Operations Administrator

Administrateur (trice) des opérations

Objectif du poste

LAdministrateur(trice) des opérations est très motivé professionnel et capable de gérer la charge de travail pour soutenir le(s) directeur/trice (s) des opérations et hiérarchiser les tâches dans un environnement dentreprise en évolution rapide.
Ladministrateur des opérations sera chargé de fournir un soutien administratif au(x) directeur/trice (s) des opérations afin de sassurer que tous les processus sont exécutés de manière efficiente et efficace. Ladministrateur des opérations suivra et gérera tous les enregistrements sassurera les politiques et procédures de lentreprise sont suivies facilitent les événements et les visites de dirigeants et offrent un service client supérieur.

Fonctions et responsabilités

Aider aux réunions déquipe coordonner les horaires et tenir des dossiers à jour
Coordonner les communications internes et agir comme agent de liaison pour léquipe de direction
Rédiger des documents des présentations et des communications sur la cadence établie (assemblée publique MBR Ops Summits)
Résoudre les problèmes opérationnels pour garantir des processus efficaces
Mettre à jour les communications internes (Mur daccueil Sharepoint d Opérations)
Fournir un soutien proactif opportun et précis à léquipe sous la forme de la préparation de divers documents rapports suivis présentations etc.
Soutenir les activités damélioration continue des opérations au besoin
Auditer et suivre les engagements de léquipe les livrables et assurer la responsabilité globale
Planifier et organiser des visites de cadres et de nouveaux clients
Gérer les fournitures de bureau (organisation approvisionnement et budget)
Mettre à jour et maintenir les systèmes opérationnels et les informations de manière organisée
Diriger lorganisation et lexécution des événements dengagement des employés (Événement dété événement dhiver)
Faciliter et réserver les voyages daffaires au besoin
Soutenir les initiatives de Transformation daffaires et damélioration continue

Exigences et qualification

Baccalauréat en administration des affaires opérations ou domaine connexe
Minimum de deux ans dexpérience dans un poste doperatons
Connaissance des ordinateurs des applications logicielles et de la gestion de bases de données
Solides compétences en service à la clientèle et en résolution de problèmes
Excellentes compétences en communication verbale et écrite (maîtrise du français et de langlais est requise)
Capable deffectuer plusieurs tâches à la fois de hiérarchiser la charge de travail et de respecter les délais
Solides compétences analytiques et organisationnelles
Souci du détail et attention à la précision
Motivé et capable de travailler de manière autonome avec un minimum de supervision
Compréhension approfondie des processus opérationnels des politiques et des procédures

Operations Administrator Job Description

Job Summary:

• The Operations Administrator is highly motivated professional and capable of managing the workload to support the Operations Director(s) and prioritize tasks in a fast-paced corporate environment.
• The Operations Administrator will be responsible for providing administrative support to the operations Director(s) in order to ensure that all processes are carried out efficiently and effectively. The Operations Administrator will track and manage all records ensure company policies and procedures are followed facilitate events & executive visits and provide superior customer service.

Duties & Responsibilites:

• Assist with team meetings coordinate schedules and maintain records
• Coordinate internal communications and act as liaison for management team
• Draft documents presentations and communications on established cadence (townhall MBR Ops Summit)
• Troubleshoot operational problems to ensure efficient processes
• Update internal communications (Welcome Wall Operations Sharepoint)
• Provide proactive timely and accurate support to the team in the form of preparing various documents reports track presentations etc.
• Support continuous improvement activities throughout operations when required
• Audit & track team commitments deliverables and ensuring overall accountability
• Plan and organize Executive & New Customer Visits
• Manage office supplies (organization procurement and budget)
• Update and Maintain operational systems and information in an organized manner
• Lead organization & execution of employee engagement events (Summer Event Winter Event)
• Facilitate & book travel as required
• Support Business Transformation & Continuous improvement initiatives

Requirements & Qualifications

• Bachelors degree in Business Administration Operations or related field
• Minimum of two years of experience in an operations position
• Knowledge of computers software applications and database management
• Strong customer service and problem-solving skills
• Excellent verbal and written communication skills (proficiency in both French & English is required)
• Able to multitask prioritize workload and meet deadlines
• Strong analytical and organizational skills
• Detail-oriented and attention to accuracy
• Self-motivated and able to work independently with minimal supervision
• Thorough understanding of operations processes policies and procedures