Asistente Administrativa

Objetivo del puesto

Brindar apoyo administrativo y secretarial a la Unidad Administrativo-Financiera del CES asegurando la atención oportuna a usuarios la adecuada gestión documental y el soporte operativo necesario para el funcionamiento del área.

Funciones principales y actividades del puesto:

A. Atención y soporte administrativo al público interno y externo. Brindar atención presencial y telefónica orientación e información básica a usuarios internos y externos asegurando una adecuada imagen y funcionamiento de la Unidad.

Actividades:

1. Atención a usuarios internos y externos
2. Atención telefónica
3. Orientación básica
4. Mantener en orden la recepción
5. Atención general en oficina

B. Gestión documental y correspondencia. Gestionar la recepción organización distribución y archivo físico y digital de la documentación administrativa del CES.

Actividades:

1. Recepción y distribución de correspondencia
2. Archivo físico y digital
3. Redacción de memorandos y documentos sencillos
4. Fotocopias impresiones encuadernado
5. Actualización de SharePoint
6. Entrega de listas de cotejo en DAP

C. Apoyo logístico y operativo institucional. Brindar apoyo logístico y operativo a la Dirección y unidades administrativas del CES para el desarrollo de reuniones trámites y actividades institucionales.

Actividades:

1. Organización logística de reuniones
2. Reservación de salones
3. Proveeduría de materiales
4. Apoyo a GTH Administración y Finanzas del CES
5. Envío de trámites a departamentos UVG
6. Apoyo a diferentes unidades según demanda

D. Apoyo administrativo-financiero básico. Brindar apoyo en tareas administrativas y financieras básicas bajo supervisión contribuyendo al seguimiento de procesos internos del CES.

Actividades:

1. Trámite de solvencias
2. Apoyo en procesos administrativos-financieros
3. Cubrir funciones operativas básicas del Contador cuando sea requerido (de forma delimitada y bajo supervisión)

Qualifications :

Formación: Nivel medio completo. Deseable secretaria bilingüe o perito contador.

Experiencia: Deseable experiencia mínima de 1 año en labores secretariales o administrativas.

Idioma: Español

Conocimientos específicos: Manejo básico de MS Office (Word Excel Outlook) archivo documental y redacción administrativa básica.

Habilidades especiales: Buena comunicación y adecuadas relaciones interpersonales acuciosidad buena ortografía y redacción de documentos sencillos. Organización atención al detalle y confidencialidad.

Información adicional :

Ubicación: Vista Hermosa III zona 15 Guatemala.

Horario laboral: De lunes a viernes de 8:00 a 17:00 horas. Horario extendido a horas y días inhábiles de acuerdo con las necesidades del CES.

Interesados en la posición y que cumplan con los requisitos subir  hoja de vida  y  enviar pretensión salarial

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time