Principal's Executive Assistant

IFS

Job Location:

Singapore - Singapore

Salary: Not Disclosed

Experience Required: 1-3years

Posted on: 8 hours ago

Vacancies: 1 Vacancy

Job Summary

LInternational French School est lun des établissements majeurs du réseau de lAgence pour lenseignement français à létranger.

Il accueille plus de 2 500 élèves issus de plus de 80 nationalités et sappuie sur une équipe de plus de 350 collaborateurs engagés dans la réussite des élèves et le bon fonctionnement de linstitution.

Fort de près de soixante années dexpérience lIFS propose un environnement de travail structuré exigeant et résolument tourné à linternational tout en respectant le cadre de lhomologation avec le Ministère français de lEducation nationale.

Létablissement conjugue excellence académique innovation pédagogique et diversité culturelle; il offre des conditions dexercice favorables : infrastructures modernes outils numériques performants et une politique active de formation continue permettant un développement professionnel tout au long de la carrière. La diversité des profils et des parcours contribue à une dynamique collective riche propice à la collaboration et au partage de pratiques.

Implantée à Singapour cité-Etat reconnue pour sa qualité de vie sa sécurité et son efficacité administrative lIFS bénéficie dun environnement particulièrement attractif pour les personnels internationaux. Cette implantation facilite également les échanges régionaux et les coopérations avec dautres établissements scolaires et partenaires éducatifs.

Dans ce contexte le poste dassistante du proviseur occupe une place stratégique au sein de lorganisation. Il sinscrit au cœur du pilotage de létablissement et implique une collaboration étroite avec léquipe de direction les services administratifs les équipes pédagogiques ainsi que les partenaires missions requièrent notamment une capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement exigeant.

Ce poste constitue une opportunité de simpliquer directement dans la gouvernance dun établissement de référence et de contribuer au quotidien à la qualité du service éducatif offert aux élèves et à leurs familles.

MISSION

Le/L assistant(e) du Proviseur assure un rôle central de coordination administrative et institutionnelle. Il/Elle contribue à la fluidité du fonctionnement de la direction en garantissant une gestion rigoureuse des dossiers une communication efficace avec les partenaires internes et externes ainsi quun appui organisationnel aux instances de gouvernance de létablissement

RESPONSABILITÉS

1. Appui au Proviseur et secrétariat

- Gestion de lagenda du Proviseur

- Assistance administrative directe au Proviseur.

- Coordination et suivi de dossiers stratégiques.

- Interface entre létablissement lAgence pour lenseignement français à létranger et le poste diplomatique (Ambassade de France).

- Réponse aux enquêtes de lAmbassade.

- Traduction ou relecture en anglais des communications institutionnelles.

2. Interface avec lAEFE et gestion des personnels détachés (en étroite collaboration avec les services RH de létablissement)

- Accueil et suivi des personnels détachés avec missions dencadrement et de formation

- Suivi de la carrière des personnels détachés.

- Tenue et mise à jour des dossiers administratifs.

- Inscription des nouveaux personnels sur les plateformes dédiées de lAEFE.

- Gestion des détachements (première demande renouvellement suivi déclarations).

- Suivi des absences accidents du travail et obligations déclaratives.

- Organisation et transmission des rapports dentretiens professionnels annuels.

- Remontée des heures supplémentaires et mise à jour des données RH pour le Plan Régional AEFE de Formation

- Gestion des postes de détachés (création gel suppression).

- Lancement des appels à candidature et suivi des recrutements (outil MAGE).

- Réponse aux enquêtes de lAEFE (enquêtes rapide et lourde de rentrée dorientation élèves à besoins éducatifs particuliers enquête des loyers).

- Centralisation du travail concernant le dispositif quinquennal de renouvellement de lhomologation avec le Ministère français de lEducation nationale notamment dans le cadre du renouvellement de lhomologation.

- Contacts réguliers et permanents avec les services de lAEFE.

- Assister les RH à la préparation des déclarations fiscales (IRAS certificat de décharge fiscale)

3. Organisation des instances statutaires et de gouvernance

- Organisation et secrétariat du Conseil détablissement ( réunions jusquà 6 par an). Organisation du vote électronique du conseil détablissement si nécessaire.

- Organisation des élections des représentants (personnels parents) au Conseil détablissement.

- Organisation et secrétariat de la Commission Consultative Paritaire Locale (CCPL commission de recrutement des personnels détachés)

- Organisation des élections des représentants aux instances de lAEFE.

- Organisation et suivi des instances suivantes :

- Comité déducation à la santé à la citoyenneté et à lenvironnement (CESCE)

- Cellule de formation continue

- Commission Hygiène sécurité de la communauté scolaire et conditions de travail des personnels

- Commission éducative

- Conseil de discipline

4. Coordination interne et vie de létablissement

- Organisation des réunions du groupe humanitaire et du comité des fêtes.

- Contribution aux initiatives favorisant la cohésion des équipes et la reconnaissance des personnels.

- Participation à lorganisation dévénements internes.

COMPÉTENCES EXPÉRIENCE ET QUALITÉS REQUISES

- Formation supérieure (Bac2/3 minimum) en secrétariat de direction gestion ou équivalent.

- Expérience confirmée en secrétariat de direction idéalement en environnement éducatif ou institutionnel. Une certaine connaissance du système éducatif français est souhaitable.

- Excellente maîtrise des outils bureautiques

- La connaissance doutils de gestion scolaire (EDT Pronote) constitue un atout.

- Très bonnes capacités organisationnelles et de gestion des priorités.

- Excellentes compétences relationnelles et sens du travail en équipe.

