93 Operational Engagement Stakeholder Lead

About the role

Purpose of the post

The Operational Stakeholder Engagement Leadis a senior delivery role responsible for leading the operational implementation of stakeholder engagement activity in support of the IMAs monitoring and promoting functions with an agreed remit set by the Deputy Directorof Operational Stakeholder Engagement.

As Operational Stakeholder Engagement Lead you will:

• Play a pivotal role in the effective delivery and communication of the IMAs operational activity through developing and sustaining effective stakeholder relationships with statutory and non-statutory partners including Parliamentarians senior civil servants commissioners ombudsman/regulatorsand sector leads.
• Represent the organisation externally on delegated stakeholder engagement activity and citizen focused events in line with agreed engagement frameworks.
• Assist the Deputy Director of Operational Stakeholder Engagement inmaintainingeffective connections among operational stakeholder engagement the organisation its executive team and the Board.
• Demonstrate effective skills in co-ordinating and leading internal teams to ensure operational stakeholder activity including parliamentary affairs work is prepared and recorded consistently and effectively in line with governance and information management requirements including KIM.
• Make sure processes for sharing information with the Data and Insight teams are running smoothly supporting insight-led operational delivery and continuous improvement.
• Lead the coordination of briefing preparations for senior IMA staff including Board members and support parliamentary engagement activity escalating sensitive or high-risk issues to the Deputy Director asappropriate.
• Work with various teams throughout the IMA such as legal communications and operational delivery to ensure that stakeholder engagement is organised efficiently. This coordination supports the IMA in achieving its strategic goals.

You will line manage theOperational Stakeholder Engagement Manager(HEO).

To be successful in this role it is likely thatyoull:

• Be a proactive self-starter witha track recordof delivering results under pressure adept at meeting tight deadlines and makingevidence-baseddecisions.
• Demonstrate the ability to offer insightful and challenging advice and recommendations to colleagues and peers supporting the organisations strategicobjectivesand operational needs.
• Be an excellent communicator with strong political awareness skilled at building and managing key stakeholder relationships including delivery partners regulators and representative groups.
• Ensure engagement strategies are inclusive consistent and effective for complex policy and legislative matters.
• Be a natural storyteller who can articulate the IMAs objectives and impact framing key messages that resonate with stakeholders and service users. Demonstrates the ability to produce briefing materials and presentations that areaccurateand suitable for engagement on complex issues.
• Be a confident and effective decision maker able to deliver and defend evidence-based decisions that stand up to scrutiny and challenge.
• Bring analytical skills to interpret complex data and policy issues enabling the organisation to respond proactively to stakeholder needs and operational priorities.
• Be an inspiring leader and manager able to attract lead motivate and develop colleagues across teams and functions. Fosters a culture of collaboration engagement and shared ownership supporting the IMAs strategic priorities and ensuringhigh standardsof professional service.
• Be a collaborative and effective team player consistentlydemonstratingthe IMAs values with a particular commitment to diversity and inclusion. Supports cross-team approaches to engagement and ensures the organisation is represented professionally at external events.

Main Duties and Responsibilities

Strategic Alignment & Delivery:

• Lead the operational delivery of stakeholder engagement activity within an agreed portfolio aligning delivery plans with strategies and priorities set by the Deputy Director ensuring alignment with organisational priorities and statutory functions.
• Identifybuildandmaintainstrategic relationships with key stakeholders to support the IMA in delivering its role to promote andmonitorcitizens rights under the Withdrawal Agreements.
• Work with the Deputy Director tomaintainoversight of delivery-level stakeholder relationshipsidentifyingrisks gaps and opportunities within remit and escalating strategic issues asrequired.

Stakeholder Engagement & Influence:

• Lead engagement with a range of senior stakeholders and delivery partners including public authorities regulators citizens representative groups and partners across government (including devolved administrations) to communicate the IMAs work and strengthen its reputation and influence.
• Leadcross organisationaldelivery activity to develop credibleinsightledproducts drawing on operational activitydataandexpertisetodemonstrateimpact and support the IMAs strategicobjectiveof citizen empowerment.
• Contribute expert operational input to the development of creative and innovative digital and communications material that conveys the IMAs operational output and provides clear accessible information on citizens rights.

