Asistente de Recepción

Asiste a las distintas áreas de Recepción en sus labores (Retail Operador Valet Compa Compa Mercado Auditoría nocturna Kids Club Niñera). Respondiendo y atendiendo a todas las solicitudes de manera rápida amable y apegada a las políticas de Auberge Collection. Dando seguimiento a todas las solicitudes sean internas o externas para cumplir con las expectativas de los huéspedes y miembros del equipo. Siendo un enlace en el departamento para apoyar todas las áreas del mismo.

Garantiza que la experiencia de los huéspedes cumpla o supere todos los estándares de calidad y servicio de Hacienda Altagracia dando soporte al área de operador / Mercado / Kids Club - Niñera / Valet / Auditoría Nocturna / Compa Mercado / Mercado. Esto incluye pero no se limita a; 

• Responde a todas las llamadas entrantes en menos de tres timbres con un comportamiento profesional  y amable siguiendo la calidad de las llamadas de Auberge Collection y de Hacienda AltaGracia.
• Realiza las llamadas para despertar a los huéspedes con su debido estándar y excelencia. 
• Revisa correo de la auditoría nocturna y le da seguimiento esto en caso de que sea un tema relacionado al operador o de necesidad inmediata.
• Escribe los mensajes de llegadas y salidas para posteriormente enviarlos a los grupos específicos en el momento que sea necesario. 
• Está atento al radio del operador en caso que algún compañero necesite información así mismo pedirles a los compañeros que nos ayuden con las solicitudes de los huéspedes (pick ups temperatura de la piscina etc).
• Crea una hoja de cálculo nueva para solicitudes de cada día y coloca la fecha correspondiente (IRD pick ups etc).
• Realiza revisión general de AKIA para validar la información del turno anterior y da seguimiento ante cualquier reporte registrado informa de inmediato al supervisor o Compas ante algún seguimiento pendiente.
• Responde AKIA dentro de los primeros 4 minutos da seguimiento e informa el pendiente a los Compas si es necesario.
• Imprime Daily Rally y Memo los cuales deben ponerse en el escritorio antes de las 8:00 am. 
• Está atento a todos los correos que ingresan y les da seguimiento. Informa su contenido en caso de que sea necesario. 
• Revisa correo del turno anterior reservaciones de Relaxury Private Flights Aventura The Well (River Bath) ATV Sapoa Culinary Workshops Tours Externos para ingresar información al memo. 
• Escribe los nombres de los Compas en la parte de CONCIERGE en las respectivas reservas de Opera. 
• Escribe los números de las casitas en los respectivos chats de AKIA.  
• Audita la pizarra de operadores la cual debe estar 100% actualizada.
• Termina verifica y modifica el memo del día siguiente cuantas veces sea necesario al día para mantener siempre la información actualizada. 
• Confirma con Housekeeping durante el turno PM las casitas disponibles para inspección para el día siguiente y agrega estas en el memo.
• Envía todos los perfiles del día siguiente al grupo de Whatsapp durante el turno p.m. 
• Está pendiente del proceso de entradas y salidas por medio de los diferentes grupos de Whatsapp de ALG con las compañías de vuelos para darle el respectivo seguimiento a los mensajes por WhatsApp.
• Está pendiente de los transportes aéreos y terrestres. En caso de alguna irregularidad procede y notifica al departamento indicado y de ser necesario da seguimiento con los líderes del departamento.
• Responde con la mayor prontitud los correos que queden pendientes.
• Está siempre atento a las llamadas que ingresen por la central y brinda un servicio de excelente calidad transfiere las llamadas a los departamentos correctos no sin antes solicitar la información necesaria (preguntar al huésped si le permite poner en espera la llamada).
• Revisa los requerimientos especiales en OPERA (amenidades actividades transportes etc) de los huéspedes del día actual y de 2 días a futuro con el fin de cerciorarse que esté programado y confirmado por los responsables de la logística.   
• Llena reporte de operador asegurándose que esté actualizado.
• Realiza y envía mensajes de invitaciones de actividades del día o del siguiente día por medio de AKIA. 
• Hace el Daily Rally y lo envía en el turno de la noche al grupo de Recepción.
• Envía memo del día siguiente a las 3:30 p.m y a las 7:30 p.m. 
• Envía el Memo actualizado y revisado tanto a los grupos de Whatsapp como por correo junto al reporte de operador y el programa actual al finalizar el turno p.m.
