Team Assistenz & Office Manager (mwd)

Für unser wachsendes Team in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte flexible Team Assistenz & Office Manager (m/w/d).

Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen - Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung
  von Reparaturen und Wartungsarbeiten Koordination von Entsorgungen sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
• Beschaffung von Büromaterial sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee Milch Reinigungsmittel etc
• Erster Ansprechpartner für den Vermieter Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
• Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
• Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
• Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen
  mit Schwerpunkt: Clinical Development Medical Affairs
• Unterstützung bei der Reiseorganisation
• Erfassung von Bestellanforderung in Business Central
• Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge
• Verwaltung der Leasingwagen
• Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
• Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
• Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse
• Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
• Ein hohes Maß an Flexibilität
• Eine Arbeitsweise die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
• Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
• Organisationsvermögen Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten
• Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten

• Kurze Kommunikationswege offene Türen und hilfsbereite engagierte Kollegen
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (2 Tage / Woche)
• 30 Tage Urlaub und weitere Benefits wie betriebl. AV
• Moderne Büroräume mit Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand mit guter Anbindung direkt an der A44

PAION Pharma GmbH headquartered in Aachen Germany is a specialty pharmaceutical company in the field of anaesthesia and critical care specialising in innovative active pharmaceutical ingredients for use in outpatients and hospitals.

PAION Pharma GmbH is part of the Humanwelll Healthcare Group.