Adjointe administrative (Temps partiel) Executive Personal Assistant (Part-time)

Nous sommes à la recherche dun(e) adjoint(e) de direction rigoureux(se) et proactif(ve) pour épauler le PDG dune entreprise agroalimentaire en pleine croissance. Ce poste est idéal pour une personne qui sépanouit dans un environnement dynamique anticipe les besoins et sait gérer avec discrétion et efficacité les tâches professionnelles et personnelles courantes.

Il sagit dun poste à temps partiel (3 jours par semaine) avec une certaine flexibilité requise en fonction des besoins de lentreprise.

Tâches et responsabilités:

1. Aide à la direction

• Gestion du calendrier du PDG
• Coordination des réunions appels et déplacements (vols hôtels itinéraires)
• Préparation des ordres du jour des notes de synthèse et des suivis
• Gestion des communications du PDG

1. Communication et coordination

• Gestion des courriels et de la correspondance au nom du PDG
• Liaison avec les équipes internes les fournisseurs et les partenaires externes
• Suivi des actions clés et garantie de leur mise en œuvre

1. Assistance opérationnelle (secteur agroalimentaire)

• Coordination avec les équipes de production de vente et dexploitation selon les besoins
• Aide à la planification des visites dusine des dégustations et des réunions importantes
• Participation à lorganisation dévénements de réunions clients et de lancements de produits

1. Assistance personnelle (ponctuelle)

• Gestion ponctuelle des rendez-vous et des réservations
• Aide à la coordination au besoin

1. Organisation et efficacité

• Organisation et accessibilité des documents des contacts et des priorités
• Identification des inefficacités et amélioration proactive des processus

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We are seeking a highly organized proactive Personal Assistant to support a CEO in a fast-paced food manufacturing business. This role is ideal for someone who thrives in dynamic environments anticipates needs before they arise and can balance both business and light personal coordination with discretion and efficiency.

This is a 3-day-per-week role with flexibility required based on business needs.

Key Responsibilities:

1. Executive Support

• Manage calendar across business
• Coordinate meetings calls and travel (flights hotels itineraries)
• Prepare agendas briefing notes and follow-ups
• Act as gatekeeper for the CEO

2. Communication & Coordination

• Handle emails and correspondence on behalf of the CEO
• Liaise with internal teams suppliers and external partners
• Track key action items and ensure follow-through

3. Operational Support (Food Business Context)

• Coordinate with production sales and operations teams when needed
• Assist in scheduling plant visits tastings or key meetings
• Help organize events client meetings or product launches

4. Personal Support (Light)

• Manage some occasional appointments or reservations
• Assist with coordination as needed

5. Organization & Efficiency

• Keep documents contacts and priorities structured and accessible
• Identify inefficiencies and proactively improve workflows

Qualifications :

Profil idéal

• Plus de 5 ans dexpérience dans lassistance à un cadre supérieur ou à un entrepreneur
• Très organisé et soucieux du détail
• Discret(e) digne de confiance et doté(e) dune grande intelligence émotionnelle
• Excellent(e) communicateur(e) : communication claire concise et professionnelle anglais requis le français est un atout.
• À laise dans un environnement dynamique et parfois peu structuré
• Proactif(ve) : anticipe les problèmes
• Maîtrise des outils informatiques (Google Workspace Outlook outils de planification etc.). Excellente maîtrise dExcel

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Ideal Candidate Profile

• 5 years supporting a senior executive or entrepreneur
• Highly organized with strong attention to detail
• Discreet trustworthy and emotionally intelligent
• Strong communicatorclear concise and professional- English required French is a plus. 
• Comfortable in a fast-moving sometimes unstructured environment
• Proactive mindset: sees problems before they happen
• Tech-savvy (Google Workspace Outlook scheduling tools etc.) Strong excel

Informations complémentaires :

Organisation du travail

• 3 jours par semaine (jours flexibles)
• Travail en personne et à distance
• Disponibilité occasionnelle en dehors des jours ouvrables pour les urgences (limitée)

Résultats

• Optimisation et protection du temps du PDG
• Suivi rigoureux des dossiers
• Communication fluide

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Work Structure

• 3 days per week (flexible on which days)
• In-person and remote
• Occasional availability outside working days for urgent matters (limited)

What Success Looks Like

• CEOs time is optimized and protected
• Nothing falls through the cracks
• Communication is streamlined

Remote Work :

No

Employment Type :

Part-time