Management Assistent

Als Management Assistant maak je elke dag het verschil. Dit doe je specifiek voor de HR Director en alle medewerkers in het Human Resources voertaal binnen de organisatie is Engels. Je werkt nauw samen met de andere assistenten van verschillende afdelingen en vervangt deze in geval van afwezigheid.

Je bent een echte duizendpoot. Een collega die de gevraagde ondersteuning kan bieden en die zowel door de HR Director NE als door overige collegas als onmisbaar wordt ervaren. Je gaat proactief te werk wat betekent dat je de werkzaamheden overziet en adequaat inspeelt op onvoorzienbare situaties. Ook ben je perfectionistisch kun je snel werk produceren ben je accuraat en stressbestendig. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en bent integer. Tot slot is het belangrijk dat je over goede communicatieve vaardigheden beschikt en is zowel samenwerken als zelfstandig werken voor jou vanzelfsprekend. 

Naast je flexibiliteit is ook je organisatorische talent onovertroffen. Daardoor is elke meeting vergadering borrel of teambuilding-event een succes ongeacht of er nou tien honderd of vijfhonderd mensen aan deelnemen. Naast een geschikte locatie en goede catering zoek je - in nauwe samenwerking met de andere Management Assistanten - iedere keer weer naar een verrassende creatieve invalshoek om een bijeenkomst of event nét dat beetje extra te geven. Die verfrissende blik daar worden ze bij JDE Peets erg blij van.

Je bent verantwoordelijk voor: 

• Beheren van de agendas en het maken van in- en externe afspraken; 
• Ondersteuning bij het organiseren van opleidingen en andere interne evenementen zoals HR-bijeenkomsten en afdelingsuitjes;
• Organiseren voorbereiden en faciliteren van vergaderingen; 
• Boeken van vluchten en het verwerken van declaraties; 
• Telefoonafwikkeling verwerken van inkomende post en e-mails; 
• Bijhouden van administratie rondom offertes en contracten (Vendors en PO nummers); 
• Ontvangen van bezoekers voor de afdeling en het verzorgen van vergaderzalen en lunches.

We zoeken iemand voor deze rol die 32 uur per week beschikbaar is. 

Qualifications :

Je hebt bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO-niveau en/of relevante secretariële werkervaring bij voorkeur in een internationale organisatie waarbij je de rol van spin in het web hebt vervuld. 

Verder beschik je over: 

• Goede beheersing van het MS Office pakket Word en Excel in het bijzonder. Daarnaast maak je je kantoorautomatisering snel eigen. Ervaring met SAP is een pré; 
• Ervaring waaruit blijkt dat je in staat bent om een bedrijf en bedrijfsprocessen goed eigen te maken; 
• Het vermogen snel te kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden; 
• Een grote mate van flexibiliteit; 
• De mogelijkheid om breder mee te denken dan alleen wat er van je gevraagd wordt; 
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; 
• Sociale communicatieve en organisatorische vaardigheden; 
• Interesse in mensen en het reilen en zeilen op een HR-afdeling. 

Aanvullende informatie :

Enthousiast 
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Evy Heldens HR Business Partner bereikbaar op 06-. Schaar Talent Acquisition Specialist. Wij kijken ernaar uit om jouw talenten te ontdekken en te verwelkomen in ons team.

Solliciteren kan tot 6 april. 

Bij JDE Peets streven we naar een betere toekomst waarin we iedereen op een authentieke manier bedienen weerspiegelen en omarmen. Wij geloven in het bevorderen van een meer diverse eerlijke en inclusieve organisatie waar iedereen zich comfortabel voelt om echt zichzelf te zijn en zijn of haar volledige potentieel kan benutten. Dit betekent dat we geen enkele vorm van discriminatie tolereren op basis van ras etniciteit geslacht genderidentiteit seksuele geaardheid religie nationaliteit leeftijd beperking of enig ander door de wet beschermd kenmerk.

Tijdens de hele loopbaan van onze medewerkers staat diversiteit gelijkheid en inclusie (DE&I) centraal in onze personeelsprocessen. Dit stelt ons in staat objectiviteit te waarborgen en mogelijke vooroordelen te elimineren zodat iedereen een inclusieve ervaring op de werkvloer heeft. Aarzel niet om contact op te nemen als je aanpassingen nodig hebt tijdens het wervingsproces.

Onze inspanningen op dit gebied hebben ons de prestigieuze Catalyst Award opgeleverd evenals de Fair Pay Leader-certificering in 2025 dankzij een onverklaarde loonkloof tussen mannen en vrouwen van slechts 052%.

Een online assessment en een pre-screening maken onderdeel uit van de procedure.

Remote Work :

No

Employment Type :

Part-time