94 Operational Stakeholder Engagement Manager

Purpose of the post

AsOperational Stakeholder Manageryouwill:

• Support public affairs and stakeholder engagement activity across the IMA helping to deliver the organisations role in promoting and monitoring rights under the Withdrawal Agreements.
• Contribute to the coordination and attendance of stakeholder meetings and engagement events including in-person activities ensuring agreed processes are followed and relevant information is gathered for briefings and shared withappropriate teams.
• Assistinidentifyingopportunities to raise awareness of the IMAs work with parliamentarians and relevant committees supporting wider public affairs engagement.
• Build andmaintaineffective working relationships with key stakeholders includingstakeholder contacts across government and relevant external organisationsand other contacts ensuring engagement activity is well supported and collaborative.
• Monitor and analyse matters raised through plenary meetings committee hearings and other relevant proceedings relating to the IMAs remit.
• Work closely with internal teams such as Secretariat and Communications to help ensure a coordinated and well-documented approach to stakeholder and public affairs activity in line with knowledge and information management requirement.
• Accurately record and share information through agreed systems to support effective stakeholder engagement processes across the IMA.
• Represent the IMA at external meetings and events promoting the organisations work and role in protecting citizens rights.
• Assistwith the development and maintenance of Memoranda of Understanding (MOUs) to support effective engagement with stakeholders.
• Help implement wider stakeholder engagement activities including engagement with citizens representative groups public authorities and devolved administrations.
• Support the delivery and communication of operational activity by helping to prepare briefings and correspondence for senior leaders and ensuring stakeholder engagement activity is effectively recorded andretained.
• Work collaboratively with colleagues across Operations Legal Governance & Corporate Services and Communications to ensure engagement is well-coordinated and aligned with organisationalobjectives.
• Work with senior colleagues to support delivery of agreed stakeholder engagement priorities providingtimelyupdates stakeholder insightand briefing materialand supporting the team in delivering its operational responsibilities.

The postholder will work under the direction of the Operational Stakeholder Engagement Lead (Grade 7) and within priorities and frameworks set by the Deputy Director Operational Stakeholder Engagement (Grade 6).

To be successful in this role it is likely thatyoullbesomeonewho:

• Demonstrates initiative and the ability to work independently consistently meeting deadlines and making sound decisions within agreed guidance and delegated authority.
• Shows resilience when providing robust inputchallengeand recommendations to colleagues particularly in the context of supporting public affairs engagement managing stakeholder relationships and coordinating activities across internal teams.
• Demonstrates a strong understanding of the UK system of governmentParliamentand devolved administrations including the role of Ministers senior officials and parliamentary committees and how these interact with public bodies.
• Possesses excellent communication skills and a keen political awareness adept atidentifyingand sustaining key stakeholder relationships and adapting messages to different audiences.
• Is a skilled communicator who can effectively convey the IMAs narrative tailoring messages to inform and engage stakeholders and service users in line with agreed communications and engagement plans.
• Uses evidence and stakeholder insight toidentifythemes issues and opportunities producing clear options and recommendations for senior colleagues and escalating sensitivenovelor high-risk matters appropriately.
• Supports a positive team culture through effective collaboration knowledgesharingand continuous improvement of stakeholder engagement processes.
• Encourages cross-team collaboration and helps to embed best practice.

Main Duties andResponsibilities

• Support public affairs and stakeholder engagement activity across the IMA contributing to delivery of the organisations role in promoting and monitoring rights under the Withdrawal Agreements.
• Coordinate and attend stakeholder meetings and engagement events includingin personactivity ensuring agreed processes are followed. This includes gathering information for briefings and completing actions to share outputs with relevant teams.
• Support public affairs engagement by helping toidentifyopportunities to raise awareness of the IMAs work with parliamentarians and relevant committees andassistingwith engagement activity.
• Build andmaintaineffective working relationships with key stakeholders includingrelevant parliamentary government and external stakeholdercontacts to supportdelivery of agreedengagement activityand ensureappropriate coordinationwith senior colleagues.
• Work collaboratively with internal teams including Secretariat and Communications to ensure a coordinated andwell documentedapproach to stakeholder and public affairs activity in line with knowledge and information management (KIM) requirements.
• Represent the IMA at external meetings and eventsat an operational level promoting the organisations work and role in protecting citizens rightsin line with agreed lines engagementplansand delegated authority escalating sensitiveor high-riskissues asappropriate.
• Support wider stakeholder engagement activity including engagement with citizens representative groups publicauthoritiesand devolved administrations.
• Help implement andmaintaineffective stakeholder engagement processes across the IMA ensuring information is accurately recorded and shared through agreed systems.
• Assistwith the development and maintenance of Memoranda of Understanding (MOUs) to support effective engagement with stakeholders coordinating inputs trackingactionsandmaintainingversion control and records.
• Providetimelyupdates and contributions to briefings for senior staff and the Executive Team through the Operational Stakeholder Engagement Leadon stakeholder engagement activity and emerging issues including summarising key themes risks and opportunities and proposing practical next steps within agreed guidance.
• Monitor and analyse matters raised at plenary meetings committee hearings and similar forums that relate to the IMAs work highlighting relevant implications for operational delivery and escalating where issues are novelsensitiveor cross-cutting.

