Operations Coordinator
Share
Job Location:
Ho Chi Minh City - Vietnam
Monthly Salary:
Not Disclosed
Posted on:
2 days ago
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
Job description
Về WhiteCoat
WhiteCoat là một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và sức khỏe toàn diện đa kênh có trụ sở chính tại Singapore đóng vai trò là điểm tiếp chạm đầu tiên và duy nhất cho mọi nhu cầu chăm sóc sức khỏe tại khu vực Đông Nam Á.
Kể từ khi ra mắt vào năm 2018 nền tảng kỹ thuật số của WhiteCoat đã hỗ trợ nhiều dịch vụ khác nhau bao gồm tư vấn trực tuyến và trực tiếp cũng như cung ứng thuốc và điều phối xét nghiệm chẩn đoán bao phủ các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe ban đầu chuyên khoa và hỗ trợ.
Tập trung vào mảng doanh nghiệp (B2B) WhiteCoat đã thiết lập các quan hệ đối tác chiến lược với các công ty bảo hiểm tập đoàn và nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hàng đầu trong khu vực nhằm mang đến cho người dùng dịch vụ chăm sóc chất lượng cao dễ tiếp cận và chi phí hợp lý.
Hiện nay Tập đoàn có văn phòng tại Singapore Indonesia Malaysia và Việt Nam. Để biết thêm thông tin về WhiteCoat vui lòng truy cập .
Mô tả công việc
Chúng tôi đang tìm kiếm một Điều phối viên Vận hành (Operations Coordinator) đáng tin cậy và tỉ mỉ để hỗ trợ quản lý các hoạt động đặt lịch hẹn hằng ngày. Vai trò này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo xác nhận lịch hẹn kịp thời tuân thủ các cam kết mức độ dịch vụ (SLA) và phối hợp trơn tru giữa người dùng bác sĩ và các đội ngũ nội bộ của WhiteCoat.
Đây là vị trí làm việc từ xa đặt tại Việt Nam hỗ trợ theo khung giờ làm việc của Hồng Kông bao gồm sáng sớm và ngày Thứ Bảy.
Trách nhiệm chính
Quản lý lịch hẹn (Trách nhiệm cốt lõi)
Theo dõi các yêu cầu đặt lịch hẹn gửi đến qua email và hệ thống nội bộ
Phân bổ lịch hẹn cho các bác sĩ theo lịch trực dựa trên:
Yêu cầu ngôn ngữ
Sự sẵn có và năng lực tiếp nhận của bác sĩ
Tự thực hiện xác nhận lịch hẹn thông qua hệ thống CRM nội bộ
Đảm bảo tất cả các lịch hẹn được xác nhận trong thời gian SLA quy định
Tiếp nhận & điều phối yêu cầu
Phản hồi xác nhận các yêu cầu từ người dùng hoặc bác sĩ trong thời gian SLA quy định
Chuyển tiếp các yêu cầu đến các bộ phận nội bộ phù hợp của WhiteCoat để xử lý tiếp
Theo dõi và đảm bảo việc bàn giao thông tin rõ ràng đầy đủ
Trách nhiệm phụ
Báo cáo các trường hợp bất thường tình huống đặc biệt hoặc vấn đề về năng lực tiếp nhận cho quản lý thị trường
Thời gian làm việc
Làm việc theo ca tổng cộng 40 giờ/tuần bao gồm ngày Thứ Bảy
Ví dụ: Thứ Hai - Thứ Sáu: 8:30 sáng - 2:30 chiều; Thứ Bảy: 8:30 sáng - 7:30 tối
Kết hợp làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng
Ngày nghỉ lễ áp dụng theo lịch nghỉ lễ của Hồng Kông
Cách thức ứng tuyển
Nếu bạn cảm thấy hào hứng với cơ hội này và tin rằng mình có đủ năng lực để đảm nhiệm vai trò này chúng tôi rất mong nhận được hồ sơ từ bạn. Hãy tham gia cùng chúng tôi để tạo ra những giải pháp y tế sáng tạo và tác động tích cực đến cuộc sống của mọi người.
