20852 Operational Support Officer

Proud to serve. Proud to keep justice going.

Locations:

-Port Talbot Justice Centre HMCTS WALES ENFORCEMENT OFFICE PORT TALBOT SA13 1SB

-Victoria Law Courts 1 Newton Street Birmingham B4 7NA

OurOperational Support Officers within National Services provide excellent telephone and administrative support to court users.

About us

HMCourts & Tribunals Service (HMCTS)is responsible for the administration of criminal civil and family Courts and Tribunals in England and Wales.

Enforcementis a key function withinour National Services Teamworking alongside the criminal courts to ensure convicted partiescomply withfines and other financial penalties imposed by the courts.We arealso responsible for complianceofConfiscation Orders imposed by the Crown Courts and the payment of Fixed Penalty tickets issued by police forces.

Were looking for individuals who are committed to public service and making a difference in peoples lives to deliver justice. If you are interested in developing a career with a real purpose please apply.

Your role

We have roles available across our Enforcement and Confiscation teams and you may be assigned to either. Unfortunately team preferences cannot be accommodated as assignments will be made in line with business needs.

Working as part of a team you will contribute to the overall operational performance and service standard targets across your area of work.

Working as part of a team you will contribute to the overall operational performance and service standard targets across your area of work. You will progress cases through the court/tribunal system and provide customer service and administrative support to functions within HMCTS. You will have regular contact with court / tribunal users which could include members of the judiciary and the legal profession.

You will be adaptable able to multi-task and effectively carry out a variety of duties which will include:

Data entry of paper and digital work telephony customer complaints and correspondence.

Communicating effectively with the public other court and tribunal users and representatives of other agencies and organisations.

Delivering a high standard of customer service responding to enquiries with empathy and understanding particularly in situations where individuals may be under stress or facing challenging circumstances.

Usingemail and webchat and undertaking general administrative work.

Interpreting information to accurately update digital records.

Your knowledge skills and experience

Strong customer service skills with the ability to work in a service-led environment.

Good digital and administrative skills; with excellent attention to detail.

Effective communication and organisational to communicate confidently in person over the telephone digitally and in written communications.

Resilient and empathetic to be able to deal with sensitive information and situations.

A team player; able to work collaboratively and flexibly to deliver HMCTS objectives.

Please refer to the role profile attachment for more information.

Further details

Theoffice is open particular shift patterns will be discussed with successful candidates upon successful completion of pre-employment checks.

Standard full time working hours are 37 hours per week (Monday to Friday). HMCTS welcomes part-time flexible and job-sharing working patterns where they meet the demands of the role and business needs and are agreed prior to appointment. All applications for part-time flexible and job-sharing working patterns will be consideredin accordance with the MoJs Flexible Working policy. The minimum hours that can be accommodated in this role are 30 hours per -working days on a Monday and Friday cannot be accommodated.

Base Location and Reserve list information

If you are only interested in one role or location please state a single preference. Only select locations you are genuinely prepared to travel to and work from daily. Appointments will be made in merit list order for each role based on the preferences you have selected.

After appointments have been made using this locational appointment process any remaining candidates who met the benchmark for the role will be placed on a reserve list based on your selected preferences. This will be for a period of 12 months in the event of a similar opportunity arising in one of these locations.

For the AO role in Port Talbot you will be based at the address below:

Port Talbot Justice Centre HMCTS WALES ENFORCEMENT OFFICE PORT TALBOT SA13 1SB

For the AO role in Birmingham you will be based at the address below:

Victoria Law Courts 1 Newton Street Birmingham B4 7NA

Training

You will complete 12 weeks of training which is office based.

Skilled Worker Visa

This role isnoteligible for new Skilled Worker visas in accordance with the current immigration rules.

From 22 July 2025 the Government introduced changes to the Skilled Worker visa route. The department cannot consider sponsoring you for this role unless you have held a Skilled Worker visa prior to the 22 July 2025 changes. If you have held a Skilled Worker visa continuously please raise this during your vetting checks and eligibility will be assessed in accordance with the immigration rules and transitional provisions in place.

If you are applying for this role and you have not held a Skilled Worker visa prior to the 22 July 2025 changes you will need to consider your options for obtaining and/or maintaining your right to work in the UK in light of these changes. Successful applicantsmustensure they have and maintain the legal right to live and work in the Civil Service and in the United Kingdom.

The Department will continue to comply with UK Immigration Rules applied in the UK and Civil Service.You can read more about Skilled Worker visas and the eligibility criteria here.

Occasional travel to other courts

For this post occasional travel may be required for cover when needed.

Yn falch o wasanaethu. Yn falch o gynnal cyfiawnder.