The duties/responsibilities listed above describe the post and are not intended to be exhaustive.

Essential Skills

• Ability to build manage and sustain effective relationships with a diverse range of internal and external stakeholders.
• Understanding of parliamentary andpublic-sectorenvironments with the ability to support engagement with parliamentarians and committees.
• Strong written and verbal communication skills including producing clear briefings and updates for senior leaders.
• Ability to plan coordinate and follow up stakeholder meetings and engagement activities efficiently and accurately.
• Proven ability to work effectively with internal teams to deliver a coordinated andjoined upengagement approach.
• Confidence inrepresentingthe organisation externally and explaining its role and priorities clearly and crediblywithin agreed lines and delegated authority
• Ability to improve engagement materials/tools and approaches within agreed plans. Strong attention to detail in recording managing and sharing stakeholder information in line with KIM requirements.
• Ability toidentifyemerging issues from engagement activity and providetimely proportionate updates to senior staff.

Behaviours

Well assess you against these behaviours during the selection process:

• Working Together (Lead behaviour)
• Seeing the Bigger Picture
• Communicating and Influencing
• Delivering at Pace

Please refer to ourcandidate packfor further information about the role and the IMA.

Pwrpas y Swydd

Fel Rheolwr Gweithredol Ymgysylltu â Rhanddeiliaid byddwch yn:

• Cefnogi gweithgareddau materion cyhoeddus ac ymgysylltu â rhanddeiliaid ar draws yr IMA gan helpu i gyflawni rôl y sefydliad wrth hyrwyddo a monitro hawliau o dan y Cytundebau Ymadael.
• Cyfrannu at gydlynu a mynychu cyfarfodydd rhanddeiliaid a digwyddiadau ymgysylltu gan gynnwys gweithgareddau wyneb yn wyneb gan sicrhau bod prosesau y cytunwyd arnynt yn cael eu dilyn a bod gwybodaeth berthnasol yn cael ei chasglu ar gyfer sesiynau briffio ac yn cael ei rhannu âr timau priodol.
• Cynorthwyo i nodi cyfleoedd i godi ymwybyddiaeth o waith yr IMA gyda seneddwyr a phwyllgorau perthnasol gan gefnogi ymgysylltiad ehangach â materion cyhoeddus.
• Adeiladu a chynnal perthnasoedd gwaith effeithiol â rhanddeiliaid allweddol gan gynnwys cysylltiadau â rhanddeiliaid ar draws y llywodraeth a sefydliadau allanol perthnasol a chysylltiadau eraill gan sicrhau bod gweithgareddau ymgysylltu yn cael eu cefnogin dda ac yn gydweithredol.
• Monitro a dadansoddi materion a godwyd trwy gyfarfodydd llawn gwrandawiadau pwyllgorau ac achosion perthnasol eraill syn ymwneud â chylch gwaith yr IMA.
• Gweithion agos â thimau mewnol fel yr Ysgrifenyddiaeth a Chyfathrebu i helpu i sicrhau dull cydlynol a dogfennedig o ymdrin â gweithgareddau rhanddeiliaid a materion cyhoeddus yn unol âr gofyniad rheoli gwybodaeth a hysbysrwydd.
• Cofnodi a rhannu gwybodaeth yn gywir trwy systemau y cytunwyd arnynt i gefnogi prosesau ymgysylltu â rhanddeiliaid effeithiol ar draws yr IMA.
• Cynrychiolir IMA mewn cyfarfodydd a digwyddiadau allanol gan hyrwyddo gwaith a rôl y sefydliad wrth ddiogelu hawliau dinasyddion.
• Cynorthwyo gydar gwaith o ddatblygu a chynnal Memoranda Cyd-ddealltwriaeth (MOU) i gefnogir gwaith o ymgysylltu â rhanddeiliaid yn effeithiol.
• Helpu i weithredu gweithgareddau ymgysylltu â rhanddeiliaid ehangach gan gynnwys ymgysylltu â dinasyddion grwpiau cynrychioliadol awdurdodau cyhoeddus a gweinyddiaethau datganoledig.
• Cefnogir gwaith o ddarparu a chyfathrebu gweithgareddau gweithredol drwy helpu i baratoi dogfennau briffio a gohebiaeth ar gyfer uwch arweinwyr a sicrhau bod gweithgareddau ymgysylltu â rhanddeiliaid yn cael eu cofnodi au cadwn effeithiol.
• Gweithio ar y cyd â chydweithwyr ar draws Gweithrediadau Cyfreithiol Llywodraethu a Gwasanaethau Corfforaethol a Chyfathrebu i sicrhau bod ymgysylltiad wedii gydlynun dda ac yn alinio â nodau sefydliadol.
• Gweithio gyda chydweithwyr uwch i gefnogir gwaith o gyflawni blaenoriaethau ymgysylltu â rhanddeiliaid y cytunwyd arnynt gan ddarparu diweddariadau amserol mewnwelediadau rhanddeiliaid a deunydd briffio a chefnogir tîm i gyflawni ei gyfrifoldebau gweithredol.