• Toma órdenes de IRD y las comanda de manera correcta y detallada por Micros.
• Actúa como embajador del hotel proporcionando a los huéspedes cualquier reserva información servicios atracciones de la zona spa y reservas gastronómicas según sea necesario.
• Se asegura de que todas las irregularidades y todas las discrepancias se registren en el sistema en el formato GLITCH que sirve para reportar incidentes o situaciones de riesgo. 
• Organiza y mantiene en orden el mostrador de Mercado asegurándose de que todos los artículos y suministros estén fácilmente disponibles y accesibles para agilizar los procedimientos de salida del departamento.
• Realiza inventarios de productos para mantener siempre el stock establecido por gerencia. 
• Entrega cierre de turno con sus respectivos reportes y vouchers para su revisión. 
• Mantiene siempre y en todo momento el área de trabajo en impecables condiciones ya que al ser un área de mucho tránsito de huéspedes requiere estar siempre en perfecto estado.
• Coordina con anticipación las actividades del calendario de kids club.
• Realiza el servicio de niñera cuando es requerido.
• Mantiene al día el calendario de servicios de niñera y de kids club.
• Toma las capacitaciones correspondientes de primeros auxilios y aplica los conocimientos en caso de emergencia con los niños.
• Realiza transporte de huéspedes internos y externos cuando es requerido.
• Asiste con la limpieza de los cruisers y land cruisers. 
• Asiste con equipaje.
• Asiste con los vehículos de los huéspedes. 
• Realiza auditoría de las cuentas facturas cierres de datáfono y de cajero. 
• Reporta discrepancias. 
• Realiza el ALG daily report.
• Organiza las facturas en el rack y para contabilidad.
• Revisa audita y limpia el rack (tarjetas de registro Smart Waivers Respaldos de reservas.)
• Revisa que los perfiles de Opera estén completos.
• Envía por correo electrónico los distintos reportes de auditoría a los departamentos correspondientes.
• Está pendiente de Akia teléfono correos.
• Revisa que los cruisers estén cargando para ser utilizados a partir del turno a.m.
• Asiste con el memo enviándolo a los chats correspondientes e imprime los necesarios para el turno a.m.
• Revisa las facturas de los huéspedes y se asegura que los folios estén correctos con los descuentos y precios mencionados en las notas.
• Revisa los perfiles de Opera asegurándose que estén completos. 
• Realiza los cobros de cada casita en el momento de su salida o cuando el huésped lo solicite.
• Realiza los posteos de pagos y devoluciones recibidos por los distintos medios.
• Realiza las correcciones anulaciones y reportes de posteos erróneos por otros departamentos.
• Da seguimiento a los correos open folios devoluciones cobros pagos que estén pendientes.
• Está pendiente de pedir y preparar el inventario de Palo Santo departure gift.
• Realiza la ceremonia del pataste.
• Prepara los Sea Heart cuando es requerido.
• Asiste al compa con los mensajes de Akia correos electrónicos llamadas realizar welcome notes tarjetas de registro rooming decoraciones entre otros. 
• Asiste con información de experiencias para los huéspedes: verifica disponibilidad de experiencias reporta y da seguimiento con los Compas de cada casita.

Qualifications :

Requisitos indispensables:

• Un mínimo de 1 año como Agente de Servicio al Cliente o Agente Telefónico.
• Excelentes habilidades y conocimientos de servicio etiqueta y protocolo.
• Conocimientos sólidos de informática.
• Graduado de escuela secundaria o equivalente.
• Capacidad de comunicación verbal y escrita en inglés.
• Capacidad de organización. 
• Capacidad para trabajar en equipo.

Información adicional :

Auberge Collection es una cartera de extraordinarios hoteles resorts residencias y clubes privados. Aunque cada propiedad es única todas comparten un enfoque artesanal del lujo y dan vida al alma del lugar a través de un diseño cautivador una cocina y unos spas excepcionales y un servicio amable pero discreto. Con hoteles y resorts en tres continentes Auberge invita a sus huéspedes a crear historias inolvidables en algunos de los destinos más deseados del mundo. Visite para obtener más información sobre nuestra colección. Síganos en Instagram TikTok Linkedin Facebook y Pinterest: @AubergeResorts y #AlwaysAuberge.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time