Parliamentary & Governance Support:

• Support parliamentary engagement activity bymaintainingawareness of relevant parliamentary business coordinating contributions to Select Committee inquiries and hearings and ensuring correspondence and records are accuratelymaintainedin line with governance requirements.
• Provideexpert adviceguidanceand challenge to operational teams on stakeholder engagement activity ensuring engagement is effective and proportionate and escalating issues in line with agreed governance arrangements whereappropriate.
• Maintain operational oversight of the use of Memoranda of Understanding (MOUs)identifyingissues and escalating risks or non-compliance to the Deputy Director.
• Identifydelivery-level risks associated with stakeholder engagement activity ensuring mitigation actions are implemented within delegated authority and escalating strategic or reputational risks asrequired.

Leadership & Capability:

• Represent the IMA atpublic facingandhighprofileeventsrepresentingthe organisation on delegated engagement activity and ensuring there is a balanced and inclusive range of opportunities for stakeholder engagement across operational delivery.
• Identifyresourcing and capability needs within remit and advise theDeputy Directoraccordingly including overseeing preparationbriefingand training to ensure staff are confidentwellpreparedand able to maximise engagement opportunities.
• Oversee the coordination and quality assurance of briefing materials for staff and Board members including presentations and key messages ensuring they areaccurateconsistentand suitable for engagement on complex policy and legislative issues.
• Provide inclusivevisibleand motivating leadership fostering a strong culture of collaboration engagement and shared ownership across teams and functions within the IMA.

The duties/responsibilities listed above describe the post and are not intended to be exhaustive.

Essential Skills

• Significant senior management experience or well-developed skills in overseeing stakeholder engagement within demanding and complex operational environments supporting the organisations strategic objectives and operational priorities.
• Excellent communication abilities including experience representing the organisation externally and building influential relationships with stakeholders delivery partners regulators and representative groups.
• Strong leadership and management skills including leading and motivating cross-functional teams fostering collaboration and driving strategic engagement initiatives in line with organisational goals.
• Proven track record in delivering high standards of professional service effectively managing resources and prioritising competing demands to support the organisations operations and service delivery.
• Ability to quickly understand and address complex and technical policy matters providing practical solutions that advance organisational objectives and respond to stakeholder requirements.
• Experience in analysing and interpreting complex data and information producing high-quality reports and briefings for engagement on intricate policy and legislative issues.
• Confident and effective decision-maker able to deliver and defend evidence-based decisions that are robust and withstand scrutiny contributing to the organisations reputation and performance.
• Proven ability to design and deliver innovative accessible products or approaches that make complex citizens rights information easy to understand for diverse audiences using a range of channels (including digital) and iterating based on evidence of what works

Behaviours

Well assess you against these behaviours during the selection process:

• Communicating & Influencing (Lead behaviour)
• Seeing the Bigger Picture
• Leadership
• Working Together
• Managing a Quality Service

Please refer to ourcandidate packfor further information about the role and the IMA

Pwrpas y Swydd

Rôl gyflawni uwch ywr Arweinydd Gweithredol Ymgysylltu â Rhanddeiliaid syn gyfrifol am arwain gweithrediad gweithredol gweithgareddau ymgysylltu â rhanddeiliaid er mwyn cefnogi swyddogaethau monitro a hyrwyddor IMA o fewn cylch gwaith y cytunwyd arno gydar Dirprwy Gyfarwyddwr Ymgysylltu â Rhanddeiliaid Gweithredol.

Fel Arweinydd Gweithredol Ymgysylltu â Rhanddeiliaid byddwch yn:

