả năng báo cáo vấn đề ngắn gọn đề xuất hướng xử lý và escalate đúng thời điểm thay vì chỉ nêu lỗi mà không đưa ra phương án. Có kỹ năng ưu tiên công việc theo mức độ khẩn cấp mức độ rủi ro và ảnh hưởng tới khách hàng/doanh thu không làm việc theo thứ tự phát sinh đơn thuần. Có khả năng học nhanh hệ thống mới và làm việc tốt trong môi trường vận hành ngày càng số hóa.
