Asistente Administrativo

Visión General

En Jhpiego trabajamos para salvar vidas mejorar la salud y transformar el futuro de mujeres y niños alrededor del mundo. Trabajamos con gobiernos y organizaciones de base comunitaria para fortalecer los sistemas de salud que permitan a los países prevenir detectar y responder a las amenazas de salud pública. Luchamos por mejorar el acceso a los servicios de alta calidad que las madres los y las recién nacidos y niños necesitan para una óptima salud y nutrición.

Jhpiego está buscando candidatos calificados para un proyecto en Guatemala que apoyará la prestación de servicios que salvan vidas en las áreas de Seguridad Sanitaria Global Nutrición y Salud Materno.

Objetivo del puesto

Prestar apoyo administrativo integral y oportuno en las áreas operativas de la organización (compras y recursos humanos) asegurando la correcta ejecución de procesos control documental atención a colaboradores y proveedores cumpliendo con las políticas internas de Jhpiego. Contribuir a la eficiencia operativa mediante la organización seguimiento y coordinación de actividades administrativas que faciliten la toma de decisiones y el logro de los objetivos estratégicos de la empresa. Se contratará una posición para cada área.

Compras

• Solicitud y seguimiento de cotizaciones.
• Elaboración y control de órdenes de compra.
• Comunicación con proveedores y apoyo en la evaluación administrativa de los mismos.
• Control de facturas requisiciones y documentación relacionada con adquisiciones.
• Registro y seguimiento de pedidos hasta su recepción.
• Toma de inventario activo fijo elaboración y actualización de tarjetas de responsabilidad.

Recursos Humanos

• Control y actualización de expedientes del personal.
• Apoyo en procesos de reclutamiento y selección (agenda de entrevistas seguimiento documental).
• Coordinación de altas bajas y movimientos de personal.
• Apoyo en capacitación inducción y eventos internos.
• Control de incidencias formatos y documentación relacionada con nómina de acuerdo con los lineamientos establecidos.
• Mantener los archivos personales y sistemas de archivo electrónicos y físicos; de acuerdo con la normativa de Jhpiego y lo requerido por el Ministerio de Trabajo.
• Asistir en la organización y administración de eventos relacionados con el personal.

Para ambas posiciones

Ejecutar tareas administrativas generales tales como:

• Elaboración de reportes bases de datos y control de archivos físicos y digitales.
• Atención y canalización de solicitudes internas.
• Gestión de agendas correos y comunicación interdepartamental.
• Cumplimiento de políticas procedimientos y estándares de confidencialidad de la información.
• Mantener una comunicación eficaz y respetuosa con todos los miembros del equipo fomentando un entorno cordial y colaborativo.
• Informar de cualquier imprevisto o situación de riesgo dentro del proyecto o que pudiera afectarlo.
• Otras atribuciones que le sean asignadas por el Gerente u Oficial asignado.

• Estudios universitarios en administración psicología industrial o carreras afines
• Para el asistente administrativo de compras se privilegiará la experiencia previa en Organizaciones no gubernamentales o proyectos de desarrollo.
• 1-2 años de experiencia laboral relevante como asistente en compras o recursos humanos
• Habilidades informáticas incluyendo experiencia práctica demostrada con MS Word MS Power Point y MS Excel.
• Capacidad para trabajar independientemente en las tareas asignadas así como para aceptar la dirección en determinadas tareas.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades y completar tareas con supervisión limitada.
• Disponibilidad para trabajar en oficina Guatemala y disponibilidad para viajar hacia las oficinas de campo cuando sea requerido.
• Conocimiento de inglés nivel intermedio (deseable)

Jhpiego ofrece salarios competitivos y un paquete integral de beneficios para nuestros empleados.

Por favor aplicar en: Se reciben únicamente aplicaciones por esta vía. Los solicitantes deben enviar un solo documento en formato PDF que incluya: carta de presentación currículum vitae y referencias. Para obtener más información sobre Jhpiego visite nuestro sitio web en

Nota: El candidato seleccionado para este puesto estará sujeto a una investigación de antecedentes previa al empleo. Jhpiego es un empleador de acción afirmativa / igualdad de oportunidades

Jhpiego un afiliado de la Universidad Johns Hopkins es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y no discrimina por motivos de género estado civil embarazo raza color etnia origen nacional edad discapacidad religión orientación sexual identidad o expresión de género estado de veterano otras características legalmente protegidas o cualquier otro criterio ocupacionalmente irrelevante. Jhpiego promueve la acción afirmativa para minorías mujeres personas discapacitadas y veteranos.

EEO es la ley

ADVERTENCIA SOBRE ESTAFAS Y FRAUDES EN RECLUTAMIENTO:

Jhpiego ha tenido conocimiento de estafas relacionadas con falsas ofertas de empleo. Por favor tenga en cuenta que:

• Los reclutadores nunca pedirán honorarios durante ninguna etapa del proceso de contratación.
• Todos los puestos de trabajo activos se anuncian directamente en nuestra página de empleo.
• Los correos electrónicos oficiales de Jhpiego procederán siempre de una dirección de correo electrónico @.
• Notifique cualquier comunicación sospechosa a

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