Vui lòng gửi CV của bạn đến
Tiêu đề email: Job TitleFull name
About WhiteCoat
About WhiteCoat WhiteCoat is a Singapore-headquartered omnichannel provider of integrated health andwellness services that serves as the first and single touchpoint for all care needs in SoutheastAsia.
Since launching in 2018 WhiteCoats digital platform powers a wide range of services includingtele- and in-person consultations as well as medication fulfilment and diagnostic testingacross primary specialist and allied care.
With a focus on the B2B space WhiteCoat has forged strategic partnerships with the regionsleading insurers corporates and care providers to provide accessible and affordable high-quality care to its users.
The Group currently has offices in Singapore Indonesia Malaysia and more information on WhiteCoat please visit .
What you will be doing
We are looking for a reliable and detail-oriented Operations Coordinator to support the day-to-day management of appointment bookings. This role is critical to ensuring timely appointment confirmations adherence to service level agreements (SLAs) and smooth coordination between users clinicians and internal WhiteCoat teams.
This is a remote role based in Vietnam supporting Hong Kong operational hours including early mornings and Saturdays.
On a day-to-day basis this means you will:
Appointment Management (Core Responsibility)
Monitor in-bound appointment booking requests via email and internal system
Assign appointments to rostered clinicians based on:
Language requirements
Clinician availability and capacity
Confirm appointments independently using the in-house CRM system
Ensure all bookings are confirmed within defined SLAs
Enquiry Acknowledgement & Routing
Acknowledge in-bound user or clinician enquiries within defined SLAs
Route enquiries to the appropriate WhiteCoat internal teams for follow-up
Track and ensure handovers are clear and complete
Secondary Responsibilities
Flag unusual cases edge scenarios or capacity issues to the in-market lead
Our Benefits
Make a Real Impact: Opportunity to contribute to a leading digital health companys growth in Vietnam. Ideas are valued in an industry vital to everyone.
Fast-paced Start-up Environment: Experience an environment where you get to own and make tangible impact without bureaucracy getting in the way of rapid decision-making.
Great Team: Collaborate with intelligent friendly and supportive professionals from diverse backgrounds.
Hands-on Learning & Growth: Gain hands-on experience in strategy partnerships operations and product innovation within a growing industry.
Competitive Compensation & Benefits: Competitive compensation and performance-based bonus. Social insurance and leave provisions such as 14 days annual leave family care leave and paid sick leave.
How to apply
If you believe you have what it takes to excel in this role we would love to hear from you. Join us on our journey to make a positive impact on the lives of people through innovative healthcare solutions!
Please click Apply or email your resume to with the email subject: Job TitleFull name
Job requirements
Yêu cầu năng lực
Yêu cầu:
Tỉ mỉ chú ý đến chi tiết và có khả năng tuân thủ quy trình làm việc rõ ràng
Chủ động có thể làm việc độc lập đồng thời phối hợp hiệu quả với đội ngũ làm việc từ xa
Có khả năng xử lý công việc nhạy cảm về thời gian và tuân thủ nghiêm ngặt SLA
Thành thạo sử dụng hệ thống CRM và quy trình làm việc qua email
Kỹ năng giao tiếp viết bằng tiếng Anh rõ ràng
What we are looking for
Qualifications:
Strong attention to detail and ability to follow structured workflows
Proactive mindset comfortable working independently while collaborating closely with a remote team
Ability to manage time-sensitive tasks and adhere strictly to SLAs
Comfortable working with CRM systems and Email-based workflows
Clear written communication skills in English
All done!
Your application has been successfully submitted!
Youve already applied for this job
We appreciate your interest in this position. Unfortunately you have already applied for this job.
Required Experience:
IC
