Assistant de direction Direction de l'Environnement

Main Responsibilities

Assistance au Directeur et la gestion de son bureau

• Assurer un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au Directeur et à son bureau en veillant au bon fonctionnement quotidien de lensemble des activités.
• Gérer et optimiser lagenda du Directeur : rendezvous réunions internes et externes engagements professionnels événements sociaux et déplacements internationaux.
• Rédiger relire mettre en forme et finaliser la correspondance courante les lettres officielles notes et documents ; traiter les documents officiels via eCouncil/ONE et gérer les demandes de traduction si nécessaire.
• Maintenir un système de classement électronique et physique structuré et accessible et veiller au traitement approprié des documents confidentiels.
• Accueillir et assister les visiteurs y compris les hauts responsables en garantissant la discrétion et le respect des règles de protocole.
• Entretenir et développer des relations de travail efficaces avec les homologues au sein de lOrganisation (ex. bureaux du SG/DSG) les délégations nationales les administrations le secteur privé et les organisations internationales.

Communication et gestion des flux dinformation

• Gérer filtrer et hiérarchiser les courriels adressés au Directeur : préparer des réponses réorienter les tâches traiter les demandes ne nécessitant pas lintervention directe du Directeur et signaler les questions urgentes.
• Prioriser suivre et assurer le traitement des demandes projets et correspondances entrantes en garantissant le respect des délais y compris ceux provenant du Bureau du Secrétaire général.
• Coordonner le flux de travail quotidien du Bureau du Directeur et assurer une circulation efficace de linformation entre les divisions internes les délégations et les partenaires externes.
• En labsence du Directeur ou des Directeurs adjoints identifier les questions nécessitant une attention immédiate et en assurer le suivi en lien avec les Conseillers concernés.
• Veiller à la diffusion claire précise et ponctuelle de linformation aux agents et parties prenantes concernées.
• Assurer une communication professionnelle et courtoise au nom du Bureau du Directeur avec les interlocuteurs internes et externes.

Organisation des missions et des événements

• Organiser et gérer les aspects logistiques et administratifs des réunions pilotées par le Bureau du Directeur : réservation de salles services de restauration besoins techniques mise en forme des documents préparation des invitations coordination avec les services de soutien internes.
• Identifier et compiler les informations nécessaires pour le Directeur en amont des réunions importantes en fonction des programmes et des documents disponibles.
• Organiser les missions du Directeur et des membres de son bureau : réservations de vols et dhôtels inscriptions visas ordres de mission dans Concur notes de frais et suivi des remboursements.
• Préparer et assembler les dossiers de réunion documents de référence et autres éléments nécessaires aux réunions et déplacements.
• Assurer la coordination avec les autorités gouvernementales les collectivités locales et les coorganisateurs afin de garantir le respect du protocole les dispositions de sécurité et les arrangements logistiques lors de réunions ou missions à létranger.

Autres responsabilités

• Travailler de manière collaborative et constructive avec lensemble des assistant(e)s dENV ainsi quavec les autres directions de lOrganisation.
• Contribuer aux initiatives transversales de la Direction visant à renforcer lesprit déquipe et le bienêtre au travail.
• Exécuter toute autre tâche connexe selon les besoins.

Qualifications :

Profil idéal

Formation

• Très bonne formation de niveau secondaire complétée par une formation ou une expérience pertinente de niveau postsecondaire de préférence au sein dune organisation internationale.

Expérience professionnelle

• Expérience avérée en tant quassistant(e) personnel(le) auprès dun haut fonctionnaire national ou international ; une expérience dans le domaine de lenvironnement serait un atout.
• Connaissance des règles administratives procédures et systèmes de lOrganisation serait un avantage ou capacité à les apprendre et les assimiler rapidement.

Outils

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office en particulier Word et Outlook. Une expérience avec PowerPoint constituerait un atout.
• Expérience avec les applications utilisées au sein de lOrganisation (eCouncil Concur Conference Room Reservations SRP ONE Author SRM etc.).
• Capacité à apprendre et à sadapter rapidement à de nouveaux outils.

Compétences essentielles

• Le personnel de lOCDE est tenu de démontrer des comportements alignés sur les six compétences essentielles qui seront évaluées dans le cadre du processus de recrutement : Vision et stratégie (Niveau 1); Renforcement des capacités des personnes (Niveau 1); Éthique et intégrité (Niveau 1); Collaboration et horizontalité (Niveau 2); Obtention de résultats (Niveau 1); Innovation et acceptation du changement (Niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE.

Langues

• Maîtrise dune des deux langues officielles de lOrganisation (anglais ou français) et bonne connaissance de lautre ou engagement à lacquérir rapidement.

Informations supplémentaires :

Date de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 15 mars à 23h59 (Heure de Paris).

Durée du contrat

• Engagement de durée indéterminée sans terme prévu.

Veuillez noter que conformément au Règlement du personnel lâge de la retraite obligatoire est fixé à 67 ans.

Ce quoffre lOCDE

• Salaire mensuel de base à partir de  4 502.33 EUR plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle exonérés dimpôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter les Statut Règlement et Instructions applicables aux agents de lOrganisation. Veuillez noter que toute personne nommée agente à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de lOCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.  
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• La présente offre demploi pourrait servir à la constitution dun vivier de candidates jugées aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre dun engagement de durée indéterminée ou déterminée. 

Selection Process

Pour les candidats retenus à lissue du premier tri le processus de sélection pourra comprendre; un entretien vidéo enregistré une évaluation écrite basée sur les compétences du postes et un entretien avec un panel. 

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes dun de ses pays Membres indépendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time