Bilingual Executive Assistant | Assistente Executiva Bilingue

Job Description:

English Version

Responsibilities:

• Carry out all procedures required for executive and client travel including purchasing and booking flights accommodation meals and car rentals through contact with service providers and travel agencies as well as arranging travel advances when necessary.
• Prepare travel expense reports by reconciling expense receipts with the credit card statement listing all expenses in the appropriate form and forwarding the information to the Finance department to finalize payments and required accounting.
• Manage and dispatch daily correspondence for each executive sorting by type collecting their daily schedule delivering it to them and coordinating any follow-up actions with the responsible party.
• Coordinate the maintenance organization and updating of leadership files and folders instructing the person responsible for these tasks to ensure easy access consultation retrieval or replacement of outdated documents with updated ones.
• Prepare reimbursement processes for expenses paid by Helibras that are the responsibility of Airbus Helicopters collecting all expense receipts completing the required documentation requesting approval from Airbus Helicopters and forwarding everything to the Finance department to issue the invoice.
• Draft correspondence reports and other requested documents for the executives such as letters and emails in Portuguese French and/or English.
• Generate reports under leadership guidance on company performance by gathering data from relevant departments preparing the report and providing it to senior management when requested.
• Serve as a point of contact between executives employees clients and other external partners managing the flow of information accurately and in a timely manner as well as supporting the organization of executive schedules.
• Monitor executive calendars keeping them updated reminding them of scheduled commitments arranging meetings and coordinating all necessary resources to support or facilitate these engagements.
• Act as office manager by monitoring office supply inventory organizing and maintaining a filing system and identifying and reporting to management any opportunities for improvement or innovation in the department. Participate in technological research activities and the development of technological innovation related to the area of responsibility.

Requirements:

• Complete technical education in Secretariat or Executive Secretariat.
• A bachelors degree in Business Administration or related fields will be considered a plus.
• Solid experience in the role.
• Fluency in Portuguese (verbal written and reading).
• Advanced English (will be assessed during the interview).
• Spanish and/or French will be considered a plus.
• Ability to handle sensitive and strategic information with confidentiality.
• Ability to manage multiple tasks simultaneously prioritize demands and meet strict deadlines.
• Skill in interacting with executives clients and external partners from different cultures while maintaining a professional demeanor.
• Aptitude for anticipating executives needs solving problems before they arise and acting independently.
• Ease in dealing with rapid changes in schedules priorities and corporate demands.

Benefits:

• Medical and dental assistance
• Food voucher
• Meal voucher
• Transportation voucher
• Differentiated life insurance
• PPR
• Airbus share purchase program
• Partnerships with pharmacies schools universities gyms among others

Place of work: São Paulo / SP (Campo de Marte)

Hours: Monday to Friday from 8 a.m. to 6:10 p.m.

What youll find here:

• A company with the Top Employers seal (recognizing excellence in people management policies and practices).
• Dynamic collaborative and innovative work environment.
• Challenging projects that broaden your horizons and knowledge.
• Opportunity for growth and development being the protagonist of your career.
• Possibility of mobility within the Airbus Group.

Versão em Português
Responsabilidades:

• Conduzir os procedimentos necessários à realização de viagens dos executivos e clientes envolvendo a compra e reserva de passagens hospedagem alimentação aluguel de carros através de contatos com prestadores de serviços agências de viagens e turismo com providências de obtenção de adiantamentos.
• Preparar as prestações de contas de viagens conciliando os recibos de despesas com a fatura enviada pelo cartão relacionando as despesas em formulário próprio repassando à área financeira para fechar a prestação das contas com os pagamentos e contabilizações devidas.
• Controlar e despachar as correspondências diárias de cada um separando por natureza recolhendo a listagem de compromissos de cada um no dia passando às suas mãos e despachando com o responsável.
• Coordenar a manutenção organização e atualização dos arquivos da liderança nas pastas e arquivo instruindo o responsável pelas tarefas de modo a permitir a localização e consulta retirada ou substituição dos antigos por novos.
• Elaborar os processos de repasses de despesas pagas pela Helibras e de responsabilidade da Airbus Helicopters coletando todos os comprovantes de despesas preenchendo a documentação devida solicitando a aceitação da Airbus Helicopters e repassando para área Financeira emitir a fatura.
• Emitir as correspondências dos titulares seus reportes e outros documentos solicitados por eles como cartas e-mails e outros documentos em português francês e/ou inglês.
• Emitir relatórios sob orientação da liderança sobre o desempenho da empresa por meio da coleta de dados nas respectivas áreas elaborando o relatório e repassando à alta administração quando solicitados.
• Atuar como ponto de contato entre executivos funcionários clientes e outros parceiros externos gerenciando o fluxo de informações de maneira precisa e em tempo hábil bem como apoiar na organização das agendas dos executivos.
• Acompanhar a agenda dos executivos mantendo-a atualizada lembrando-o dos compromissos assumidos agendando reuniões e providenciando os meios para auxiliar ou subsidiar sua realização.
• Atuar como gerente de escritório acompanhando o estoque de suprimentos de escritório bem como organizar e manter um sistema de arquivamento. Identificar e sinalizar ao seu gestor oportunidades de melhoria ou inovação em seu setor/ atuar em atividades de pesquisa tecnológica e desenvolvimento de inovação tecnológica relacionadas à sua área de atuação.

Requisitos:

• Ensino técnico completo em Secretariado ou Secretariado Executivo.
• Superior em Administração ou áreas correlatas será um diferencial.
• Sólida experiência na função.
• Fluência em Português (verbal escrita e leitura).
• Inglês avançado (será avaliado na entrevista).
• Espanhol e/ou Francês será um diferencial.
• Capacidade de lidar com informações sensíveis e estratégicas de maneira sigilosa.
• Capacidade de lidar com múltiplas tarefas simultaneamente priorizar demandas e cumprir prazos rigorosos.
• Habilidade para interagir com executivos clientes e parceiros externos de diferentes culturas mantendo postura profissional.
• Aptidão para antecipar necessidades dos executivos resolver problemas antes que ocorram e agir com independência.
• Facilidade para lidar com mudanças rápidas de agenda prioridades e demandas corporativas.

Benefícios:

• Assistência médica e odontológica
• Vale alimentação
• Vale refeição
• Vale transporte
• Seguro de vida diferenciado
• PPR
• Programa de compra de ações da Airbus
• Parcerias com farmácias escolas universidades academia entre outros

Local de trabalho: São Paulo / SP (Campo de Marte)

Horário: Segunda a sexta das 8hr às 18:10hr

O que você encontrará por aqui:

• Empresa com selo Top Employers (reconhecimento da excelência de políticas e práticas em gestão de pessoas).
• Ambiente de trabalho dinâmico colaborativo e inovador.
• Projetos desafiadores que ampliam seus horizontes e conhecimentos.
• Oportunidade de crescimento e desenvolvimento sendo o protagonista da sua carreira.
• Possibilidade de mobilidade dentro do Grupo Airbus.

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity as the foundation for the Companys success reputation and sustainable growth.

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