Assistant(e) administratif(ve) Direction générale

Job Description

Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et lun des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à lUniversité de Montréal le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque jour ce sont près de 7 000 personnes engagées spécialistes en soins infirmiers en réadaptation physique en santé psychosociale en recherche et en administration médecins dentistes pharmaciennes et pharmaciens stagiaires et bénévoles qui inspirées par une tradition dinnovation collaborent afin de transformer la vie de générations.

Travailler à la DG cest sinscrire dans la continuité

À la Direction générale du CHU Sainte-Justine certaines fonctions jouent un rôle clé dans la cohérence la stabilité et lévolution des pratiques administratives. Elles assurent un cadre solide permettant à lorganisation de remplir pleinement sa mission aujourdhui comme demain.

Dans cette perspective nous souhaitons accueillir un(e) assistant(e) administratif(ve) qui saura sinscrire durablement au cœur des opérations de la DG et même au-delà dans toutes les Directions du CHU Sainte-Justine.

Viens apporter ton expertise administrative rigoureuse structurante et porteuse de continuité dans notre grande famille!

Là où ton expertise fait la différence

En étroite collaboration avec ladjoint à la PDG tu occuperas un rôle central au sein de la Direction générale. Par ta connaissance des processus ton sens de lorganisation et ton jugement tu seras à lécoute des besoins organisationnels et assureras la cohérence la pérennité et l efficacité durable des pratiques administratives.

Véritable point dancrage pour la Direction générale tu participeras à la structuration des façons de faire au maintien de standards élevés et à l amélioration continue des processus tout en soutenant les activités courantes avec rigueur et discernement.

Concrètement tu seras appelé à :

• Travailler en étroite collaboration avec léquipe administrative de la Direction générale et les autres Directions de lhôpital sur des dossiers communs et des processus transversaux;
• Agir comme personne-ressource et offrir un soutien pédagogique ponctuel à léquipe administrative de la DG et les autres Directions;
• Structurer et coordonner les rencontres comités et instances de gouvernance et en assurer le soutien et le suivi administratif;
• Assurer une gestion rigoureuse et proactive des courriels de la messagerie et des suivis en veillant à la cohérence de linformation et au respect des priorités;
• Contribuer de façon soutenue à la reddition ministérielle de comptes ainsi quau suivi de certains programmes;
• Assurer le suivi administratif des contrats et des factures de la Direction générale en collaboration avec les approvisionnements et les comptes payables;
• Rédiger réviser et standardiser des correspondances et documents de nature complexe à très complexe (lettres mémos documents officiels);
• Produire et mettre en forme des documents variés : rapports tableaux présentations formulaires etc.;
• Traiter et coordonner les demandes de nature informatique et matérielle pour la Direction générale;
• Contribuer à lorganisation dévénements institutionnels (visites ministérielles délégations internationales rencontres stratégiques) en collaboration avec les directions partenaires;

Par ton apport constant et structurant tu contribueras indirectement à une mission qui dépasse ladministration : offrir le meilleur aux enfants et aux familles que nous accompagnons chaque jour.

Nos exigences

• Être actuellement un employé de Santé Québec (obligatoire);
• Détenir un baccalauréat en administration ou dans un domaine pertinent (obligatoire);
• Posséder au moins 3 à 5 ans dexpérience dans une fonction similaire de direction générale;
• Maîtriser parfaitement le français tant à loral quà lécrit;
• Démontrer une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration numérique;
• Réussir nos tests Word Excel et français;
• Posséder une excellente connaissance des règles de rédaction de lettres structuration de textes ordres du jour et procès-verbaux;
• Être en mesure dévoluer dans un milieu complexe et dynamique;
• Détenir une expérience de coordination/soutien administratif au sein dun Conseil dadministration sera considérée comme un atout.

Tes atouts

• Sens de lorganisation et capacité de coordination hors pair;
• Autonomie jugement et proactivité;
• Discrétion irréprochable et fiabilité exemplaire;
• Rigueur rapidité dexécution et gestion efficace des priorités;
• Capacité à travailler sous pression et à tadapter aux changements;
• Esprit de collaboration et aisance relationnelle.

Les conditions demploi que nous toffrons

• Un poste permanent - catégorie syndicable non syndiqué (SNS) ;
• Un horaire de jour à temps complet ;
• La possibilité de télétravailler jusquà 2 jours par semaine;
• Un salaire horaire de 2802 $ à 5176 $ déterminé selon ta scolarité et tes expériences de travail pertinentes à temps complet.

Nous toffrons également des conditions pour te développer professionnellement et pour que tu aies du temps pour toi et tes proches :

• 20 jours de vacances 13 jours fériés et 96 jours de maladie payés par année et de multiples congés sociaux pour grands projets de vie;
• Des avantages collectifs de choix pour soi et sa famille;
• Un régime de retraite à prestations déterminées ( RREGOP ) qui est lun des meilleurs au Québec;
• Un programme daccompagnement en début poste et de développement professionnel;
• Un Carrefour mieux-être offrant une multitude de ressources et outils pour prendre soin de soi;
• Des établissements facilement accessibles : stations de métro REM lignes dautobus et grands axes routiers à proximité sans oublier nos abris à vélos sécurisés et nos stationnements réservés pour le covoiturage.

Remarques

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but dalléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe daccès à légalité en emploi et invite les femmes les membres des minorités visibles et des minorités ethniques les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.