- Expérience dans la gestion de la relation avec des personnels éducatifs des parents et des représentants dautorités.

- Connaissance des institutions Singapouriennes et notamment du MO (Ministère de lEducation).

- Capacité à évoluer dans un environnement international et multiculturel.

- Maîtrise impérative du français et de langlais (oral et écrit).

- Devoirs de confidentialité et de réserve.

- Rigueur fiabilité et sens du service.

- Esprit dinitiative et autonomie.

- Sens de la diplomatie et qualité de communication.

CONDITIONS DE TRAVAIL

- Poste à temps plein (42h/semaine)

- La rémunération est basée sur le diplôme lexpérience et la grille de salaire de lIFS.

VERSION ANGLAISE

The International French School is one of the flagship institutions within the network of the Agency for French Education Abroad (AEFE).

It welcomes more than 2500 students from over 80 nationalities and relies on a team of over 350 staff members committed to student success and the smooth operation of the institution.

With nearly sixty years of experience IFS offers a structured and demanding working environment strongly internationally oriented while fully complying with the accreditation framework of the French Ministry of National Education. The school combines academic excellence pedagogical innovation and cultural diversity. It provides favourable working conditions including modern facilities high-performing digital tools and an active professional development policy that supports continuous career growth. The diversity of profiles and backgrounds contributes to a rich collective dynamic fostering collaboration and the sharing of best practices.

Based in Singapore a city-state renowned for its quality of life safety and administrative efficiency IFS benefits from a highly attractive environment for international staff. This location also facilitates regional exchanges and cooperation with other schools and educational partners.

Within this context the Principals Assistant plays a strategic role within the organisation. The position sits at the heart of the schools governance and involves close collaboration with the leadership team administrative departments teaching staff and institutional partners. The role requires in particular the ability to manage multiple priorities in a demanding environment.

This position represents an opportunity to be directly involved in the governance of a leading educational institution and to contribute daily to the quality of the educational service provided to students and their families.

MISSION

The Executive Assistant to the Principal plays a central role in administrative and institutional coordination. The position contributes to the smooth functioning of the leadership team by ensuring rigorous management of files effective communication with internal and external stakeholders and organisational support to the schools governance bodies.

RESPONSIBILITIES

1. Executive Support to the Head of School

- Manage the principals schedule

- Provide direct administrative support

- Coordinate and follow up on strategic dossiers

- Act as an interface between the school the AEFE (Agency for French Education Abroad) and the French Embassy

- Respond to Embassy surveys and requests

- Translate or proofread institutional communications in English

2. AEFE Liaison & Management of Seconded Staff (in close collaboration with HR)

- Support onboarding and follow-up of seconded staff with leadership and training responsibilities

- Monitor career progression of seconded staff

- Maintain and update administrative records

- Register new staff on AEFE platforms

- Manage secondment processes (initial applications renewals monitoring declarations)

- Track absences workplace accidents and reporting obligations

- Organise and submit annual professional appraisal reports

- Consolidate overtime reporting and update HR data for the AEFE Regional Training Plan

- Manage seconded positions (creation suspension closure)

- Launch recruitment campaigns and follow up on applications (via MAGE or equivalent tools)

- Respond to AEFE surveys (start-of-year surveys orientation special educational needs housing etc.)

- Centralise documentation related to the five-year accreditation renewal process with the French Ministry of Education

- Maintain regular communication with AEFE services

- Support HR with the preparation of tax declarations (IRAS tax clearance)

3. Governance & Statutory Bodies

- Organise and provide secretariat support for the School Council (up to 6 meetings per year) including electronic voting where required

- Organise elections of staff and parent representatives

- Organise and support the Local Joint Consultative Commission (CCPL recruitment of seconded staff)

- Coordinate elections for AEFE governance bodies

- Organise and follow up on the following committees:

- Health Citizenship and Environment Committee (CESCE)

- Continuous Training Committee

- Health & Safety and Working Conditions Committee

- Educational Committee

- Disciplinary Council

4. Internal Coordination & School Life

- Organise meetings for internal groups (e.g. humanitarian group events committee)

- Contribute to initiatives promoting team cohesion and staff recognition

- Support the organisation of internal school events

QUALIFICATIONS EXPERIENCE & SKILLS

- Diploma (minimum Bac2/3) in executive assistance administration management or equivalent

- Proven experience in executive support preferably in an educational or institutional environment

- Knowledge of the French education system is an advantage

- Strong proficiency in office tools

- Familiarity with school management systems (e.g. EDT Pronote) is a plus

- Excellent organisational and prioritisation skills

- Strong interpersonal and teamwork abilities

- Experience interacting with educators parents and institutional stakeholders

- Knowledge of Singaporean institutions in particular the MOE (Ministry of Education).

- Ability to work in an international and multicultural environment

- Fluency in French and English (written and spoken mandatory)

- Strong sense of confidentiality and discretion

- Rigour reliability and service orientation

- Initiative and autonomy

- Strong communication skills and diplomacy

WORKING CONDITIONS

- Full time position (42h/week)

- Remuneration will be based on company salary scale

Required Skills:

Master in Psychology and/or in Educational Psychology required Fluent in French Good level of English desired Desired school experience Knowledge in psychopedagogy Ability to listen observe and empathize Management skills

LInternational French School est lun des établissements majeurs du réseau de lAgence pour lenseignement français à létranger. Il accueille plus de 2 500 élèves issus de plus de 80 nationalités et sappuie sur une équipe de plus de 350 collaborateurs engagés dans la réussite des élèves et le bon fonct...