Executive Assistant Management Board

Als Executive Assistant ben jij de strategische rechterhand van de directie en een cruciale kracht achter hun succes. Onze directie bestaat uit vier leden; samen met je collega draag jij de volledige verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van twee directieleden. Jij zorgt ervoor dat zij optimaal kunnen presteren altijd voorbereid gefocust en ontzorgd.

Je regisseert complexe agendas stroomlijnt communicatie bereidt board-vergaderingen en besluitvorming zorgvuldig voor en organiseert reizen en events tot in de puntjes. Tegelijkertijd houd je het kantoor soepel draaiend door coördinatie van office- en facilitaire zaken. Je bent méér dan ondersteuning: je bent sparringpartner prioriteitenbewaker en verbindende schakel. Je beweegt je moeiteloos tussen directie medewerkers aandeelhouders en externe partners en draagt actief bij aan de professionele uitstraling van de organisatie.

Je werkt nauw samen met de andere Executive Assistant en met elkaar vertalen jullie de organisatiedoelstellingen naar een effectief en realistisch directieschema. Je bent nauw betrokken bij de business signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en stelt zelfstandig prioriteiten. Gevraagd én ongevraagd geef je advies zodat de directie altijd één stap voor blijft.

Voorkomende taken & verantwoordelijkheden:

• Volledig agenda- en mailboxbeheer voor de directie (prioriteren conflicten oplossen overzicht houden proactief meedenken over planning) ördineren meetings met internationale stakeholders;
• Je bent het interne en externe aanspreekpunt hebt veel contact met klanten partners en stakeholders;
• Organiseren van personeelsevenementen boardmeetings en externe bijeenkomsten;
• Noteren en opvolgen van actiepunten uit MT;
• Regelen van vergaderlocaties (intern en extern) meeting rooms en catering;
• Reis- en hotelboekingen visa en vervoer voor directie C-level en eventueel boardleden;
• Je zorgt dat het kantoor soepel draait door zorg te dragen voor boodschappen parkeerbeheer post kantoorartikelen een corveerooster etc.;
• Je bent de oren en ogen van de directie voor wat er speelt in de organisatie.

Qualifications :

• MBO / HBO werk- en denkniveau ruime ervaring in een vergelijkbare functie & werkzaamheden;
• Zelfstandigheid verantwoordelijkheid en een proactieve instelling;
• Communicatief sterk foutloos Nederlands en goede beheersing Engelse taal;
• In staat om aan te voelen wat de directie nodig heeft en daarop proactief te handelen;
• Snel in schakelen tussen verschillende onderwerpen en sterk in overzicht behouden;
• Praktisch ingesteld oplossingsgericht en rustig onder druk;
• Toegankelijk in omgang en goed in het verbinden van directie en medewerkers;
• Professionele houding en representatief in alle contacten;
• Je houdt van een dynamische omgeving;
• Je vindt het niet erg om af en toe buiten kantooruren iets op te pakken;
• Je bent altijd discreet en gaat diplomatiek om met vertrouwelijke informatie;
• Opgewekt en positief gestemd je gaat elke dag met een glimlach & veel energie naar kantoor.

Aanvullende informatie :

Wat wordt geboden

Onze opdrachtgever biedt een uitdagende en zelfstandige functie in een dynamische fast paced omgeving met ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Daarnaast bieden zij een salaris afgestemd op ervaring              (ca. 3.500 - 4.800) en een mooi pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden met hierin o.a. een bonus (15%) en een goede pensioenregeling.

Interesse 

Graag ontvangen wij je volledige CV per email via de apply button. Voor nadere informatie kun je ook bellen met Noblesse Recruitment; Monique Nobel tel. 31 (0) 6-.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time