Tècnica Suport i Administració de Centres Pineda de Mar

Tècnic/a Suport i Administració de Centres

Per al centre ubicat a la població de Pineda de Mar

La Fundació Gentis és una entitat sense ànim de lucre on treballem per la millora de locupabilitat i el desenvolupament competencial emocional i social dels collectius més desfavorits.
A Gentis fem moure lengranatge per aconseguir la inclusió social plena des de lacció comunitària la formació el mentoratge la mediació el suport familiar i la intervenció psicològica i terapèutica.

Com aTècnic/a Suport i Administració de Centres a Gentis...

Tindràs loportunitat de:

• Vetllar pel correcte funcionament de la recepció garantint una atenció adequada com a primera imatge de lentitat.

• Assegurar la seguretat i el bon ús de loficina tant pel que fa a les persones treballadores com a les installacions.

• Donar suport administratiu al departament de comptabilitat.

• Donar suport administratiu al departament de gestió de persones.

• Donar suport administratiu transversal al funcionament del centre i als diferents departaments.

• Collaborar en el control de la despesa dels centres i el seguiment dels recursos materials i subministraments.

• Donar suport en la gestió documental i administrativa associada als punts dactuació i a la documentació obligatòria dels centres.

• Participar en tasques de gestió administrativa vinculades a recursos humans i al suport comptable del departament de finances.

De què tencarregaràs

• Control de despesa específica de cada centre per analitzar lús de cada centre: Material fungible administració material dhigiene fotocòpies subministraments...

• Control de linventari que realitzen els conserges de mobiliari material TIC i mòbils tan de lequip de professionals com dels usuaris i usuàries.

• Control de tots els documents associats a un punt dactuació: documents de dret dús certificats de solidesa certificat accessibilitat certificat de qualitat...

• Gestió Assegurances i tràmits quan hi ha sinistres en algun lloc

• Gestió documental de Formació Bonificada

• Gestió administrativa de recursos humans: validació quilometratge calendaris.

• Gestió dels documents administratius (IAE certificat solidesa etc.) relatius al centre nodal.

• Suport comptable i administratiu al departament de finances de lentitat

Vetllar pel correcte funcionament de la recepció com a primera impressió de lEntitat:

• Gestió de missatgeria i balises internes

• Gestió i distribució del correu intern

• Gestió del càtering i preparació de sales

• Recepció atenció i derivació dusuaris i visites

• Recepció derivació o notificació de trucades

• Control visual daccessos dentrades i sortides

• Registre a laplicatiu de les entrades i sortides de documentació oficial

• Garantir el control de registre dassistència dels usuaris que visiten el centre preparació dels formularis corresponents i arxiu documental dels mateixos

Vetllar per la seguretat de loficina. Tant dels treballadors com de les :

• Control diari dalarmes (posada en marxa i apagat)

• Verificació periòdica de claus existents la seva assignació i el control de les còpies addicionals de seguretat

• Trucar als cossos de seguretat/mèdics en cas de necessitat.

• En cas daveria o trencadissa trucar a lasseguradora corresponent fer el karaoke corresponent i fer el seguiment fins que tot quedi solucionat.

• Actualització i verificació del Pla Anual de Manteniment de lespai

• Supervisió de lestat diari de la neteja. Control del personal de neteja (horaris i qualitat de la feina). En cas de disconformitat comunicar-ho a:

Suport administratiu a lequip tècnic de loficina:

• Control calendari/reserves de les sales de reunions. Preparació de les mateixes

• Preparació de documents (Realització de còpies enquadernacio i entrega)

• Recull mensual de necessitats dels espais i report a SSCC

• Realització dencàrrecs i fotocòpies (dins un horari acordat prèviament i fixe)

• Preparació daules

• Realització de trucades per a la recerca dusuaris

• Informació telefònica a possibles interessats dels programes que executem (derivació quan correspongui). Tasca transversal per a usuaris potencials de diferents serveis

• Gestió incidències despais via aplicatiu

Funcions de responsabilitat i/o control dadministració i finances

• Control de despesa específica de cada centre per analitzar lús de cada centre: Material fungible administració material dhigiene fotocòpies subministraments...

• Control de linventari que realitzen els conserges de mobiliari material TIC i mòbils tan de lequip de professionals com dels usuaris i usuàries.

• Control de tots els documents associats a un punt dactuació: documents de dret dús certificats de solidesa certificat accessibilitat certificat de qualitat...

• Gestió Assegurances i tràmits quan hi ha sinistres en algun lloc

• Gestió documental de Formació Bonificada

• Gestió administrativa de recursos humans: validació quilometratge calendaris.

• Tasqeus de suport transversal a diversos departaments de lentitat.

• Gestió dels documents administratius (IAE certificat solidesa etc.) relatius al centre nodal.

• Suport comptable i administratiu al departament de finances de lentitat.

Perfil competencial

• Capacitat de treballar de forma autònoma

• Domini de les TIC (ofimàtica i eines telemàtiques)

• Capacitat de treballar sota pressió

• Comunicació

• Organització i planificació del propi treball

• Flexibilitat

Quins són els requisits que has de tenir

Disposar dun Cicle Formatiu de Grau Superior dAdministració i finances RRHH etc

Experiència prèvia en tasques homòlogues

Domini del paquet Office (Word Excel Power Point)

Coneixements administratius (concepte de factura albarà mínims requisits legals diferència entre despesa i pagament o entre ingrés i cobrament etc..)

Coneixements en gestió documental

Coneixements en gestió de centraletes telefòniques

Disponibilitat dincorporació immediata

Toferim

1 vacant estable al 100% de la jornada
Horari: Dilluns a divendres de 8h a 15h i una tarda (375 h/setmana).
Jornada intensiva a lestiu (8h a 15:30h)
1 dia de treball híbrid a la setmana.
Categoria: Grup Professional 3 22654.51 bruts anuals
Incorporació immediata

Uneix-te al nostre equip i gaudeix de beneficis únics!

A Fundació Gentis cuidem el nostre equip tant com cuidem les persones que atenem.

Retribució flexible en:
Escola bressol
Formació contínua
Restaurants
Transport públic
Assegurança de salut