• Chwarae rôl ganolog o ran cyflawni a chyfathrebu gweithgareddau gweithredol yr IMA yn effeithiol drwy ddatblygu a chynnal perthnasoedd effeithiol gyda rhanddeiliaid syn bartneriaid statudol ac anstatudol gan gynnwys seneddwyr uwch weision sifil comisiynwyr yr ombwdsmon / rheoleiddwyr ac arweinwyr sector.
• Cynrychiolir sefydliad yn allanol ar weithgareddau ymgysylltu â rhanddeiliaid dirprwyedig a digwyddiadau syn ffocysu ar ddinasyddion yn unol â fframweithiau ymgysylltu y cytunwyd arnynt.
• Cynorthwyor Dirprwy Gyfarwyddwr Ymgysylltu â Rhanddeiliaid Gweithredol i gynnal cysylltiadau effeithiol ymhlith y tîm ymgysylltu â rhanddeiliaid gweithredol y sefydliad y tîm gweithredol ar Bwrdd.
• Arddangos sgiliau effeithiol o ran cydlynu ac arwain timau mewnol i sicrhau bod gweithgareddau ymgysylltu â rhanddeiliaid gan gynnwys gwaith syn gysylltiedig â materion seneddol yn cael eu paratoi au cofnodin gyson ac yn effeithiol yn unol â gofynion llywodraethu a rheoli gwybodaeth gan gynnwys KIM.
• Sicrhau bod prosesau rhannu gwybodaeth gydar timau Data a Dehongli yn rhedeg yn llyfn cefnogi gwaith cyflawni gweithredol syn cael ei arwain gan fewnwelediadau a gwelliant parhaus.
• Arwain y gwaith o gydlynu paratoadau briffio ar gyfer uwch staff yr IMA gan gynnwys aelodaur Bwrdd a chefnogi gweithgareddau ymgysylltu seneddol gan uwchgyfeirio materion sensitif neu risg uchel ir Dirprwy Gyfarwyddwr fel y bon briodol.
• Gweithio gyda thimau amrywiol ar draws yr IMA e.e. cyfreithiol cyfathrebu a chyflawni gweithredol i sicrhau bod y gwaith o ymgysylltu â rhanddeiliaid wedii drefnun effeithlon. Maer cydlynu yman cynorthwyor IMA i gyflawni ei nodau strategol.

Byddwch yn gweithredu fel rheolwr llinell y Rheolwr Gweithredol Ymgysylltu â Rhanddeiliaid.

I lwyddo yn y rôl hon bydd angen i chi fod yn unigolyn syn:

• Llawn cymhelliant rhagweithiol gyda hanes o sicrhau canlyniadau o dan bwysau syn fedrus o ran cwrdd â therfynau amser tyn a gwneud penderfyniadau syn seiliedig ar dystiolaeth.
• Dangos y gallu i gynnig cyngor gwybodus a heriol ac argymhellion i gydweithwyr a chymheiriaid er mwyn cefnogi amcanion strategol ac anghenion gweithredol y sefydliad.
• Meddu ar sgiliau cyfathrebu ardderchog ymwybyddiaeth gwleidyddol cryf ar gallu i feithrin a rheoli perthnasoedd allweddol gyda rhanddeiliaid gan gynnwys partneriaid cyflenwi rheoleiddwyr a grwpiau cynrychioliadol.
• Sicrhau bod strategaethau ymgysylltu yn gynhwysol yn gyson ac yn effeithiol mewn perthynas â materion polisi a deddfwriaethol cymhleth.
• Storïwr naturiol syn gallu cyfleu amcanion ac effaith yr IMA gan fframio negeseuon allweddol syn taro tant gyda rhanddeiliaid a defnyddwyr gwasanaeth.
• Dangos y gallu i gynhyrchu deunyddiau briffio a chyflwyniadau syn gywir ac yn addas ar gyfer ymgysylltu ar faterion cymhleth.
• Hyderus ac yn effeithiol o ran gwneud penderfyniadau ac syn gallu cyflwyno ac amddiffyn penderfyniadau syn seiliedig ar dystiolaeth syn gadarn pan fyddant yn destun craffu a her.
• Meddu ar sgiliau dadansoddol cryf er mwyn dadansoddi data a materion polisi cymhleth gan alluogir sefydliad i ymateb yn rhagweithiol i anghenion rhanddeiliaid a blaenoriaethau gweithredol.
• Arweinydd a rheolwr ysbrydoledig syn gallu denu arwain cymell a datblygu cydweithwyr ar draws timau a swyddogaethau.
• Meithrin diwylliant o gydweithio ymgysylltu a chydberchnogaeth er mwyn cefnogi blaenoriaethau strategol yr IMA a sicrhau safonau uchel o ran gwasanaeth proffesiynol.
• Chwaraewr tîm cydweithredol ac effeithiol syn hyrwyddo gwerthoedd yr IMA yn gyson gydag ymrwymiad penodol i amrywiaeth a chynhwysiant. Cefnogi dulliau gwaith ar draws timau o ran ymgysylltu a sicrhau bod y sefydliad yn cael ei gynrychioli mewn ffordd broffesiynol mewn digwyddiadau allanol.

