, Publications Coordinator, Publications

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Identification de lemploi

Titre de lemploi : Publications

Groupe : Curatorial

Division : Publications

Supérieur immédiat : Directeur Associé Publications

Statut demploi : Contractuel 3 ans temps plein (35 heures/semaine)

Durée de laffichage : 6 au 26 janvier 2026

Entrée en poste : Mars 2026

Mandat

Afin délargir laccès à nos activités y compris les expositions les programmes publics la recherche et la collection le CCA gère un programme de publication à multiples facettes. Notre division Publications est responsable de la planification et de la production de ce programme en lalignant sur la vision et la stratégie de contenus du CCA. Ces publications servent de plateformes pour articuler et développer des idées sur lenvironnement bâti en encourageant de nouvelles lignes denquête à partir de perspectives diverses tout en favorisant le dialogue à travers des formats imprimés électroniques et en ligne.

Sommaire de lemploi

La personne titulaire de ce poste est chargée de coordonner les projets et les activités administratives de la division Publications. Elle assure la gestion des projets et fournit un soutien administratif selon les besoins y compris la programmation et les délais de livraison pour lensemble de léquipe.

Principales responsabilités de lemploi

Base (50 %) 

• Faciliter la communication entre les différents départements ou équipes en veillant à ce que chacun soit informé des mises à jour du projet des échéances et dautres informations importantes.
• Coordonner les réunions et les autres activités de collaboration afin de sassurer que toutes les parties prenantes soient impliquées et informées.
• Suivre lavancement du projet les délais et identifier les problèmes ou retards potentiels en les communiquant aux parties prenantes. Identifier les possibilités damélioration des processus et recommander des changements pour accroître lefficacité et lefficience.
• Veiller à ce que toutes les ressources nécessaires soient disponibles pour soutenir les activités du projet y compris le personnel léquipement et le matériel.
• Maintenir la documentation du projet y compris les plans du projet les rapports détat et les procès-verbaux des réunions.
• Fournir un soutien administratif selon les besoins y compris le suivi des budgets la rédaction de contrats la programmation des rendez-vous la préparation des déplacements la production de rapports et la gestion de la correspondance.
• Veiller au respect des politiques des règlements et des normes en vigueur.

Spécifique (50 %) 

• Travailler en collaboration avec le directeur associé publications pour innover dans les procédures de travail et organiser les opérations et procédures notamment en les documentant et en élaborant des guides pratiques et de bonnes pratiques.
• Jouer un rôle de soutien dans laccueil des nouveaux membres du personnel de la division ; gérer lorganisation interne telle que ladministration des cartes daccès des clés de lespace de bureau etc.
• Tenir à jour une liste de traducteurs de réviseurs et de rédacteurs pigistes et sassurer des services de ces fournisseurs en fonction des besoins de léquipe.
• Travailler en liaison avec les membres de léquipe et les autres divisions pour coordonner et produire des listes denvoi des publications.

ENGLISH VERSION

Job identification

Job title : Coordinator Publications

Group : Curatorial

Division : Publications

Supervisor: Associate Director Publications

Status: Contract 3 years full-time (35 hours/week)

Posting period: 6 to 26 January 2026

Job entry: March 2026

Mandate 

The CCA develops a multifaceted publishing program with the aim to give visibility and facilitate access to the various areas of activity of the institution including its exhibitions public programs research and collection. The Publications division plans and produces this program as part of the institutions broader content strategy and vision. CCA publications are an institutional tool for the articulation of new arguments on the built environment promoting new lines of enquiry from different perspectives and fostering discussion through print electronic and online formats.

Job summary 

The incumbent is responsible for the coordination of projects and administrative activities of the Publications division. The Coordinator contributes to the management of publication projects and supports divisional activities by providing administrative support as needed including assistance in the elaboration and tracking of production schedules.

Key responsibilities 

Basic (50%)

• Facilitates communication between different teams and departments ensuring the distribution of planning calendars project updates and other relevant information.
• Coordinates meetings and other activities of the Publications division; compiles documents and distributes them to attendees.
• Tracks the development of project calendars identifies potential delays or obstacles and suggests improvements to existing procedures and tools to optimize the work of the division.
• Ensures the availability of resources needed for the development of projects in the division including staff equipment and materials.
• Contributes to keeping project documentation up to date including production schedules reports and minutes of meetings.
• Provides administrative support as required including monitoring budgets drafting contracts scheduling appointments preparing travel needs in the division producing reports and managing correspondence.
• Ensures compliance with existing institutional policies and standards.

Specific (50%)

• Collaborates with the Associate Director Publications to improve work procedures and project workflows in particular by documenting them and drawing up best-practice guides.
• Supports staff onboarding in the division managing internal procedures such as administering access cards and allocating office space.
• Keeps a registry of freelance translators copy editors and proofreaders and requests their services in accordance with the needs of the division.
• Maintains the contact database and mailing lists for the division and coordinates the distribution list of CCA books with members of the other divisions.

Qualifications :

• Diplôme détudes collégiales ou universitaires en administration ou dans un domaine connexe lié au poste
• Poste de niveau débutant. Expérience antérieure un atout.
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.
• Solides compétences en matière dorganisation et de gestion du temps.
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe.
• Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de gestion de projets.
• Une expérience au sein dune organisation à but non lucratif est un atout.
• Capacité de travailler en français et en anglais.

ENGLISH version

• College or university degree in administration or similar training relevant to the position
• Entry-level position. Relevant work experience would be an asset
• Excellent interpersonal and communication skills
• Solid organizational and time-management skills
• Ability to work independently and in a collaborative environment
• Good knowledge of MS Office and project management tools
• Experience in a not-for-profit organization would be an asset
• Ability to work in French and in English

Informations complémentaires :

Vous profiterez des avantages suivants

• La conciliation travail-vie personnelle avec possibilité de télétravail partiel
• Horaire 35h/semaine et politiques dheures flexibles
• 4 semaines de vacances dès la première année
• Quantité généreuse de jours de congé de maladie de congés personnels et de jours de congés du CCA
• Assurances collectives programme daide aux employé.es et régime de retraite disponibles
• Accès aux expositions du CCA et rabais sur ses publications et à la librairie

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation) au plus tard le 26 janvier 2026 à lattention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien dArchitecture. Seuls les candidats retenus seront contactés..

Le CCA a une politique déquité en matière demploi et encourage la diversité. Le CCA invite toute personne possédant les compétences mentionnées dans laffichage de poste à soumettre leur candidature.

Pour connaître toutes les opportunités demploi au CCA visitez notre site web: 

You will enjoy the following benefits:

• Work-life balance with the possibility of partial telework
• 35 hours/week schedule and flexible hours policy
• 4 weeks of vacation after the first year
• Generous amount of sick days personal days and CCA days
• Group insurance employee assistance program and pension plan available
• Access to CCA exhibitions and discounts on CCA publications and at the bookstore

Please submit your application (resume and cover letter) to the attention of the People and Culture division of the Canadian Centre for Architecture 1920 rue Baile Montreal (Quebec) H3H 2S6. The application deadline is January 26 2026. Only successful applicants will be contacted.

The CCA has an employment equity policy and encourages diversity. The CCA invites applications from anyone with the qualifications listed in the job posting.

 To find out about all the employment opportunities at the CCA visit our website:

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time