Coordonnateur I Coordonnatrice administrative et réception

Depuis plus de 50 ans notre équipe de construction donne vie à dinnombrables projets se distinguant par la grande qualité de son travail le respect des normes les plus élevées de lindustrie et la volonté dobtenir des certifications environnementales. Ingénieurs architectes et autres spécialistes du bâtiment travaillent avec cœur et enthousiasme pour respecter les délais dépasser les attentes des clients et améliorer le bien-être des communautés.

Bureaux hôpitaux et centres de recherche établissements denseignement immeubles résidentiels hôtels centres commerciaux usines centres sportifs et culturels notre équipe excelle dans la réalisation de ces lieux en utilisant des outils à la fine pointe de la technologie tout en plaçant lhumain au cœur de ses préoccupations grâce à une approche collaborative et innovante.

Venez construire lavenir avec nous !

La/le responsable de laccueil sera le premier visage de lentreprise garantissant une belle expérience client tout en coordonnant linformation entre les divers départements.

Également sera responsable de préparer lensemble des documents requis des dossiers des futurs projets en veillant à leur exactitude et à leur conformité aux exigences et aux délais. Elle/il elle sera impliqué dans toutes les étapes du processus du montage du dossier à la remise officielle des dossiers au client.

Responsable Réception

1. Responsable de laccueil physique.

2. Être lambassadeur de la culture dentreprise dès le premier contact.

3. Gérer efficacement les livraisons et expéditions de colis via les messagers (Express Post Purolator).

4. Assurer la coordination des réservations des salles de conférence préparer le matériel et commander les repas nécessaires lorsque requis et parfois planifier des rencontres.

5. Gérer efficacement des boîtes Outlook du bureau incluant le traitement des courriels.

Coordonnatrice administrative

6. Piloter la gestion administrative des dossiers douverture des appels doffres (la collecte des documents/informations) en assurant rigueur et respect des délais.

7. Assurer tout au long de lappel doffres le téléchargement et lenregistrement des documents et de leurs addendas et en informer les équipes concernées.

8. Mettre à jour les tableaux de suivi sur lavancement des divers dossiers et les publier hebdomadairement aux membres de léquipe.

9. Collaborer étroitement avec les équipes pour coordonner la gestion des nouveaux dossiers en développement.

10. Faire le montage complet des documents requis pour les équipes et compléter avec précision les formulaires demandés en sassurant de leur exactitude et de leur conformité aux exigences.

Services administratifs

11. Effectuer la consolidation mensuelle et assurer le suivi administratif de certains comptes fournisseurs.

12. Émettre les bons de commande dans le système comptable conformément aux procédures établies.

13. Traiter les demandes de crédits auprès de certains fournisseurs au besoin et en assurer le suivi.

14. Gérer les achats de fournitures de bureau et de produits de cuisine (café thé lait sucre) tout en maintenant un inventaire à jour.

15. Effectuer toutes autres tâches connexes en vue dassurer le bon fonctionnement du bureau.

Profil

Profil recherché :

Courtoisie et professionnalisme

Avoir du leadership et sens du service

Rigoureuse et organisée

Souci du détail

Capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique

Lieu du poste : Succursale de Montréal

Exigences :

• Maitrise de la suite MS Office (Outlook Word Excel PowerPoint)
  
• Bilinguisme (anglais et français) un atout
  
• Détenir un minimum de 5 ans dexpérience dans des fonctions similaires
  
• Détenir une bonne capacité à travailler et à communiquer en équipe
  

Informations contractuelles

• 4 semaines de vacances annuelles;
  
• Programme complet dassurances collectives dès lentrée en poste (volets santé et dentaire payés par lemployeur);
  
• REER collectif avec cotisation de lemployeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
  
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
  
• Programmes de formation et de perfectionnement;
  
• Programme de vêtements corporatifs dès lembauche;
  
• Programme daide aux employés;
  
• Salle dentraînement;
  
• Club social et comité santé mieux-être actifs;
  
• Environnement diversifié innovant et stimulant;
  
• Entreprise bâtie sur des valeurs de respect dintégrité et de travail bien fait;
  
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.