Lleoliadau:

-Canolfan Gyfiawnder Port Talbot SWYDDFA ORFODI GLlTEF CYMRU PORT TALBOT SA13 1SB

-Victoria Law Courts 1 Newton Street Birmingham B4 7NA

Mae einSwyddogion Cymorth Gweithredolo fewn Gwasanaethau Cenedlaethol yn darparu cymorth ffôn a gweinyddol rhagorol i ddefnyddwyr llys.

Amdanom ni

MaeGwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Fawrhydi (GLlTEF)yn gyfrifol am weinyddur Llysoedd a Thribiwnlysoedd troseddol sifil a theulu yng Nghymru a Lloegr.

Mae gorfodaeth yn swyddogaeth allweddol o fewn y Tîm Gwasanaethau Cenedlaethol yn gweithio ochr yn ochr âr llysoedd troseddol i sicrhau bod partïon a gafwyd yn euog yn cydymffurfio gyda dirwyon a chosbau ariannol eraill a osodwyd gan y llysoedd.Rydym hefyd yn gyfrifol am gydymffurfedd â Gorchmynion Atafaelu a osodwyd gan Lysoedd y Goron a sicrhau y telir tocynnau Cosb Benodedig a gyhoeddwyd gan yr heddlu.

Rydym yn chwilio am unigolion syn ymrwymedig i ddarparu gwasanaeth cyhoeddus ac sydd am wneud gwahaniaeth ym mywydau pobl i sicrhau cyfiawnder. Os oes gennych chi ddiddordeb mewn datblygu gyrfa gyda phwrpas go iawn ymgeisiwch.

Eich rôl

Mae gennym swyddi ar gael mewn ein timau Gorfodi a Atafaelu a gallech gael eich penodi i unrhyw un ohonynt. Yn anffodus ni ellir ystyried dewisiadau tîm gan y bydd aseiniadau yn cael eu gwneud yn unol â anghenion busnes.

Gan weithio fel rhan on tîm byddwch yn cyfrannu at y targedau perfformiad a safon gwasanaeth cyffredinol gweithredol ar draws eich maes gwaith.

Gan weithio fel rhan on tîm byddwch yn cyfrannu at y targedau perfformiad a safon gwasanaeth cyffredinol gweithredol ar draws eich maes gwaith. Byddwch yn symud achosion drwyr system llys/tribiwnlys a darparu gwasanaeth cwsmer a chymorth gweinyddol i swyddogaethau o fewn GLlTEF. Bydd gennych gyswllt rheolaidd â defnyddwyr y llys / tribiwnlys a allai gynnwys aelodau or farnwriaeth ar proffesiwn cyfreithiol.

Dylech allu addasu aml-dasgio a chyflawni amrywiaeth o ddyletswyddau yn effeithiol a fydd yn cynnwys:

Mewnbynnu data gwaith papur a digidol teleffoni cwynion cwsmeriaid a gohebiaeth.

Cyfathrebun effeithiol gydar cyhoedd defnyddwyr eraill y llysoedd ar tribiwnlysoedd a chynrychiolwyr asiantaethau a sefydliadau eraill.

Darparu gwasanaeth cwsmer o safon uchel gan ymateb i ymholiadau gydag empathi a dealltwriaeth yn arbennig mewn sefyllfaoedd ble mae unigolion dan straen neun wynebu amgylchiadau heriol.

Defnyddioe-bost ar adnodd sgwrsio ar y we ac ymgymryd â gwaith gweinyddol cyffredinol.

Dehongli gwybodaeth i ddiweddaru cofnodion digidol yn gywir.

Eich gwybodaeth eich sgiliau ach profiad

Sgiliau gwasanaeth cwsmer cadarn gydar gallu i weithio mewn amgylchedd dan arweiniad gwasanaeth.

Sgiliau digidol a gweinyddol da; gyda sylw ardderchog i fanylder.

Sgiliau cyfathrebu a threfnu cyfathrebun hyderus wyneb yn wyneb dros y ffôn yn ddigidol ac mewn gohebiaeth ysgrifenedig.

Gwydn ac empathetig i allu delio gyda gwybodaeth a sefyllfaoedd sensitif.

Chwaraewr tîm; gallu cydweithio a chyflawni amcanion GLlTEF yn hyblyg.

Cyfeiriwch at y proffil rôl sydd ynghlwm am wybodaeth bellach.

Rhagor o fanylion

Maerswyddfa ar agor Dydd Llun i Ddydd Gwener. Byddceisiadau am batrymau sifft penodol yn cael eu trafod gydag ymgeiswyr llwyddiannus ar ôl cwblhau gwiriadau cyn cyflogaeth yn llwyddiannus.