Bydd deiliad y swydd yn gweithio o dan gyfarwyddyd yr Arweinydd Gweithredol Ymgysylltu â Rhanddeiliaid (Gradd 7) ac o fewn blaenoriaethau a fframweithiau a osodir gan y Dirprwy Gyfarwyddwr Ymgysylltu â Rhanddeiliaid Gweithredol (Gradd 6).

I lwyddo yn y rôl hon bydd angen i chi fod yn unigolyn syn:

• Dangos blaengaredd ar gallu i weithion annibynnol gan gwrdd â therfynau amser yn gyson a gwneud penderfyniadau cadarn yn unol â chanllawiau ac awdurdod dirprwyol y cytunwyd arnynt.
• Dangos gwytnwch wrth ddarparu mewnbwn ac argymhellion cadarn i gydweithwyr au herio yn enwedig yng nghyd-destun cefnogi ymgysylltiad â materion cyhoeddus rheoli perthnasoedd â rhanddeiliaid ac wrth gydlynu gweithgareddau ar draws timau mewnol.
• Dangos dealltwriaeth gref o system lywodraethur DU Senedd y DU ar gweinyddiaethau datganoledig gan gynnwys rôl Gweinidogion uwch swyddogion a phwyllgorau seneddol ar ffordd y maer rhain yn rhyngweithio â chyrff cyhoeddus.
• Meddu ar sgiliau cyfathrebu ardderchog ac ymwybyddiaeth gwleidyddol amlwg yn fedrus o ran adnabod a chynnal perthnasoedd â rhanddeiliaid ac addasu negeseuon i wahanol gynulleidfaoedd.
• Gallu cyfathrebun fedrus er mwyn cyfleu naratif yr IMA yn effeithiol gan deilwra negeseuon i addysgu rhanddeiliaid a defnyddwyr gwasanaeth ac ymgysylltu â nhw yn unol â chynlluniau cyfathrebu ac ymgysylltu y cytunwyd arnynt.
• Defnyddio tystiolaeth a mewnwelediadau rhanddeiliaid i nodi themâu problemau a chyfleoedd gan gynhyrchu opsiynau ac argymhellion eglur i gydweithwyr uwch ac uwchgyfeirio materion sensitif newydd neu risg uchel yn briodol.
• Cefnogi diwylliant tîm cadarnhaol trwy gydweithio effeithiol rhannu gwybodaeth a gwelliant parhaus o brosesau ymgysylltu â rhanddeiliaid.
• Annog cydweithio ar draws timau ac syn helpu i wreiddio arferion gorau.

