Chargé(e) de communication & événementiel FH

Lentreprise

Créée il y a plus de 60 ans et membre du Groupe IONIS lIPSA est une école dingénieurs en aéronautique et spatial qui ouvre aux métiers de la mobilité durable.

Basée à Paris Toulouse et Lyon lIPSA propose à ses 3100 étudiants des formations solides et innovantes : Diplôme dingénieur en 5 ans et cursus Bachelor en 3 ans.

Société à mission lécole sengage à former des ingénieurs audacieux créatifs et innovants qui ont une responsabilité humaine éthique et sociétale

Description du poste

Contribuer à la conception la préparation et la réalisation des événements internes et externes de lécole tout en assurant le suivi administratif budgétaire et logistique du pôle événementiel et service communication et vie associative.

1. Organisation des événements

Participer à la planification et à la logistique des événements internes et externes.

Gérer les prestataires (lieux traiteurs matériel décoration sécurité technique).

Contribuer à la coordination entre les services internes (pôle communication relations entreprises scolarité direction académique associations étudiantes).

Assurer la présence opérationnelle lors des événements (installation accueil suivi démontage).

Participer à la création des supports de communication liés aux événements (signalétique invitations affiches visuels écrans etc.)

Mettre à jour les documents de suivi des événements

Gestion des points contribution vie étudiante des étudiants

2. Suivi budgétaire administratif et comptable

Participer au suivi du budget du service communication

Centraliser les devis les saisir dans le logiciel Basware pour intégration et suivi comptable.

Vérifier la conformité des devis et bons de commande avant transmission.

Assurer le suivi de facturation : réception vérification envoi à la comptabilité.

Tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses et engagements budgétaires.

Être garant(e) de la bonne traçabilité des flux financiers du pôle événementiel.

3. Gestion de la communication par lobjet (goodies)

Gérer la communication par lobjet en lien avec les prestataires et les services internes.

Garantir la cohérence visuelle et qualitative des objets distribués (conformité à la charte graphique et respect des normes).

Suivre les commandes les stocks et les délais de livraison.

Anticiper les besoins internes (JPO salons événements autres services etc.). Assurer le reporting des dépenses et consommations liées aux goodies.

4. Gestion du parc décrans TV

Administrer le parc décrans présents sur les campus (accueil cafétéria halls etc.).

Mettre en ligne les contenus (visuels vidéos annonces) et assurer leur mise à jour régulière.

Coordonner la création des visuels avec la graphiste (formats calendrier diffusion).

Veiller à la cohérence des messages et à la qualité des supports diffusés.

Être garant(e) du bon fonctionnement technique des écrans (signalement et suivi des pannes relation avec le service technique ou le prestataire).

Profil recherché

Formation :

Bac 3 à Bac 5 en communication événementiel gestion administrative ou marketing.

Compétences métiers :

Bonne connaissance de la chaîne logistique événementielle.

Aisance administrative et maîtrise du suivi budgétaire (devis facturation tableaux de bord).

Connaissance des outils comptables (Basware ou équivalent).

Maîtrise des outils bureautiques (Excel Word PowerPoint SharePoint).

Bon niveau rédactionnel et sens du détail.

Connaissances de base en conception visuelle et coordination avec des graphistes.

Compétences comportementales :

Rigueur méthode et fiabilité.

Organisation et gestion des priorités.

Esprit déquipe et goût du travail collaboratif.

Polyvalence et réactivité.

Bon relationnel et sens du service.

Capacité à travailler dans un environnement dynamique et stimulant.

Avantages

• Tickets restaurant à 11 (pris en charge à 60 % par lemployeur)
• Mutuelle dentreprise avec une prise en charge à 60 %
• Abonnement de transport en commun remboursé à 60 %
• Forfait Mobilité Durable (jusquà 240 / an)
• Prime de participation selon conditions
• 1 jour de télétravail hebdomadaire possible sous conditions

Réf: 2aebb0e5-7b2dfa-3c6b9e553f37