Yr oriau gwaith llawn amser safonol yw 37 awr yr wythnos (dydd Llun i ddydd Gwener). Mae GLlTEF yn croesawu patrymau gwaith rhan-amser hyblyg ac i rannu swydd pan fo hynnyn bodloni gofynion y rôl ac yn diwallu anghenion y busnes ac yn cael ei gytuno cyn y penodiad. Bydd pob cais i weithion rhan amser yn hyblyg ac i rannu swydd yn cael ei ystyriedyn unol â pholisi Gweithion Hyblyg y Weinyddiaeth Gyfiawnder. Y lleiafswm oriau y gellir eu gweithredu yn y rôl hon yw 30 awr yr ellir caniatáu diwrnod nad ywn ddiwrnod gwaith ar ddydd Llun neu ddydd Gwener.

Prif Leoliad a gwybodaeth rhestr wrth gefn

Os oes gennych ddiddordeb mewn un rôl neu leoliad yna nodwch un dewis. Dylech ond dewis lleoliadau yr ydych wir yn fodlon teithio iddynt i weithio yno bob dydd. Gwneir penodiadau yn ôl trefn rhestr deilyngdod ar gyfer pob rôl yn seiliedig ar y dewisiadau rydych wediu dewis.

Ar ôl gwneud penodiadau yn defnyddior broses benodi lleoliadol hon bydd unrhyw ymgeiswyr yn weddill oedd yn bodlonir meini prawf ar gyfer y swydd yn parhau ar restr wrth gefn yn seiliedig ar eich dewisiadau. Bydd hyn am gyfnod o 12 mis os bydd cyfle tebyg yn codi yn un or lleoliadau hyn.

Ar gyfer y rôl AO ym Mhort Talbot byddwch wedich lleoli yn y cyfeiriad isod:

Canolfan Gyfiawnder Port Talbot SWYDDFA ORFODI GLlTEF CYMRU PORT TALBOT SA13 1SB

Ar gyfer y rôl AO yn Birmingham byddwch wedich lleoli yn y cyfeiriad isod:

Victoria Law Courts 1 Newton Street Birmingham B4 7NA

Hyfforddiant

Byddwch yn cwblhau 12 wythnos o hyfforddiant a fydd wedii leoli yn y swyddfa.

Fisa Gweithiwr Medrus

Nidywr rôl hon yn gymwys ar gyfer fisas Gweithiwr Medrus newydd yn unol âr rheolau mewnfudo cyfredol.

O 22 Gorffennaf 2025 cyflwynodd y Llywodraeth newidiadau ir llwybr fisa i Weithwyr Medrus. Ni all yr adran ystyried eich noddi ar gyfer y rôl hon ond bai eich bod wedi dal Fisa Gweithiwr Medrus cyn y newidiadau a ddaeth i rym ar 22 Gorffennaf 2025. Os ydych wedi dal fisa Gweithiwr Medrus yn barhaus codwch hyn yn eich gwiriadau fetio a bydd cymhwysedd yn cael ei asesu yn unol âr rheolau mewnfudo ar darpariaethau pontio sydd mewn lle.

Os ydych yn gwneud cais am y rôl hon ac nad ydych wedi cael visa Gweithiwr Medrus cyn y newidiadau ar 22 Gorffennaf 2025 bydd angen i chi ystyried eich opsiynau ar gyfer cael a/neu gynnal eich hawl i weithio yn y DU yng ngoleunir newidiadau hyn.Rhaidi ymgeiswyr llwyddiannus sicrhau bod ganddynt yr hawl gyfreithiol i fyw a gweithio yn y Gwasanaeth Sifil ac yn y Deyrnas Unedig.

Bydd yr Adran yn parhau i gydymffurfio â Rheolau Mewnfudor DU a weithredir yn y DU ar Gwasanaeth Sifil.Gallwch ddarllen mwy am fisâu Gweithwyr Medrus ar meini prawf cymhwyster yma.

Teithio achlysurol i lysoedd eraill

Ar gyfer y swydd hon bydd angen teithion achlysurol i helpu pan fydd angen.

• UK nationals
• nationals of the Republic of Ireland
• nationals of Commonwealth countries who have the right to work in the UK
• nationals of the EU Switzerland Norway Iceland or Liechtenstein and family members of those nationalities with settled or pre-settled status under the European Union Settlement Scheme (EUSS) (opens in a new window)
• nationals of the EU Switzerland Norway Iceland or Liechtenstein and family members of those nationalities who have made a valid application for settled or pre-settled status under the European Union Settlement Scheme (EUSS)
• individuals with limited leave to remain or indefinite leave to remain who were eligible to apply for EUSS on or before 31 December 2020
• Turkish nationals and certain family members of Turkish nationals who have accrued the right to work in the Civil Service

Further information on nationality requirements (opens in a new window)

Reserve list