Secrétaire sénior

Relevant de la Directrice principale lela titulaire assure la coordination des activités administratives liées au service. Ilelle assure lexécution de travaux de nature administrative et le soutien aux gestionnaires relevant de sa direction.

Ses principales responsabilités sont :

• Assurer la coordination et le suivi des activités administratives liées à la direction telles que la préparation et lenvoi de correspondances rapports présentations comptes de dépenses etc.;
• Assurer le classement et larchivage des dossiers et autres documents du service;
• Cumuler vérifier corriger au besoin et transmettre toutes les données pour la préparation des différents rapports de gestion;
• Organiser matériellement les réunions faire les réservations de salles convoquer les participants et préparer les dossiers nécessaires;
• Assister aux réunions et différents comités prendre les notes des rencontres et transcrire les comptes rendus pour approbation puis en faire la distribution;
• Tenir à jour lagenda de la directrice et autres gestionnaires du service si requis;
• Procéder à linventaire des fournitures de bureau pour lensemble du service et à ce titre préparer les réquisitions appropriées et recevoir le matériel commandé;
• Gérer la petite caisse;
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer ou prendre les messages et les transmettre au besoin;
• Recevoir et expédier le courrier interne et externe du service.
• Organiser les déplacements des gestionnaires du service lorsque requis;
• Effectuer le suivi de la facturation (codification tableau de bord réception des chèques photocopies classement etc.);
• Gérer la logistique nécessaire aux employé.es de la direction (mobilier informatique téléphonie etc.);
• Agir à titre de personne contact pour les dossiers en relation avec la direction des ressources humaines;
• Participer à la formation dune employée ayant à exécuter des responsabilités décrites ci-haut;
• Exécuter toute autre tâche de même nature ou dordre général reliée à lemploi ou nécessitée par sa fonction.

Qualifications :

• Détenir un diplôme détudes en secrétariat bureautique ou toute autre formation et/ou expérience équivalente.
• Posséder quatre (4) années dexpérience pertinente reliée au contenu des responsabilités.
• Connaître les logiciels Word Excel PowerPoint sous lenvironnement Windows ainsi que Visio.
• Maîtriser le français parlé et écrit et avoir une connaissance fonctionnelle orale et écrite de langlais; Lemployée aura à communiquer au besoin avec nos partenaires anglophones;
• Posséder un sens de lorganisation de linitiative et de lautonomie.
• Posséder dexcellentes aptitudes à communiquer tout en faisant preuve de discrétion.

Informations supplémentaires :

• Participe à des projets qui ont de limpact et relève des défis qui te permettront de te dépasser;
• Développe ton plein potentiel et imagine tout ce que tu peux devenir au sein de la famille Québecor par le biais de nos diverses opportunités de carrière ;
• Saisis loccasion de collaborer au succès dune entreprise qui partage tes valeurs en soutenant entre autres près de 400 organismes ! LI-NA1

Consulte notre rapport dactivité pour avoir un aperçu des projets auxquels tu pourrais contribuer !

Nous valorisons ton unicité !

Nous nous engageons à créer et à maintenir un milieu de travail accessible équitable et inclusif afin de représenter la diversité au sein de la collectivité dans laquelle lentreprise évolue. Nous nous assurons doffrir un environnement de travail où chaque personne est valorisée et respectée pour ce quelle est lui permettant ainsi datteindre son plein potentiel. Nous avons hâte de découvrir toutes les facettes qui font de toi une personne unique !

Nous avons à cœur doffrir des mesures daccessibilité aux personnes qui en feront la demande. Si tu as besoin daccommodements à nimporte quelle étape du processus nhésite pas à nous en faire part lors de tes premiers échanges avec nous.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time