Store & Receiving Supervisor

1. 1. DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Receiving & Quality Control / การรบสนคาและการควบคมคณภาพ

• Examine quality and quantity of all goods delivered against Purchase Orders (PO) and Market Lists. (ตรวจสอบคณภาพและปรมาณของสนคาทนำเขาเทยบกบใบสงซอและราคากลางประจำวน)
• Verify food safety standards expiry dates and temperatures for perishable items upon delivery. (ตรวจสอบมาตรฐานความปลอดภยอาหาร วนหมดอาย และอณหภมของสนคาสดขณะรบมอบ)
• Ensure all goods received are properly recorded in the system with complete supporting documentation. (บนทกรายการรบสนคาเขาสระบบใหถกตองพรอมเอกสารประกอบทครบถวน)

2. Inventory Management & Security / การบรหารสตอกและความปลอดภย

• Safeguard and control hotel inventories to prevent loss theft or unauthorized access. (ดแลและควบคมสนคาคงคลงของโรงแรมใหปลอดภย ปองกนการสญหาย หรอการเขาถงโดยไมไดรบอนญาต)
• Monitor expiration dates and slow-moving items to prevent spoilage and financial loss. (ตรวจสอบวนหมดอายและตดตามสนคาทเคลอนไหวชาเพอปองกนการเสอมสภาพและภาวะขาดทน)
• Issue goods only upon receipt of a properly authorized requisition. (จายสนคาออกจากคลงเฉพาะเมอมใบเบกทไดรบการอนมตอยางถกตองเทานน)

3. Procurement Monitoring & Open PO Tracking / การตดตามการจดซอและรายการสงซอคงคาง

• Prepare and maintain accurate records of open Purchase Orders (POs) including tracking pending partial and overdue deliveries. (จดเตรยมและดแลขอมลรายการสงซอคงคาง (Open PO) ใหถกตอง รวมถงตดตามรายการทคางสง สงไมครบ หรอเกนกำหนด)
• Coordinate closely with the Souring Department and requesting departments to obtain status updates. (ประสานงานกบฝายสรรหาสนคาและแผนกผขอเพออปเดตสถานะและกำหนดเวลาการสงมอบสนคา)
• Identify long-outstanding POs and support follow-up actions to ensure timely closure for financial accuracy. (ระบรายการสงซอทคางนานและสนบสนนการตดตามเพอปดรายการใหถกตองตามงวดบญช)

4. Compliance & FSMS Documentation / เอกสารความปลอดภยอาหารและขอกำหนด

• Food Safety Management System (FSMS): Maintain completeness of FSMS documentation including Food Deliveries Records Storage Records and Supplier Complaint Reports. (รบผดชอบจดทำและควบคมเอกสารตามระบบ FSMS เชน Food Deliveries Record และ Storage Record ใหครบถวน)
• Receiving Price Verification: Verify that prices on receiving documents match approved POs and resolve discrepancies prior to system posting. (ตรวจสอบราคาบนเอกสารรบสนคาใหตรงกบใบสงซอ และประสานฝายจดซอเพอแกไขกอนบนทกในระบบ)
   

5. Finance & Accounts Coordination / การประสานงานดานการเงนและบญช

• Tax & Billing: Prepare and submit tax invoices to the Tax team and receive vendor invoices for PO issuance. (จดเตรยมเอกสารกำกบภาษสงทมภาษ และรบวางบลจากผขายเพอสงตอแผนกทเกยวของเพอออก PO ในระบบ)
• Accounts Payable Support: Coordinate regarding deposit payments urgent payments overseas supplier payments and recurring direct payments. (ประสานงานฝายเจาหนเกยวกบการจายเงนมดจำ รายการเรงดวน รายการตางประเทศ และคาใชจายรายเดอนคงท)
• Asset Tagging & Distribution: Distribute Asset Barcodes to relevant departments and proactively monitor the physical tagging process to ensure all newly acquired assets are properly identified and tracked.

(สงมอบรหสและตดบารโคดทรพยสน: จดสงบารโคดทรพยสน (Asset Barcode) ใหกบแผนกทเกยวของ และตดตามการนำบารโคดไปตดทตวทรพยสนจรงในแผนกปลายทาง เพอใหมนใจวาสนทรพยใหมทงหมดไดรบการระบตวตนและบนทกในระบบอยางถกตอง)

        Period-end Closing / การปดบญชประจำงวด

• • Coordinate daily weekly and period-end entries: submit non-recurring accruals journal entry requests and prepaid amortization schedules to BPO with DOF approval. (ประสานงานรายการปดบญชประจำงวด รวมถงรายการรายวน รายสปดาห และประจำเดอน: จดสงคาใชจายคางจายทไมเกดขนประจำ คำขอลงรายการบญช และตารางตดจำหนายคาใชจายจายลวงหนาให BPO โดยไดรบการอนมตจาก DOF)
  • Support GSSC/BPO for month-end financial close: provide data to GSSC/BPO and clear balance sheet reconciliation open items. (สนบสนน GSSC/BPO ในการปดบญชสนเดอน: จดเตรยมขอมลให GSSC/BPO แกไขรายการคางในการกระทบยอดงบดล)

Internal Audit & Compliance Governance Assessment (CGA) Support / การสนบสนนการตรวจสอบภายในและการประเมน CGA

• • Serve as the on-site finance focal point for auditors regulators banks and tax authorities; maintain physical accounting records per compliance requirements. (ทำหนาทเปนผประสานงานดานการเงนภายในโรงแรมสำหรบผตรวจสอบบญช หนวยงานกำกบดแล ธนาคาร และหนวยงานภาษ พรอมทงดแลเอกสารบญชตามขอกำหนดการปฏบตตามกฎหมาย)
  • Support internal audit processes and Compliance Governance Assessment (CGA): coordinate document preparation facilitate audit walkthroughs track findings and follow up on corrective action plans to ensure timely closure. (สนบสนนกระบวนการตรวจสอบภายในและการประเมนการกำกบดแลการปฏบตตามกฎระเบยบ (CGA): ประสานงานการจดเตรยมเอกสาร อำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ ตดตามผลการตรวจพบ และดำเนนการตอเนองตามแผนแกไขใหแลวเสรจตามกำหนดเวลา)

Qualifications :

• Bachelors degree in Logistics Supply Chain Management Hospitality Management Business Administration or a related field.

• Minimum 23 years of experience in Store Receiving or Inventory Control operations preferably in the hospitality industry.

• Strong knowledge of receiving procedures inventory management and stock control systems.

• Familiar with food safety standards HACCP FIFO and proper storage practices.

• Good understanding of purchasing procedures and supplier documentation.

• Proficient in Microsoft Office and inventory management systems (e.g. Sun MC Material Control or related systems).

• Strong leadership and supervisory skills with the ability to manage and motivate a team.

• Good analytical organizational and problem-solving abilities.

• Attention to detail with high accuracy in documentation and reporting.

• Good communication skills in both Thai and English.

• Ability to work under pressure and meet operational deadlines.

• Honest responsible and service-minded attitude.

Additional Information :

Thai Nationality Only

Remote Work :

No

Employment Type :

Contract