Prif Ddyletswyddau a Chyfrifoldebau

Aliniad Strategol a Chyflawni:

• Arwain y gwaith cyflawni gweithredol o ran gweithgareddau ymgysylltu â rhanddeiliaid o fewn portffolio y cytunwyd arno alinio cynlluniau cyflawni gyda strategaethau a blaenoriaethau a osodwyd gan y Dirprwy Gyfarwyddwr a sicrhau aliniad â blaenoriaethau sefydliadol a swyddogaethau statudol.
• Nodi datblygu a chynnal perthnasoedd strategol gyda rhanddeiliaid allweddol er mwyn cefnogir IMA i gyflawni ei rôl o ran hyrwyddo a monitro hawliau dinasyddion o dan y Cytundebau Ymadael.
• Gweithio gydar Dirprwy Gyfarwyddwr i gynnal goruchwyliaeth o ran perthnasoedd gyda rhanddeiliaid ar lefel cyflawni nodi risgiau a chyfleoedd o fewn cylch gwaith ac uwchgyfeirio materion strategol yn ôl yr angen.

Ymgysylltu â Rhanddeiliaid a Dylanwadu:

• Arwain y gwaith o ymgysylltu ag ystod o randdeiliaid uwch a phartneriaid cyflawni gan gynnwys awdurdodau cyhoeddus rheoleiddwyr grwpiau cynrychioli dinasyddion a phartneriaid ar draws y llywodraeth (gan gynnwys gweinyddiaethau datganoledig) i gyfathrebu gwaith yr IMA ac i gryfhau ei enw da ai ddylanwad.
• Arwain y gwaith o gyflawni gweithgareddau traws-sefydliadol er mwyn datblygu cynhyrchion credadwy syn cael eu harwain gan fewnwelediadau gan dynnu ar weithgareddau gweithredol data ac arbenigedd i arddangos effaith ac i gefnogi amcan strategol yr IMA i rymuso dinasyddion.
• Cyfrannu mewnbwn gweithredol arbenigol er mwyn datblygu deunyddiau cyfathrebu a deunyddiau digidol creadigol ac arloesol syn cyfleu allbwn gweithredol yr IMA ac syn darparu gwybodaeth glir a hygyrch o ran hawliau dinasyddion.

Cymorth Seneddol a Llywodraethu:

• Cefnogi gweithgareddau ymgysylltu seneddol trwy gynnal ymwybyddiaeth o fusnes seneddol perthnasol cydlynu cyfraniadau at ymholiadau a gwrandawiadaur Pwyllgor Dethol a sicrhau bod gohebiaeth a chofnodion yn cael eu cynnal yn gywir ac yn unol â gofynion llywodraethu.
• Darparu cyngor ac arweiniad arbenigol ar weithgareddau ymgysylltu â rhanddeiliaid i dimau gweithredol au herio gan sicrhau bod ymgysylltu yn effeithiol a chymesur ac uwchgyfeirio materion yn unol â threfniadau llywodraethu y cytunwyd arnynt ble mae hynnyn briodol.
• Cynnal goruchwyliaeth weithredol o ran defnydd Memoranda Cyd-ddealltwriaeth (MOU) nodi materion ac uwchgyfeirio risgiau neu achosion o dorri cydymffurfiaeth ir Dirprwy Gyfarwyddwr.
• Nodi risgiau ar lefel cyflenwi syn gysylltiedig â gweithgareddau ymgysylltu â rhanddeiliaid gan sicrhau bod camau lliniaru yn cael eu gweithredu yn unol ag awdurdod dirprwyedig ac uwchgyfeirio risgiau strategol neu i enw da yn ôl yr angen.

