Cheffe ou Chef de secrétariat – 80 à 100

Dans le cadre de la réorganisation de la gestion des secrétariats du Département de médecine (DMED) vous occupez un rôle central dans la coordination et le pilotage des secrétariats médicaux. Rattachée ou rattaché hiérarchiquement à la coordinatrice du secrétariat du DMED vous êtes responsable de lorganisation de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de deux services dans le respect des directives départementales et institutionnelles.

Vous planifiez coordonnez et encadrez lensemble des activités de secrétariat médical et daccueil de la patientèle. Vous mettez en place des processus garantissant la qualité des prestations lharmonisation des pratiques professionnelles et la cohérence administrative au sein du département. Vous mettez également en place des processus visant à garantir la programmation et le suivi des examens des plateaux dendoscopies et veillez à son bon fonctionnement.

En étroite collaboration avec les médecins-chefs et cheffes de service vous contribuez à une communication fluide entre les équipes médicales et administratives et les informez régulièrement des procédures et évolutions impactant les secrétariats. Vous garantissez la bonne gestion des dossiers médicaux des patientes et patients depuis leur constitution jusquà leur mise à jour et leur classement incluant la documentation externe. Vous veillez au contrôle et à la finalisation de la documentation clinique ainsi quau respect des exigences et délais institutionnels.

Vous encadrez motivez et accompagnez les collaboratrices et collaborateurs placés sous votre responsabilité. Vous veillez à ladéquation des ressources avec la charge de travail gérez les plannings et les remplacements. Vous animez des séances déquipe conduisez les entretiens dévaluation et assurez le développement des compétences de léquipe tout apportant un soutien opérationnel lorsque nécessaire.

Vous assurez le suivi du codage de la facturation et des relations avec les assurances en coordination avec les médecins responsables. En tant que référente ou référent administratif vous êtes linterlocutrice ou linterlocuteur répondant auprès du service du codage pour toute question relative à la documentation clinique. Vous participez activement aux projets du département ou de linstitution et contribuez à la formation et à laccompagnement des nouveaux collaborateurs et collaboratrices ainsi que des personnes en stage ou en apprentissage. En complément vous prenez en charge les tâches de secrétariat propres à votre service.

Qualifications :

Vous êtes titulaire dune maturité commerciale ou dun CFC demployé ou employée de commerce ; le diplôme de secrétaire médical ou médicale est un atout.

Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).

Vous vous appuyez sur une expérience dau moins 2 ans dans une fonction de secrétariat dans le milieu médical de préférence.

Vous avez 3 ans dexpérience dans la gestion déquipe.

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word standard pour Excel et le web). La connaissance de logiciels tels que DPI DPA Opale Winscribe et GRECO constitue un important atout.

Vous avez une excellente maitrise du français tant à lécrit quà loral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Vous possédez également de très bonnes connaissances de langlais (parlé et écrit).

Vous possédez dexcellentes capacités dorganisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations durgence nécessitant une bonne maîtrise du stress.

Vous disposez dune bonne capacité danalyse et dun esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée flexible et à lécoute. Vous êtes dynamique et faites preuve dadaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du service.

Informations supplémentaires :

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de poste : 2
• Taux dactivité : 80% à 100% 
• Classe de fonction : 14 (13 si pas titulaire de lECDL) 
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 30.06.2026
• Demande de renseignement : Mme M. Matteo coordinatrice des secrétariats du D-MED tél. 079  

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation votre curriculum vitae les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce sadresse indistinctement aux femmes et aux hommes. 

Souhaitant sengager dans la lutte contre le chômage les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de lOffice cantonal de lemploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time