Vacature Medewerker onderwijsadministratie campus Genk (mvx)

Vacature Medewerker onderwijsadministratie campus Genk (m/v/x)

Vervangingsopdracht 80% bepaalde duur (03/08/2026-18/12/2026)

LUCA School of Arts

Locatie: Campus C-mine Genk

Voorstelling Hogeschool

LUCA School of Arts is een creatieve hub voor bijna 5.000 mensen: meer dan 4.000 studenten en 800 collegas. Aan hen biedt LUCA een onderwijs- en onderzoeksomgeving om hun creatief talent verder te ontplooien. Dat doen we via opleidingen hoger onderwijs in het brede domein van de kunsten en via artistiekonderzoek ingebed binnen eengeassocieerde Faculteit Kunsten aan KU Leuven. LUCA heeft campussen in vier steden: Gent Brussel Leuven en Genk.

LUCA School of Arts is lid van deAssociatie KU Leuven.

De vooropgestelde startdatum is 3 augustus 2026.

Functiecontext

Je werkt binnen de dienst onderwijsadministratie. Als medewerker van de dienst sta je in voor een kwalitatieve administratieve ondersteuning op het vlak van planning. Je werkt op de campus samen met verantwoordelijken van de opleidingen en diensten en zorgt ervoor dat bij het plannen van lessen evaluaties en activiteiten op de campus de beschikbare ruimtes zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Je participeert in de organisatie van campusactiviteiten doorheen het academiejaar.

Functie

Als medewerker onderwijsadministratie op campus Genk

• sta je in voor de les- en examenplanning van de verschillende opleidingen op de campus dit op basis van de info die de opleidingscoördinatoren je aanreiken. Hierbij zorg je ervoor dat de beschikbare ruimtes zo efficiënt mogelijk ingezet worden.
• sta je in voor het inplannen van occasionele activiteiten op de campus;
• ga je waar nodig in overleg met opleidingsverantwoordelijken en docenten en zoek je samen naar oplossingen voor planningsproblemen je neemt hierbij een proactieve houding aan;
• verzamel en verwerk je gegevens op een correcte manier in de administratieve databases van LUCA;
• sta je in voor een correcte informatieverstrekking via mail telefoon of aan de balie;
• ben je bereid om indien nodig en in onderling overleg back-up te zijn voor collegas binnen de administratieve dienst;
• zorg je mee voor de praktisch-organisatorische ondersteuning van campusactiviteiten.

Profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma.
• Je hebt bij voorkeur al een eerste werkervaring achter de rug.
• Je hebt ervaring met de programmas uit het MS Office pakket (Teams Excel Word )
• Je handelt oplossingsgericht en diplomatisch
• Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
• Je werkt graag samen in team en hebt een open houding in overleg maar kan ook zelfstandig werken.
• Je werkt proactief en nauwkeurig met zorg voor een kwaliteitsvol eindresultaat.
• Je hebt een groot inlevingsvermogen en bent vlot in het leggen van sociale contacten. Dit zowel met studenten docenten en collegas.
• Je bent organisatorisch sterk en werkt planmatig met een sterk analytisch en probleemoplossend vermogen je anticipeert op situaties.
• Je beschikt over de nodige overleg en onderhandelingscapaciteiten.
• Je bent loyaal ten aanzien van de opdracht de missie visie en het beleidsplan van de Hogeschool.
• Kennis van de werking van een (kunst-)hogeschool is een extra troef maar zeker niet noodzakelijk.

Aanbod

Bij LUCA kom je terecht in een omgeving waar respect en integriteit onze basishouding definiëren we duurzaamheid en diversiteit zien als een troef en kwaliteit onze drijfveer komende jaren willen we LUCA een identiteit geven als actor in de maatschappij ons opleidingsinstituut onderdeel laten worden van een laboratorium ons aanbod aanvullen met vraaggestuurde initiatieven en onze multicampusrealiteit ontsluiten tot een netwerk.

LUCA School of Arts wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen ongeacht gender leeftijd culturele herkomst nationaliteit of functiebeperking. We verwelkomen daarom alle talentvolle mensen die de meerwaarde van diversiteit erkennen en mee vorm willen geven aan een inclusieve organisatie.

Wij bieden een statutaire tewerkstelling aan in bepaalde duur in het ambt van ATP (B1-barema) met ingangsdatum 3 augustus 2026. De vervangingsopdracht loopt tot en met 18 december 2026. Na een succesvolle inwerkperiode en in overleg met de leidinggevende is beperkt thuiswerk bespreekbaar.

Meer informatie over de salarisschalen is te vinden op dewebsite van de Vlaamse overheid.

Interesse

De kandidaatstelling bevat een dossier bestaande uit:

• een motivatiebrief
• een cv
• attest van diploma (indien van toepassing een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma)

Solliciteren kan tot en met zondag 17 mei via de job applicatie van CV Warehouse. Enkel volledige dossiers worden in aanmerking genomen.

Een eerste selectie gebeurt op basis van de dossiers. Je kan worden uitgenodigd op selectiegesprek op vrijdag 29 mei 2026 op campus C-mine Genk. Je wordt hier zo snel mogelijk over verwittigd.

Meer informatie is te verkrijgen bij Liesbeth Houbrechts campusmanager a.i.Liesbeth

Voor meer toelichtingen over de sollicitatieprocedure contacteer

Na het sollicitatiegesprek worden alle geslaagde kandidaten kandidaat die het hoogst scoort krijgt als eerste eenjobaanbod. Andere geslaagde kandidaten worden gedurende één jaar opgenomen in onze werfreserve (met mogelijkheid tot verlenging van één jaar). Meer informatie vind jehier.