Asistente Administrativo II - Unidad de Gesti n de Subvenciones CSICAP

• Colaborar en la recopilaci n y compilaci n de documentaci n de los socios para el proceso de debida diligencia (nuevos socios) y garantizar comprobaciones peri dicas de la informaci n de los socios vigentes.
  
• Apoyar al equipo en el proceso de evaluaci n del desempe o de los socios procesos de cierre verificaciones en sistemas de administraci n de riesgo; y garantizar la gesti n adecuada de los datos en el sistema institucional y librer as internas de archivos.
  
• Elaborar los borradores de los subcontratos derivados y otros para el cumplimiento de los requisitos del Ministerio y/o financiador principal.
  
• Facilitar la comprensi n por parte de los socios de los requisitos de presentaci n de entregables informes y otros requisitos establecidos contractualmente.
  
• Registrar los documentos de subcontratos y otros en el sistema institucional y comunicarse oportunamente con las partes interesadas internas sobre los requisitos de cumplimiento.
  
• Asistir al equipo en la generaci n de requisiciones/formularios para el pago a los socios.
  
• Realizar seguimiento constante a los activos fijos de los socios incluyendo control gesti n y diligenciamiento de formatos adem s realizar registro fotogr fico de los mismos y seguir los procesos establecidos por el Ministerio y/o financiador principal.
  
• Acompa ar las reuniones y comit s que disponga la Alianza el Ministerio y/o financiador principal recopilando informaci n general de la planeaci n la implementaci n de los componentes del proyecto (activos fijos compras ejecuci n en general) y dem s que las partes dispongan.
  
• Dar apoyo en la revisi n y control de las p lizas que los socios generen para los convenios de manera anual.
  
• Colaborar con los procesos de cierre de los subcontratos y elaborar los borradores de las actas de liquidaci n para cada uno de los convenios firmados con los socios de acuerdo con los periodos de ejecuci n del proyecto y disposiciones que el financiador principal requiera.
  
• Dar soporte en el seguimiento de las matrices de riesgo tanto a nivel del Centro como de los socios.
  
• Apoyar los procesos de revisi n y visitas por parte del Ministerio y/o financiador principal.
  

• Ayudar con la elaboraci n de comunicaciones escritas como: cartas de presentaci n presentaci n de informes gesti n de documentos escritos entre otros.
  
• Dar soporte en responder y proporcionar actualizaciones peri dicas sobre los acontecimientos importantes que se produzcan en relaci n con el proyecto financiado.
  
• Apoyar la gesti n y mejora de los sistemas de gesti n de la informaci n (bases de datos espacio Intranet sistemas de archivo etc.).
  
• Apoyar el desarrollo de procesos y herramientas mejoradas para la administraci n de subcontratos.
  
• Apoyar en proporcionar los listados mensuales de la Unidad para reportar informes pendientes y pr ximos a presentar y al mismo tiempo hacer seguimiento de los requisitos de cierre de proyectos y colaborar en las comprobaciones de las condiciones de cierre de subvenciones y subcontratos en el sistema institucional (actualizaciones y comprobaciones).
  

Requirements

• Tecn logo administrativo con formaci n en ofim tica o cursos relacionados a la vacante.
  
• Experiencia laboral previa relacionada a la vacante preferiblemente en una organizaci n internacional o sin nimo de lucro.
  
• Dominio de Microsoft Office (Word Excel PowerPoint).
  
• Nivel b sicointermedio de ingl s (oral y escrito).
  

• Orientaci n al cliente y enfoque de servicio.
  
• Manejo de buenas relaciones interpersonales.
  
• Comunicaci n efectiva.
  
• Trabajo en equipo y colaboraci n.
  
• Protocolo y diplomacia para establecer y mantener relaciones laborales con personas de distintas culturas y nacionalidades.
  
• Atenci n al detalle.
  
• Proactividad e iniciativa con capacidad de trabajo independiente.
  

Benefits