Arweinyddiaeth a Galluogrwydd:

• Cynrychiolir IMA mewn digwyddiadau cyhoeddus a phroffil uchel cynrychiolir sefydliad mewn gweithgareddau ymgysylltu dirprwyedig a sicrhau bod ystod gytbwys a chynhwysol o gyfleoedd ar gyfer ymgysylltu â rhanddeiliaid ar draws maes cyflawni gweithredol.
• Nodi anghenion adnoddau a galluogrwydd o fewn cylch gwaith a chynghorir Dirprwy Gyfarwyddwr yn unol â hynny gan gynnwys goruchwylio paratoadau trefniadau briffio a hyfforddiant i sicrhau bod staff yn hyderus wedi ymbaratoin dda ac yn gallu manteisio ir eithaf ar gyfleoedd ymgysylltu.
• Goruchwylior gwaith o gydlynu a sicrhau ansawdd deunyddiau briffio i staff ac aelodaur Bwrdd gan gynnwys cyflwyniadau a negeseuon allweddol gan sicrhau eu bod yn gywir yn gyson ac yn addas ar gyfer ymgysylltu ar faterion polisi a deddfwriaethol cymhleth.
• Darparu arweinyddiaeth gynhwysol weladwy a chymhellol gan feithrin diwylliant cryf o gydweithio ymgysylltu a pherchnogaeth a rennir ar draws timau a swyddogaethau o fewn yr IMA.

Maer dyletswyddau / cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifior swydd ac nid ydynt yn gynhwysfawr.

Sgiliau Allweddol

• Profiad sylweddol fel rheolwr uwch neu sgiliau datblygedig iawn o oruchwylio ymgysylltiad â rhanddeiliaid o fewn amgylcheddau gweithredol cymhleth a heriol gan gefnogi amcanion strategol a blaenoriaethau gweithredol y sefydliad.
• Galluoedd cyfathrebu rhagorol gan gynnwys profiad o gynrychiolir sefydliad yn allanol a meithrin perthnasoedd dylanwadol â rhanddeiliaid partneriaid cyflawni rheoleiddwyr a grwpiau cynrychioliadol.
• Sgiliau arweinyddiaeth a rheoli cryf gan gynnwys arwain a chymell timau traws-swyddogaethol meithrin cydweithrediad a gyrru mentrau ymgysylltu strategol yn unol â nodaur sefydliad.
• Hanes profedig o ddarparu safonau uchel o wasanaeth proffesiynol rheoli adnoddau yn effeithiol a blaenoriaethu gofynion syn cystadlu i gefnogi gweithrediadaur sefydliad ar gwaith o gyflenwi gwasanaethau.
• Y gallu i ddeall a mynd ir afael â materion polisi cymhleth a thechnegol yn gyflym gan ddarparu datrysiadau ymarferol syn hyrwyddo amcanion y sefydliad ac syn ymateb i ofynion rhanddeiliaid.
• Profiad o ddadansoddi a dehongli data a gwybodaeth gymhleth llunio adroddiadau a deunydd briffio o ansawdd uchel ar gyfer ymgysylltu ar faterion cymhleth mewn perthynas â pholisïau a deddfwriaeth.
• Y gallu i wneud penderfyniadau yn hyderus ac yn effeithiol ar gallu i gyflwyno ac amddiffyn penderfyniadau syn seiliedig ar dystiolaeth syn gadarn ac yn gwrthsefyll craffu gan gyfrannu at enw da a pherfformiad y sefydliad.
• Gallu profedig o ddylunio a chyflenwi cynhyrchion neu ddulliau arloesol a hygyrch syn gwneud gwybodaeth gymhleth yn hawdd ei deall i wahanol gynulleidfaoedd gan ddefnyddio amrywiaeth o sianeli (gan gynnwys digidol) ac ailadrodd yn seiliedig ar dystiolaeth or hyn syn gweithio.

Ymddygiad

• Cyfathrebu a dylanwadu (Prif ymddygiad)
• Gweld y darlun ehangach
• Arweinyddiaeth
• Cydweithio
• Rheoli Gwasanaeth o Ansawdd

Mae mwy o wybodaeth am y rôl ar AMA yn ypecyn ymgeiswyr.