Prif Ddyletswyddau a Chyfrifoldebau

• Cefnogi gweithgareddau materion cyhoeddus ac ymgysylltu â rhanddeiliaid ar draws yr IMA gan gyfrannu at gyflawni rôl y sefydliad wrth hyrwyddo a monitro hawliau o dan y Cytundebau Ymadael.
• Cydlynu a mynychu cyfarfodydd rhanddeiliaid a digwyddiadau ymgysylltu gan gynnwys gweithgareddau wyneb yn wyneb gan sicrhau bod prosesau y cytunwyd arnynt yn cael eu dilyn. Mae hyn yn cynnwys casglu gwybodaeth ar gyfer sesiynau briffio a chwblhau camau i rannu allbynnau âr timau perthnasol.
• Cefnogi ymgysylltiad â materion cyhoeddus trwy helpu i nodi cyfleoedd i godi ymwybyddiaeth o waith yr IMA gyda seneddwyr a phwyllgorau perthnasol a chynorthwyo gyda gweithgareddau ymgysylltu.
• Adeiladu a chynnal perthnasoedd gwaith effeithiol â rhanddeiliaid allweddol gan gynnwys cysylltiadau perthnasol â seneddwyr y llywodraeth a rhanddeiliaid allanol i gefnogir gwaith o gyflawni gweithgareddau ymgysylltu y cytunwyd arnynt a sicrhau cydgysylltu priodol â chydweithwyr uwch.
• Gweithio ar y cyd â thimau mewnol gan gynnwys yr Ysgrifenyddiaeth a Chyfathrebu i sicrhau dull cydlynol a dogfennedig o ran gweithgareddau rhanddeiliaid a materion cyhoeddus yn unol â gofynion rheoli gwybodaeth a hysbysrwydd (KIM).
• Cynrychiolir IMA mewn cyfarfodydd a digwyddiadau allanol ar lefel weithredol gan hyrwyddo gwaith a rôl y sefydliad wrth ddiogelu hawliau dinasyddion yn unol â ffiniau cynlluniau ymgysylltu ac awdurdod dirprwyol y cytunwyd arnynt ac uwchgyfeirio materion sensitif neu risg uchel fel y bon briodol.
• Cefnogi gweithgareddau ymgysylltu â rhanddeiliaid ehangach gan gynnwys ymgysylltu â dinasyddion grwpiau cynrychioliadol awdurdodau cyhoeddus a gweinyddiaethau datganoledig.
• Helpu i weithredu a chynnal prosesau ymgysylltu â rhanddeiliaid effeithiol ar draws yr IMA gan sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei chofnodin gywir ai rhannu trwy systemau y cytunwyd arnynt.
• Cynorthwyo i ddatblygu a chynnal Memoranda Cyd-ddealltwriaeth (MOU) er mwyn cefnogi ymgysylltiad effeithiol â rhanddeiliaid cydlynu mewnbynnau olrhain camau gweithredu rheoli fersiynau a chynnal cofnodion.
• Darparu diweddariadau amserol a chyfrannu at sesiynau briffio ar gyfer uwch staff ar Tîm Gweithredol drwyr Arweinydd Gweithredol Ymgysylltu â Rhanddeiliaid ar weithgarwch ymgysylltu â rhanddeiliaid a materion syn dod ir amlwg gan gynnwys crynhoi themâu risgiau a chyfleoedd allweddol a chynnig camau ymarferol nesaf o fewn canllawiau y cytunwyd arnynt.
• Monitro a dadansoddi materion a godir mewn cyfarfodydd llawn gwrandawiadau pwyllgor a fforymau tebyg syn ymwneud â gwaith yr IMA gan dynnu sylw at oblygiadau perthnasol o ran cyflawni gweithredol ac uwchgyfeirio materion sensitif newydd neu drawsbynciol.

Maer dyletswyddau / cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifior swydd ac nid ydynt yn gynhwysfawr.

Sgiliau Allweddol

• Y gallu i adeiladu rheoli a chynnal perthnasoedd effeithiol gydag ystod eang o randdeiliaid mewnol ac allanol.
• Dealltwriaeth o amgylcheddau seneddol a sector cyhoeddus gydar gallu i gefnogi ymgysylltiad gyda seneddwyr a phwyllgorau.
• Sgiliau cyfathrebu cryf yn ysgrifenedig ac ar lafar gan gynnwys y gallu i gynhyrchu dogfennau briffio a diweddariadau eglur ar gyfer uwch arweinwyr.
• Y gallu i gynllunio cyd-drefnu a dilyn cyfarfodydd rhanddeiliaid a gweithgareddau ymgysylltu yn effeithlon ac yn gywir.
• Gallu profedig i weithion effeithiol gyda thimau mewnol i ddarparu dull gwaith cydlynol a chydgysylltiedig o ran ymgysylltu.
• Yr hyder i gynrychiolir sefydliad yn allanol ac esbonio ei rôl ai flaenoriaethau yn glir ac yn gredadwy o fewn ffiniau ac awdurdod dirprwyedig y cytunwyd arnynt.
• Y gallu i wella adnoddau / offer a dulliau ymgysylltu o fewn cynlluniau y cytunwyd arnynt. Sylw cryf i fanylion wrth gofnodi rheoli a rhannu gwybodaeth am randdeiliaid yn unol â gofynion KIM.
• Y gallu i nodi materion syn dod ir amlwg o weithgareddau ymgysylltu a darparu diweddariadau amserol a chymesur i uwch staff.

Ymddygiad

• Cydweithio - (Prif ymddygiad)
• Gweld y darlun ehangach
• Cyfathrebu a dylanwadu
• Cyflawnin gyflym

Mae mwy o wybodaeth am y rôl ar AMA yn ypecyn ymgeiswyr.